Acuerdo 4 de 2009 CDFLLA

ACUERDO 4 DE 2009

(mayo 27)

Diario Oficial No. 47.397 de 1 de julio de 2009

CENTRO DERMATOLÓGICO FEDERICO LLERAS ACOSTA

Por el cual se adopta el Manual de Contratación y Compras del Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado – ESE.

LA JUNTA DIRECTIVA DEL CENTRO DERMATOLÓGICO FEDERICO LLERAS AGOSTA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO,

en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, en especial las contenidas en el numeral 7 del artículo 8o del Decreto 1257 de 1994, numeral 7 del artículo 11 del Decreto 1876 de 1994; concordantes con lo estipulado en el numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993 y los artículos 8o y 24 del Acuerdo de la misma Junta No 001 del 3 de marzo de 2008, y

CONSIDERANDO:

1. Que la Constitución Política de Colombia en sus artículos 209 y 267 consagra los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal.

2. Que el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 ordena que las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, apliquen en desarrollo de su actividad contractual y acorde con régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política.

3. Que según lo establecido en el numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993, artículo 21 del Decreto 1257 de 1994 y artículo 16 del Decreto 1876 de 1994, las Empresas Sociales del Estado en materia contractual se regirán por las normas de derecho privado y estarán sujetas a jurisdicción ordinaria conforme a las normas sobre la materia; pero podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública.

4. Que mediante Decreto 1257 de 1994 se transformó a Empresa Social del Estado el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta, como una entidad descentralizada del orden nacional, de las previstas en los artículos 194, 195 y 196 de la Ley 100 de 1993, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, adscrita al entonces Ministerio de Salud.

5. Que mediante Acuerdo No 01 del 3 de marzo de 2008, la Junta Directiva actualizó los Estatutos Internos del Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado, definiendo una vez más su naturaleza jurídica como una entidad pública descentralizada del orden nacional, adscrita al Ministerio de la Protección Social, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa.

6. Que en ejercicio de las funciones asignadas a la Junta Directiva, consignadas en el Acuerdo 001 de 2008 - artículos 8o y 24, concordante con lo estipulado en el numeral 7 del artículo 8o del Decreto 1257 de 1994 y numeral 7 del artículo 11 del Decreto 1876 de 1994, le corresponde a esta adoptar y aprobar el Manual que regirá las contrataciones y las compras del Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado, necesario para desarrollar y cumplir con su objeto y las funciones asignadas, atendiendo los principios rectores de la administración y gestión pública.

Que en virtud de lo anterior,

ACUERDA:

ARTÍCULO 1o. Adoptar el Manual Interno de Contratación y Compras del Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado, el cual quedará así:

“CAPITULO I

Del objeto, fines y principios

Artículo 1o. Objeto. El presente acuerdo de la Junta Directiva tiene por objeto reglamentar el proceso de contratación y compras para el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado, adoptando reglas y procedimientos que deben ser tenidos en cuenta por sus servidores, sin excepción alguna.

Artículo 2o. Fines de la contratación y compras. Al celebrar y ejecutar los contratos y las compras, el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado buscará el cumplimento de los fines estatales y misionales a su cargo, tales como, la prestación de atención asistencial en Dermatología, la docencia y la investigación; así como el asesoramiento al Ministerio de la Protección Social, para la determinación, fijación y evaluación de las políticas, programas, proyectos y actividades de investigación, docencia, prevención y atención cutánea, de conformidad con las estrategias y políticas del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Artículo 3o. Normas aplicables. Toda contratación y compra que realice el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado, se sujetará a las normas de que trata el presente acuerdo, con sometimiento a las disposiciones que para cada una de ellas establece el Código de Comercio y el Código Civil.

A título excepcional, podrá el Director General, utilizar las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993) y su reglamentación, o las normas que la modifiquen, adicionen o reformen. En tal evento, la jurisdicción aplicable será la Contencioso Administrativa.

Artículo 4o. Principios que regirán las actuaciones contractuales. Las actuaciones de quienes intervengan en los procesos de contratación y compras del Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado, se sujetarán a los principios generales de la actividad contractual para entidades no sometidas al estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicando en desarrollo de su actividad y acorde con su régimen legal los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, como los de selección objetiva, buena fe, calidad, celeridad, economía, equidad, planeación, responsabilidad, responsabilidad integral, transparencia, igualdad e imparcialidad.

CAPITULO II

De la competencia

Artículo 5o. Competencia para contratar. La competencia para ordenar y dirigir el proceso de contratación y de compras, evaluar y seleccionar contratistas y celebrar los contratos y las compras, corresponde de manera exclusiva al Director General del Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado o a quien este delegue dicha facultad, total o parcialmente a través de acto motivado, especificando el tipo de negocio y cuantía. Para todos los efectos jurídicos, la delegación conlleva implícita la responsabilidad del delegatario y se efectuará cumpliendo los preceptos legales sobre la materia, salvo aquellos casos que por su cuantía deban ser aprobados y autorizados por la Junta Directiva de conformidad con el numeral 8.2 del presente acuerdo.

