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ACUERDO 15 DE 2015
(marzo 6)
Diario Oficial No. 49.457 de 18 de marzo de 2015
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN PARA LA JUSTICIA
Por el cual se crean los Comités Asesor de Contratación y de Apoyo a la Gestión Contractual y de Evaluación en la Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia y se reglamenta su funcionamiento.
(Acta 01 del 6 de marzo)
EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN PARA LA JUSTICIA (CIJ),
en ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas en el Decreto número 36 de 2014, artículo 7o numeral 13, y
CONSIDERANDO:
Que la Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia (CIJ), fue creada por el Decreto-ley 036 de 2014 como un establecimiento público, de carácter académico, del orden nacional, adscrito a la Fiscalía General de la Nación.
Que para el desarrollo de su actividad contractual, la Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia (CIJ), como establecimiento público, se regirá por el estatuto general de contratación de la administración pública, contenido en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto número 1510 de 2013 y las demás normas que las reglamenten, adicionen o complementen, y en lo no previsto en estas normas por las leyes civiles y comerciales.
Que el artículo 3o de la Ley 80 de 1993 establece que los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y en la ejecución de los mismos, se busca el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.
Que la Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia (CIJ), con el fin de cumplir con los fines estatales, contará con dos instancias para la realización y desarrollo de las actividades inherentes a los procesos de contratación que se adelanten para la adquisición de los bienes, obras y servicios que se requieren para el logro de los objetivos y metas institucionales. Instancias estas denominadas Comité Asesor de Contratación y Comité de Apoyo a la Gestión Contractual y de Evaluación.
Que en mérito de lo expuesto, el Consejo Directivo,
ACUERDA:
DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN.
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN. Crear el Comité Asesor de Contratación en la Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia (CIJ), como la instancia encargada de brindar a la Dirección General, como ordenadora del gasto y de los funcionarios en quienes se haya delegado la competencia, apoyo y asesoría en la revisión de estudios previos, pliegos de condiciones, evaluaciones y recomendación sobre la adjudicación o declaratoria de desiertos de los procesos de selección de menor y mayor cuantía que adelante la Unidad.
ARTÍCULO 2o. INTEGRACIÓN. El Comité Asesor de Contratación estará conformado por los siguientes servidores públicos vinculados a la Institución Universitaria, quienes tendrán voz y voto:
1. El Subdirector Administrativo y Financiero, quien lo presidirá.
2. El Jefe de la Oficina Jurídica.
3. El representante del área que requiera la contratación.
4. Un Delegado del Director General, en caso de que la dependencia que requiere la contratación, sea la Subdirección Administrativa y Financiera.
PARÁGRAFO 1o. A todas las sesiones del Comité será invitado el Jefe de la Oficina de Control Interno, en razón de las funciones propias de su cargo, con voz pero sin voto.
PARÁGRAFO 2o. La participación de los Subdirectores y Jefes de Oficina como integrantes del Comité, se enmarcará en el ejercicio de sus funciones y competencias y no será delegable.
ARTÍCULO 3o. INVITADOS. Cuando el Comité lo estime conveniente y para el cabal cumplimiento de sus funciones, podrá invitar a los funcionarios y/o contratistas cuya presencia considere necesaria, con el propósito de que emitan sus conceptos en relación con la contratación objeto de estudio por parte del comité y para cada caso en particular.
ARTÍCULO 4o. Corresponde a los Subdirectores o Jefes del área que requiera la contratación, verificar en los estudios previos de los procesos de selección de contratistas, que el objeto del contrato a celebrar cumpla con las líneas y metas del Plan de Desarrollo respectivo.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES. El Comité Asesor de Contratación tendrá como funciones principales las siguientes:
1. Aprobar los estudios y documentos previos elaborados por el Comité de Apoyo a la Gestión Contractual, necesarios para iniciar el proceso de contratación respectivo.