Artículo 6o. Comités asesores. Los comités asesores de la Dirección General para la contratación y las compras, se constituyen con el propósito de garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia e igualdad y del deber de selección objetiva de los contratistas, en especial, por ser esta una entidad de beneficio social. Tendrán como función la de evaluar las propuestas presentadas por los distintos oferentes y recomendar a la gerencia o a quien esta delegue, el orden de selección, bajo criterio y factores previamente establecidos, recomendación que no será de carácter obligante.

Para cumplir con lo antes señalado se tendrán los siguientes Comités Asesores:

6.1 COMITE DE COMPRAS. Deberá ser convocado cuando la cuantía de los bienes o suministros a comprar supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes y estará integrado por:

-- El Director General quien lo preside.

-- El Jefe de la División Administrativa y Financiera o su equivalente funcionalmente, en el evento que se produzca alguna reestructuración al interior de la Institución.

-- El Profesional de Compras.

-- El Profesional de Presupuesto.

-- El responsable del área que requiere la adquisición del bien, o quien haga sus veces.

-- El Asesor Jurídico.

La Secretaría de este Comité será ejercida por el Profesional de Compras.

6.2 COMITE DE CONTRATOS. Deberá ser convocado cuando la cuantía de los contratos de obras, servicios no misionales y de las consultorías supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes y estará integrado por:

-- El Director General quien lo preside.

-- El Jefe de la División Administrativa y Financiera o su equivalente funcionalmente, en el evento que se produzca alguna reestructuración al interior de la Institución.

-- El Profesional de Presupuesto.

-- El responsable del área que requiere la contratación, o quien haga sus veces.

-- El Asesor Jurídico.

La Secretaría de este Comité será ejercida por la Asesoría Jurídica.

Artículo 7o. Del plan anual de contratación y compras. El Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado anualmente elaborará un plan de contratación y compras en donde incluirá las metas y objetivos por alcanzar en el respectivo año a través de la ejecución del plan. Este plan debe ser revisado como mínimo dos (2) veces en el año para hacer, si fuere el caso, los ajustes pertinentes.

Artículo 8o. De la aprobación y autorización por la Junta Directiva.

8.1 GENERAL. Para cada Vigencia la Junta Directiva del Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado aprobará el Plan General de Contratación y Compras y el de venta de bienes y servicios, sustentados en la proyección de necesidades relacionadas con los objetivos y metas a alcanzar, sobre el cual la administración realizará la Programación de la gestión de contratación garantizando la oportunidad y efectividad requerida.

La elaboración del Plan General de Contratación y Compras y el de venta de bienes y servicios estará a cargo del Jefe de la División Administrativa y Financiera o su equivalente funcionalmente, en el evento que se produzca alguna reestructuración al interior de la Institución.

8.2 ESPECIFICA. Requieren aprobación previa por parte de la Junta Directiva los contratos de enajenación de bienes inmuebles (compra y venta), empréstitos, contratos de sociedad y los demás que expresamente determine la ley y, la celebración de contratos y compras cuya cuantía supere los 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Artículo 9o. Inhabilidades e incompatibilidades. El régimen de inhabilidades e incompatibilidades, será regulado por lo dispuesto al respecto por la Ley 80 de 1993 y las normas generales aplicables a los miembros de Juntas Directivas de entidades públicas.

CAPITULO III

De los contratos de servicios de salud o acuerdos de voluntades

Artículo 10. Son contratos de compraventa de servicios de salud aquellos que celebra el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado, especialmente en el marco de lo dispuesto por el Decreto 4747 de 2007, con personas naturales o jurídicas para comprar o vender servicios de atención ambulatoria y/o hospitalaria, en las fases de educación, información y fomento de la salud, prevención diagnóstica, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, que hacen parte de los diferentes Planes de Beneficios establecidos en la Ley 100 de 1993 y en sus decretos reglamentarios, y otros planes que defina la institución.

Artículo 11. Del reglamento de prestación de servicios. Para la celebración de todo contrato de compraventa de servicios de salud, los actos tanto del Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado como del contratista se regirán por lo establecido en el presente Manual.

Artículo 12. De los demás contratos. En desarrollo de lo dispuesto en el presente Manual, el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado podrá celebrar toda clase de contratos previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales o derivados del ejercicio del principio de la autonomía de la voluntad, siempre que cumpla con lo establecido en sus Estatutos.

CAPITULO IV

De las formas de contratación y los contratos

Artículo 13. De las formas de contratación y compras. De acuerdo con las normas del presente reglamento, el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado para contratos y compras utilizará las siguientes formas de contratación o procesos de selección:

13.1 Contratación por Convocatoria Directa.

13.2 Contratación por Convocatoria Cerrada.

13.3 Contratación por Convocatoria Abierta o Pública.

Artículo 14. Contratación por convocatoria directa. Es la escogencia de una propuesta mediante una convocatoria directa y determinada, por regla general basada en el estudio de mercado donde se encuentre el producto, bien o servicio a satisfacer con la contratación o compra, a excepción de las exclusividades certificadas conforme a la ley, con las condiciones generales y específicas que en cada caso se establezcan y/o se requieran, para lo cual, si fuere el caso, se elaborarán los respectivos términos de referencia.

Sólo se podrá contratar por convocatoria directa en los siguientes casos:

14.1 Cuando se trata de contratos o compras cuyo valor sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad (10% de 280 salarios mínimos legales mensuales vigentes) cualquiera que sea su naturaleza.

14.2 Los empréstitos externos o internos, los cuales estarán sujetos a las disposiciones legales que los regulen.

14.3 Cuando se trate de servicios profesionales o artísticos intuito personae, que solo puedan ser encomendados a una persona determinada, ya sea natural o jurídica, en consideración a sus calidades especiales, capacidad, idoneidad y experiencia relacionada con el objeto a contratar.

14.4 Cuando se requieran servicios de apoyo a la gestión en actividades materiales no calificadas.

14.5 Contratos de consultoría e interventoría.

14.6 Contratos y convenios interadministrativos, de colaboración o de cooperación.

14.7 Los contratos de arrendamientos de bienes muebles e inmuebles.

14.8 Los contratos de encargo fiduciario y fiducia.

14.9 Los contratos de leasing.

14.10 Los requeridos para superar situaciones de urgencia que exijan el suministro de bienes o la prestación de servicios o la ejecución de obras, que garanticen la continuidad en la prestación de los servicios por parte de la entidad.

14.11 Cuando el proceso de convocatoria pública realizado haya sido declarado desierto o no se haya podido celebrar la contratación por causas no imputables al Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado.

14.12 Cuando no se presente propuesta alguna o ninguna propuesta que se ajusta a los términos de convocatoria. En general, cuando falte voluntad de participación.

14.13 Cuando no exista pluralidad de oferentes. Se entiende que no hay pluralidad de oferentes cuando no se hayan inscrito por lo menos dos (2) personas en la convocatoria.

14.14 Cuando se trate de trabajos o servicios que sólo determinada persona pueda ejecutar o de la adquisición de bienes, de equipos o de elementos que sólo determinado proveedor pueda suministrar.

14.15 Cuando se trate de la adquisición de bienes y/o servicios con precios y/o tarifas regulados por autoridad competente.

14.16 Cuando se requiera la adquisición de un bien o equipo para ampliar, reponer, reparar, complementar y/o modificar uno ya existente que sólo determinado proveedor u oferente esté en capacidad de ofrecer.

14.17 Cuando se trate de adquisición de equipo que, por razones tecnológicas y económicas no se considere conveniente el cambio de la tecnología utilizada.

14.18 Cuando se trate de la prestación de los servicios públicos de salud mediante sistemas de asociación o participación para áreas específicas.

14.19 Cuando se trate de convenios de asociación así previstos en la ley.

14.20 Cuando se trate de contratos que se celebren para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas que sólo pueden encomendarse a determinados expertos.

14.21 Los contratos de fomentos de actividades científicas y tecnológicas establecidas en el Decreto 591 de 1991.

14.22 Contratos de servicios de salud.

En el caso de contratación directa derivada de convocatoria pública fallida o desierta no se podrán variar las condiciones técnicas contenidas en los términos de referencia del concurso en cuestión, ni darse detrimento en las condiciones económicas. Así mismo, los precios aceptados por el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado no deben estar por encima de los precios del mercado.

Para los eventos previstos en el presente Artículo no se requerirá más de una oferta.

Artículo 15. Procedimiento. El área interesada en la contratación o compra para adelantar el proceso de selección, deberá cumplir con los requisitos que se establecen en el Capítulo VI de este Manual.

El estudio de conveniencia contendrá las condiciones generales y específicas que en cada caso se establezcan y/o se requieran, para lo cual, si fuere el caso, se elaborarán los respectivos términos de referencia. Cuando aplique, deberá dejar plasmado en dicho estudio la evaluación de las condiciones y precios del mercado.

En la aplicación del numeral 14.1 del artículo 14, se podrá contratar tomando como única consideración los precios del mercado.

Artículo 16. Contratación por convocatoria cerrada. Este proceso se adelantará en los siguientes casos:

16.1 Cuando el contrato o compra a celebrar no sea de características técnicas uniformes y que esté justificado en razones técnicas, tecnológicas, de seguridad o de conveniencia el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado.

16.2 Cuando se trata de contratos o compras cuyo valor oscile entre el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad (10% de 280 salarios mínimos legales mensuales vigentes) y 280 salarios mínimos legales mensuales vigentes, que constituye la menor cuantía de la entidad, cualquiera que sea su naturaleza.

Para los eventos previstos en el presente Artículo deberá solicitarse propuesta a por lo menos dos (2) invitados.