2. Aprobar los proyectos de Pliego de Condiciones y los pliegos de condiciones definitivos de los procesos de contratación que adelante la IES - CIJ.
3. Asesorar y participar en las reuniones que sean necesarias durante el desarrollo del proceso contractual.
4. Asesorar y participar en las audiencias a que haya lugar, según la modalidad de selección y características del proceso de contratación.
5. Asesorar al Comité de Apoyo a la Gestión contractual en las respuestas a observaciones y/o consultas que se presenten en las diferentes etapas del proceso.
6. Recomendar al ordenador del gasto, la adjudicación o declaratoria de desierta del proceso, y lista de precalificados en los concursos de méritos, según el caso, de acuerdo con los resultados obtenidos en la evaluación objetiva de las propuestas y manifestaciones de interés.
ARTÍCULO 6o. SESIONES. El Comité Asesor de Contratación se reunirá cada vez que el Subdirector Administrativo lo convoque, ya sea mediante comunicación escrita, o por vía electrónica dirigida a cada uno de sus miembros. La convocatoria deberá acompañarse del orden del día respectivo.
ARTÍCULO 7o. ASISTENCIA. La asistencia a las sesiones del Comité es de carácter obligatorio para todos sus miembros, no obstante, cuando por causa justificada, alguno de sus miembros no pueda asistir a una sesión, deberá dar aviso por escrito a la Secretaria Técnica del Comité, con una antelación no inferior a un (1) día hábil de la fecha fijada.
ARTÍCULO 8o. QUÓRUM. El Comité Asesor de Contratación podrá sesionar, deliberar, aprobar y emitir recomendaciones con la asistencia de por lo menos dos (2) de los miembros del Comité.
ARTÍCULO 9o. DECISIONES. Las recomendaciones y conceptos del Comité Asesor se adoptarán por mayoría de los miembros que asistan a la respectiva sesión, las cuales constarán en la correspondiente acta que se levante en cada sesión.
La Dependencia interesada en la contratación deberá enviar el proyecto de estudios previos, junto con la carpeta con todos los documentos requeridos, antecedentes y estudio sectorial, para la revisión del Comité a través de la Secretaría Técnica, con una anticipación no menor a dos (2) días hábiles a la fecha de la respectiva sesión, en la cual se revisen y aprueben tales documentos.
Si el Comité no aprueba los pliegos o estudios previos, dejará constancia de ello, en el acta, en la que se señalarán los motivos de tal decisión, y se harán las recomendaciones y observaciones del caso.
ARTÍCULO 10. SESIONES NO PRESENCIALES. Las sesiones del Comité Asesor de Contratación se llevarán a cabo, por regla general, de manera presencial. Sin embargo, se podrán celebrar sesiones no presenciales, siempre que los miembros puedan deliberar y decidir acerca de los temas sometidos a su consideración por cualquier medio, bien por comunicación simultánea o sucesiva inmediata.
ARTÍCULO 11. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité Asesor de Contratación estará a cargo de la Oficina Jurídica de la Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia (CIJ).
ARTÍCULO 12. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica tendrá las siguientes funciones:
1. Preparar el orden del día.
2. Citar a los miembros del Comité.
3. Elaborar las actas de cada una de las sesiones, las cuales deberán estar numeradas en forma consecutiva, señalando el día, mes, año y hora, estableciendo el orden del día, así como las decisiones adoptadas.
4. Archivar y custodiar las actas correspondientes a las sesiones, las cuales deberán ser suscritas por todos los miembros asistentes, actas que deberán ser aprobadas en la siguiente sesión.
5. En cada sesión del Comité Asesor, el Secretario Técnico dará lectura al acta anterior, para que sea aprobada y suscrita por quienes intervinieron en ella.
6. Proyectar y suscribir las comunicaciones relacionadas con los asuntos sometidos a consideración del Comité, y comunicar por escrito, las decisiones que hubieren sido adoptadas.