Artículo 17. Procedimiento. El área interesada en la contratación o compra deberá cumplir con los requisitos que se establecen en el Capítulo VI de este Manual. El estudio de conveniencia contendrá las condiciones generales y específicas que en cada caso se establezcan y/o se requieran, para lo cual, si fuere el caso, se elaborarán los respectivos términos de referencia.

Artículo 18. Contratación por convocatoria abierta o pública. Es el procedimiento mediante el cual se invita públicamente a personas naturales o jurídicas, para que, en igualdad de oportunidades y condiciones presenten sus ofertas, para la contratación de obras, bienes y servicios y compras que requiera el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado, cuando el valor del contrato o compra sea mayor a 280 salarios mínimos legales mensuales vigentes, que constituye la menor cuantía de la entidad, cualquiera que sea su naturaleza.

Artículo 19. Procedimiento. El área interesada en la contratación o compra para adelantar el proceso de selección, deberá cumplir con los requisitos que se establecen en el Capítulo VI de este Manual.

El estudio de conveniencia contendrá las condiciones generales y específicas que en cada caso se establezcan y/o se requieran, para lo cual, se elaborarán los respectivos términos de referencia.

La convocatoria publica se hará a través de la página de Internet de la entidad www.dermatologia.gov.co y de considerarse conveniente por parte de los Comités de Compras y/o de Contratación, también en un diario de amplia circulación nacional o regional. Así mismo:

19.1 El proyecto de términos de referencia se publicará durante un término de tres (3) días calendario, dentro de los cuales los interesados podrán hacer sus observaciones vía fax, correo electrónico o en físico. Esta publicación del proyecto de términos de referencia no genera para el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado la obligación de abrir o iniciar el proceso.

19.2 Pasado el término antes citado, la Dirección General abrirá el proceso con comunicación que se publicará en la página de Internet de la entidad y se publicarán los términos de referencia definitivos en los cuales se podrán incluir o no las observaciones hechas, siempre que estas sean pertinentes para el proceso.

La comunicación de apertura indicará como mínimo:

-- El objeto a contratar.

-- La modalidad (Convocatoria Abierta o Pública).

-- El cronograma del proceso.

-- El lugar físico o electrónico donde se consultarán los términos de referencia.

-- Convocatoria a las Veedurías Ciudadanas.

-- La disponibilidad presupuestal.

19.3 Una vez publicados los términos de referencia, los eventuales oferentes tendrán tres (3) días calendario para manifestar su interés en participar. Al día siguiente de vencido este término la entidad verificará el número de interesados en participar, que si supera el número de diez (10), se efectuará un sorteo para definir una lista máxima de diez (10) proponentes. Si la cantidad de proponentes en menor a diez (10) se continúa el proceso sin sorteo.

La citación para la realización del sorteo será comunicada a todos los oferentes que manifestaron su interés en participar.

19.4 Una vez definida la lista de oferentes -con o sin sorteo-, los proponentes tendrán tres (3) días calendario para presentar las propuestas.

19.5 Las propuestas serán evaluadas en un término de cinco (5) días calendario por parte del Comité Evaluador designado por la Dirección General y, el informe respectivo será publicado en la página web de la entidad para que los participantes, si fuere el caso, le hagan observaciones dentro de los dos (2) días calendario, siguientes a la publicación.

19.6 Si se presentan observaciones, la entidad se pronunciará dentro de los dos (2) días calendario, siguientes al vencimiento del término y adjudicará el contrato.

Si no se presentan observaciones se producirá la adjudicación respectiva.

Artículo 20. Formalidades de los contratos y las compras. Todos los contratos y las compras que celebre el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado constarán por escrito, salvo los celebrados en virtud de la aplicación de la causal establecida en el numeral 14.10 del artículo 14 del presente Manual, los cuales se podrán ejecutar sólo con la orden escrita del Director General.

Los formatos a utilizar serán los siguientes:

20.1 CONTRATO Y ORDEN DE COMPRA SIN FORMALIDADES PLENAS: Serán aquellos que constando por escrito, no están sometidos a formalidades plenas y se utilizarán para compras y contratos cuyo valor no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Estos contratos y compras se perfeccionan con la suscripción del formato preparado por la Asesoría Jurídica y el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, que contenga como mínimo fecha, lugar, objeto, plazo o término de duración, valor y garantía de cumplimiento si fuere el caso.

20.2 CONTRATO Y ORDEN DE COMPRA CON FORMALIDADES PLENAS: Serán aquellos que constando por escrito, están sometidos a formalidades plenas y se utilizarán para compras y contratos cuyo valor supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Estos contratos y compras se perfeccionan con la suscripción del formato preparado por la Asesoría Jurídica y el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal y además incluyen las cláusulas específicas de acuerdo al objeto, alcance, valor y demás condiciones que se estimen convenientes en cada caso.

Artículo 21. Contratación de servicios y bienes de características técnicas uniformes. Se entenderán para los efectos consagrados en este Manual, por bienes y servicios de características técnicas uniformes, aquellos que independientemente de su diseño o características descriptivas, tienen las mismas especificaciones técnicas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Este tipo de bienes son aquellos que son estandarizables y homogéneos requeridos por la entidad y que son ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades.

Los diseños o características descriptivas a que se refiere el párrafo anterior se entienden como el conjunto de notas descriptivas que simplemente determinan la apariencia del bien y que no son relevantes para determinar la utilidad y funcionalidad del bien para satisfacer la necesidad de la entidad.

El funcionario encargado de la contratación de este tipo de bienes y servicios, con base en los estudios previos y planeación del contrato, elaborará la ficha técnica correspondiente al mismo y la adquisición de este tipo de bienes se realizará mediante una subasta inversa, teniendo como única consideración para la adjudicación el precio ofertado.

Artículo 22. La subasta inversa. La subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado por parte de potenciales oferentes preclasificados, que permiten establecer un orden de elegibilidad entre la calidad de unos y otros, respecto de los bienes que ofrecen.

Consiste en la realización de una subasta a la baja, es decir, que partiendo de un precio base referente del mercado, los oferentes realizarán sus propuestas a la baja y se adjudica al proponente que ofreció el menor precio para la entidad, excepto cuando se definan otras reglas previas.

En caso que la subasta se organice por lotes o ítems, pero entendidos como un conjunto de bienes que serán adquiridos como un todo, se adjudicará a la oferta más baja como el menor precio consolidado, excepto cuando se definan otras reglas previas.

Artículo 23. Procedimiento. El área interesada en la contratación o compra para adelantar el proceso de selección, deberá cumplir con los requisitos que se establecen en el Capítulo VI de este Manual.

El estudio de conveniencia contendrá las condiciones generales y específicas que en cada caso se establezcan y/o se requieran, para lo cual, se elaborarán los respectivos términos de referencia.

Será el siguiente:

23.1 El Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado realizará un proceso objetivo de preclasificación de los posibles oferentes.

23.2 El proyecto de términos de referencia se publicará durante un término de tres (3) días calendario, dentro de los cuales los interesados podrán hacer sus observaciones vía fax, correo electrónico o en físico. Esta publicación del proyecto de términos de referencia no genera para el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado la obligación de abrir o iniciar el proceso.

23.3 Pasado el término antes citado, la Dirección General abrirá el proceso con comunicación que se publicará en la página de Internet de la entidad y se publicarán los términos de referencia definitivos, en donde se podrán incluir o no las observaciones hechas, siempre que estas sean pertinentes para el proceso.

La comunicación de apertura indicará como mínimo:

-- Denominación del bien o servicio.

-- Denominación técnica del bien o servicio.

-- Grupo / clase / familia a la que pertenece el bien o servicio de acuerdo al SECOP, una vez esté disponible.

-- Unidad de medida.

-- Descripción general, lugar, fecha y hora de la subasta.

23.4 En el lugar, fecha y hora indicadas se dará inicio a la puja. Los potenciales oferentes preclasificados podrán participar según la instrucción que imparta el operador de la subasta.

Artículo 24. Análisis de mercado. Este procedimiento consistirá en la consulta de precios o condiciones de mercado en los procesos de selección que así lo ameriten y se podrá surtir a través de solicitud de cotizaciones del bien o servicio a contratar o compra a realizar, el cual deberá estar plenamente identificado y caracterizado, con base en una evaluación histórica de precios y el registro que legalmente existe para ello - Registro Unico de Precios de Referencia - RUPR - SICE.

CAPITULO V

De las reglas de interpretación, modificación y terminación unilateral y de la caducidad

Artículo 25. Principio de interpretación unilateral. Si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretación de algunas de las estipulaciones que puedan conducir a la paralización o a la afectación de la obra o servicio que se pretende satisfacer con el objeto contratado, el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado si no logra acuerdo, interpretará en acto administrativo debidamente motivado, las estipulaciones o cláusulas objeto de la diferencia.

Artículo 26. Principio de modificación unilateral. Si durante la ejecución del contrato y para evitar la paralización o la afectación grave de la obra o servicio que se pretende satisfacer con el objeto contratado, el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado si fuere necesario, podrá introducir variaciones en el contrato siempre que previamente las partes no lleguen al acuerdo respectivo, lo cual hará en acto administrativo debidamente motivado.

Si las modificaciones alteran el valor del contrato en un veinte por ciento (20%) o más del valor inicial, el contratista podrá renunciar a la continuación de su ejecución. En este evento se ordenará la liquidación del contrato y el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado adoptará de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del objeto del mismo.

Artículo 27. De la terminación unilateral. El Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado en acto administrativo debidamente motivado dispondrá la terminación anticipada del contrato en los siguientes eventos:

27.1 Cuando las exigencias del servicio lo requieran o la situación de orden público lo imponga.

27.2 Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista.

27.3 Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista.

27.4 Por cesación de pagos, concursos de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.

Sin embargo, en los casos a que se refieren los numerales 28.2 y 28.3 de este artículo podrá continuarse la ejecución con el garante de la obligación.