7. Citar a servidores públicos y/o contratistas de las diferentes dependencias y áreas, cuando a juicio del Comité se requiera su presencia para ampliar y complementar un tema sometido a su consideración.
8. Verificar los soportes de los asuntos a tratar.
9. En general, todas aquellas actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del Comité Asesor de Contratación.
DEL COMITÉ DE APOYO A LA GESTIÓN CONTRACTUAL Y DE EVALUACIÓN.
ARTÍCULO 13. CREACIÓN DEL COMITÉ DE APOYO A LA GESTIÓN CONTRACTUAL Y DE EVALUACIÓN. Crear el Comité de Apoyo a la Gestión Contractual y de Evaluación en la Institución Universitaria Conocimiento e Innovación para la Justicia (CIJ), como la instancia encargada de realizar las actividades inherentes al proceso contractual en todas sus etapas, conforme a los procedimientos establecidos
en el capítulo 3 del Manual de Contratación de la CIJ.
ARTÍCULO 14. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE APOYO A LA GESTIÓN CONTRACTUAL Y DE EVALUACIÓN. Este Comité está integrado por:
1. Un funcionario de la Subdirección Administrativa y Financiera designado por el Subdirector.
2. Un funcionario de la Oficina Jurídica, designado por el Jefe de Oficina.
3. Funcionario de la dependencia que requiere la contratación designado por el jefe inmediato.
PARÁGRAFO. De conformidad con la naturaleza y el objeto a contratar la dependencia que requiera el bien, obra o servicio propondrá los nombres de la persona o personas invitadas que por su experiencia en el tema deban asistir a las sesiones del Comité de Apoyo y de Evaluación a que haya lugar.
ARTÍCULO 15. FUNCIONES. El Comité de Apoyo a la Gestión Contractual y de Evaluación tendrá como funciones principales las siguientes:
1. Elaborar los estudios y documentos previos necesarios para iniciar el proceso de contratación respectiva.
2. Elaboración del proyecto de pliego de condiciones y del pliego de condiciones definitivo.
3. Asistir y participar en las reuniones que sean necesarias durante el desarrollo del proceso contractual.
4. Asistir y participar en las audiencias a que haya lugar, según la modalidad de selección y características del proceso de contratación.
5. Proyectar respuestas y/o responder las observaciones y/o consultas que se presenten en las diferentes etapas del proceso de contratación respectivo.
6. Evaluar las propuestas, y manifestaciones de interés, recibidas con ocasión del proceso de contratación respectiva.
7. Elaborar el documento de respuestas a las observaciones que se presenten con ocasión de la evaluación de las propuestas y/o elaboración de la lista de precalificados, según el caso.
8. Proyectar el documento de recomendación de adjudicación, de acuerdo con los resultados obtenidos en la evaluación objetiva de las propuestas y manifestaciones de interés.
ARTÍCULO 16. SESIONES. El Comité de Apoyo a la Gestión Contractual y de Evaluación sesionará de manera permanente una vez sea convocado por el Subdirector Administrativo y Financiero, hasta que termine el proceso de contratación respectivo.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 17. RESPONSABILIDAD DE LOS COMITÉS. Con el fin de salvaguardar los principios de transparencia y selección objetiva, la información conocida en desarrollo de las sesiones de los Comités no podrá ser revelada por los integrantes o asistentes de los mismos, así como la función de asesoría que desempeña cada uno de los miembros de los Comités no genera exclusión de responsabilidad por las actuaciones que cada uno de ellos desempeñe en su calidad de servidores públicos.
PARÁGRAFO. Los integrantes de los Comités Asesor de Contratación y de Apoyo a la Gestión Contractual y de Evaluación, se encuentran sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses previstos en las disposiciones legales que desarrollan esta clase de situaciones.
ARTÍCULO 18. VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 6 de marzo de 2015.
El Presidente,
EDUARDO MONTEALEGRE LYNETT.
El Secretario,
JORGE ERNESTO DURÁN PINZÓN.