La iniciación del trámite concordatario o cualquier proceso equivalente no dará lugar a la declaración de terminación unilateral. En tal evento la ejecución se hará con sujeción a las normas sobre administración de negocios del deudor en concordato o en cualquier proceso equivalente. El Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado dispondrá las medidas de inspección, control y vigilancia necesarias para asegurar el cumplimiento del objeto contractual e impedir la paralización del servicio.

Artículo 28. De la caducidad y sus efectos. La caducidad es la estipulación en virtud de la cual se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización. Si así ocurriere, el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado por medio de acto administrativo debidamente motivado lo puede dar por terminado y ordenar consecuentemente su liquidación en el estado en que se encuentre.

Si se declara la caducidad no habrá lugar a indemnización para el contratista, quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades previstas en la Ley 80 de 1993.

La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento.

Artículo 29. Control jurisdicción contenciosa administrativa. Cuando se da aplicación a los principios de interpretación unilateral, modificación unilateral, terminación unilateral y caducidad, dichos actos serán objeto de los recursos de la vía gubernativa contenidos en el Código Contencioso Administrativo y los actos en que se ejerciten estas facultades estarán sujetos al control de la jurisdicción contenciosa administrativa.

CAPITULO VI

De las generalidades contractuales

Artículo 30. Etapa precontractual. Para los efectos del presente Manual, se entiende como Etapa Precontractual aquella que se inicia con la identificación de la necesidad de adquisición del bien o servicio hasta el perfeccionamiento del contrato.

En los procesos de selección se debe elaborar un estudio previo de conveniencia y justificación de la contratación o la compra, que contenga como mínimo:

30.1 Las causales jurídicas que se invocan para justificar la modalidad de selección.

30.2 Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación o compra.

30.3 Justificación de los factores de selección.

30.4 Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar, lo que debe incluir el presupuesto oficial de la contratación.

30.5 Análisis que soporta el valor estimado del contrato y su presupuesto oficial.

30.6 Soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles con ocasión del contrato o la compra.

30.7 Análisis que sustente la exigencia o no de garantías.

30.8 Condiciones técnicas y de toda índole que se exigirán al presentar la propuesta, las cuales debe conocer el proponente al formular la oferta.

30.9 Si aplica, evidenciar que se realizó la consulta de precios o condiciones de mercado.

30.10 Previamente a la obtención de la oferta, analizar la experiencia, capacidad técnica y financiera de los eventuales proponentes.

Artículo 31. Archivos. De todo el proceso de contratación y compras se formará un expediente foliado que contendrá los diferentes documentos que se vayan produciendo y se diligenciará una hoja de ruta o de seguimiento que refleje fielmente cada una de las etapas cumplidas y por cumplir.

Todos los documentos serán originales, sin tachaduras ni enmendaduras, indicarán el nombre del funcionario que lo produjo o autorizó y deberán tener su firma, en señal de conformidad o aprobación de su contenido según el caso.

Artículo 32. Del presupuesto y la disponibilidad presupuestal. El presupuesto es un estimativo del valor de los bienes o servicios por contratar. En este se deberá incluir el tiempo y el valor total que se requiere para terminar totalmente la obra o recibir el bien o servicio y las vigencias fiscales respectivas. No se incluirá para determinarlo el valor del IVA, que para todos los efectos se considerará en forma independiente.

No se surtirá ningún proceso de selección sin que el presupuesto esté debidamente aprobado y se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal. El presupuesto se proyectará a la fecha posible de iniciación de la adjudicación del respectivo contrato.

Artículo 33. Términos de referencia. Para los procesos de selección de contratos y compras que lo requieran, se elaborará un documento que contenga los requisitos técnicos, económicos o jurídicos que se requieren para adelantar el proceso de selección, el cual establecerá los requisitos necesarios para participar en el procedimiento de selección del contratista, las reglas que permitan la presentación de las ofertas y asegure una escogencia objetiva y la calidad de los bienes, obras o servicios objeto del contrato.

Los términos de referencia deberán contener, además de las especificaciones propias de cada compra o contrato, los siguientes elementos:

33.1 Descripción técnica y completa del objeto a contratar y cuando se trate de un servicio o suministro de condiciones técnicas uniformes, estará la ficha correspondiente.

33.2 Los fundamentos del proceso que se adelantará y la información detallada del mismo, como presupuesto, modalidad, términos, procedimientos y demás reglas objetivas para la presentación y evaluación de ofertas, que incluya los requisitos objetivos necesarios para participar en el proceso de selección.

33.3 Reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la elaboración de ofrecimientos de la misma índole, que aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de la convocatoria.

33.4 Definir con precisión las condiciones de costo, requisitos técnicos y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para ejecutar el objeto del contrato.

33.5 No incluir condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni excepciones de la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren.

33.6 La determinación y ponderación de los factores objetivos de selección, los derechos y obligaciones de las partes, y todas las demás circunstancias de tiempo, modo y lugar que sean necesarias para garantizar reglas objetivas, claras y completas.

33.7 Fijar el plazo de esta (lugar, fecha y hora a partir de la cual se pueden presentar propuestas y las de su cierre).

33.8 Si fuere el caso, plazo en que se efectuará la audiencia de información en la cual se absolverán consultas y se precisará el contenido y el alcance de los términos de referencia, de dicha audiencia se levantará el Acta respectiva.

33.9 Se determinará el plazo para formular consultas sobre dichos términos. El contexto de la consulta y de la respuesta, se remitirá, a quienes hayan adquirido los términos de referencia.

33.10 Plazo razonable según la naturaleza. Objeto y cuantía del contrato, para que la entidad elabore los estudios técnicos, económicos y jurídicos.

33.11 Plazo para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato. Se hará la adjudicación, o la declaratoria de desierta si es del caso, debidamente motivadas dentro del término fijado en los documentos de contratación. La adjudicación se efectúa por parte del Director General y se informará al proponente favorecido y a todos los demás concursantes. A solicitud previa y escrita de alguno de los concursantes, la adjudicación se hará en audiencia pública.

33.12 Si fuere el caso, se establecerá la posibilidad que los concursantes presenten propuestas alternativas o excepciones técnicas o económicas.

33.13 Proyecto de minuta del contrato.

Artículo 34. Garantías. Con el fin de garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en los contratos y compras que celebre la entidad, se analizará para cada proceso de selección, la conveniencia de solicitarle a los oferentes y contratistas las garantías que sean pertinentes en cada caso.

Artículo 35. Publicación. De conformidad con lo previsto en el Decreto 2150 de 1995, Decreto 327 de 2002 y el artículo 84 del Decreto 2474 de 2008, deberán publicarse en el Diario Unico de Contratación Pública, todos los contratos suscritos cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Se entiende cumplido con la presentación del recibo de pago por parte del contratista o de la parte obligada contractualmente para tal efecto.

Artículo 36. Causales para declaratoria de desierta. Se declarará desierta una convocatoria cuando:

36.1 Se dé la ausencia total de ofertas.

36.2 Ninguna de las ofertas presentadas cumpla con los requisitos técnicos, administrativos y legales exigidos en los términos de referencia o condiciones de la convocatoria.

Artículo 37. Adjudicación. La selección del contratista deberá ser objetiva, de tal manera que la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable para la entidad y a los fines que ella busca. Para la adquisición de bienes por parte de la empresa, siempre se deberán tener en cuenta los precios del mercado, independientemente de las propuestas presentadas por los oferentes.

Artículo 38. Subsanabilidad del proceso. En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. Si durante el proceso de contratación, en todas sus etapas, el funcionario autorizado encuentra que se ha omitido alguno de los requisitos exigidos, o se ha cumplido en forma deficiente, ordenará su cumplimiento o corrección, siempre y cuando no se encuentre frente a la falta total de capacidad, ausencia de conocimiento, objeto ilícito o causa ilícita. Efectuada la enmienda, se reanuda la correspondiente tramitación.

Artículo 39. Etapa contractual. Para efectos del presente Manual se entiende como etapa contractual aquella que se inicia una vez se han perfeccionado debidamente el contrato o la compra, hasta la liquidación respectiva.

El contrato o compra se entiende perfeccionado cuando se eleve a escrito y se efectúe el registro presupuestal correspondiente.

Artículo 40. Requisitos de ejecución. Para iniciar la ejecución del contrato se suscribirá el acta respectiva por parte de los supervisores, siempre que previamente se hubiese cumplido con lo siguiente:

40.1 Aprobación de las garantías cuando fueren exigidas.

40.2 Pago del impuesto de timbre nacional cuando hubiere lugar a ello.

40.3 Publicación del contrato o compra el Diario Unico de Contratación Pública, cuando el monto del contrato o compra supere los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

40.4 Expedición del Certificado de Registro Presupuestal.

Artículo 41. Control y seguimiento. El control y supervisión de cada contrato o compra que se celebre se hará a través de los funcionarios competentes designados por el Director General, para que se responsabilice del seguimiento, monitoreo y recibo a satisfacción de los productos, obras o servicios contratados y las demás funciones, atribuciones y responsabilidades que se determinen en el contrato o en las normas que rijan la materia. De su seguimiento se desprenderán oportunamente todas aquellas actuaciones que deba adelantar el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado cuando ocurran anormalidades en su ejecución, para restablecer o para ejercer derechos que prevengan el detrimento del patrimonio o de los intereses de la entidad.

El Jefe de Control Interno de la entidad efectuará el control sobre la gestión adelantada por cada uno de los funcionarios y servicios responsables de los contratos que tengan que ver con el funcionamiento de su área. Los anteriores sin detrimentos de las actuaciones y responsabilidades de quien directamente se designe como supervisor.

Artículo 42. Modificaciones contractuales, adiciones y prórrogas. Cuando se presenten circunstancias especiales, debidamente comprobadas, que justifiquen la modificación de alguna de las cláusulas del mismo, las partes suscribirán el documento pertinente, que contendrá con claridad y precisión la reforma pertinente.

En ningún caso se podrá prorrogar un contrato que se encuentre vencido, o cuando el plazo ha sido factor determinante para aceptar la oferta, excepto los casos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente acreditados.

Artículo 43. Sanciones contractuales. En los contratos se incluirán las sanciones por incumplimiento de cualquiera de las partes, de tal forma que se garantice el equilibrio contractual. El valor de las sanciones a favor del Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado ingresarán al tesoro de esta y podrá ser tomado directamente del saldo a favor del contratista, si lo hubiere, o de las garantías respectivas, y si esto no fuere posible, se acudirá a la vía judicial.

Artículo 44. Suspensión del contrato. Cuando se presenten causas de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobadas, se podrá suscribir un acta de suspensión del contrato, en el cual expresarán con claridad y precisión las causas o motivos de tal precisión, el avance del contrato, el estado de la obra, bien o servicio contratados y el tiempo de suspensión. Igualmente se adoptarán medidas de conservación que sean pertinentes, según el caso.

Artículo 45. Liquidación de los contratos y las compras. Todos los contratos y compras serán objeto de liquidación definitiva, dentro de un máximo de cuatro (4) meses siguientes a su terminación o expiración del plazo pactado y/o agotamiento de los recursos.

La liquidación contendrá entre otros aspectos: La forma como se ejecutaron las obligaciones de las partes, la aplicación de sanciones si se dieron, los saldos a favor o en contra del contratista.

De la liquidación se levantará un acta que suscribirán las partes intervinientes, en la cual constará los acuerdos, conciliaciones y las transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a Paz y Salvo.

Si el contratista se negare a firmar la liquidación se surtirá la etapa de conciliación. Si no se lograre la conciliación se liquidará unilateralmente por LA EMPRESA mediante Acto Administrativo que será objeto de los recursos de ley previstos en el Código Contencioso Administrativo.

Artículo 46. Etapa poscontractual. Para los efectos del presente Manual, se entiende por Etapa Poscontractual aquella que se inicia una vez se ha liquidado el contrato hasta que se solucionen las divergencias que no se hayan podido subsanar entre las partes y se avalúe finalmente la satisfacción de las necesidades que originaron la adquisición del bien y/o servicio.

Artículo 47. De los procedimientos poscontractuales. Los procedimientos poscontractuales son:

47.1 Solución de divergencias que hayan podido acontecer entre las partes, a través de la concertación o en un Tribunal de Arbitramento.

47.2 Hacer efectivas las garantías, si es necesario.

47.3 Entablar demandas y denuncias si hubieren perjuicios no subsanados.

Artículo 48. Del arbitramento. En los contratos y compras se podrá pactar que las diferencias suscitadas con ocasión de la ejecución, sean sometidas a la decisión de tribunales de arbitramento, cuya constitución y funcionamiento se ceñirá a las normas del Código de Comercio.

CAPITULO VII

Disposiciones varias

Artículo 49. Información sobre contratos. Se cumplirá con la obligación legal de remitir información de contratos a las dependencias competentes en los siguientes casos:

49.1 Mensualmente a las Cámaras de Comercio del domicilio de la entidad, respecto a los contratos, compras, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados. (Numeral 6.2. del artículo 6o de la Ley 1150 de 2007 y normas que lo reglamenten, modifiquen y adicionen).

49.2 Mensualmente a la Imprenta Nacional respecto a los contratos y compras cuya valor supere el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía del presupuesto (280 smlmv). (Artículo 61 de la Ley 190 de 1995 y normas que lo reglamenten, modifiquen y adicionen).

49.3 Cuando corresponda, se garantizará la publicidad de todos los actos y procedimientos asociados a los procesos de contratación y compras, salvo los asuntos sometidos a reserva. (Artículo 8o del Decreto 2474 de 2008).

49.4 Mensualmente el Director General informará a la Junta Directiva sobre los contratos y compras cuyo valor supere los 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Estará a cargo de la Asesoría Jurídica el envío a las dependencias competentes de los informes señalados en los numerales 49.1, 49.2 y 49.3 de este artículo.

Artículo 50. Transitorio. Delegación. La Junta Directiva delega en el Director General la facultad de reglamentar la implementación del presente Manual en las materias y temas que se consideren necesarias, lo cual deberá ocurrir dentro de los seis (6) meses siguientes a su expedición.

Artículo 51. Vigencia. El presente Manual rige a partir de su promulgación y deroga las normas que le sean contrarias y que se relacionen con la materia que regula y que hayan sido autorizadas por el mismo nivel de quien ahora lo expide, así como Acuerdos y Resoluciones que le sean contrarios”.

ARTÍCULO 2o. La Junta Directiva en uso de sus facultades legales y estatutarias, delega en el Director General Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado, la facultad de reglamentar la implementación del presente Manual en las materias y temas que se consideren necesarias, lo cual deberá ocurrir dentro de los seis (6) meses siguientes a su expedición.

ARTÍCULO 3o. El presente Acuerdo rige a partir de su promulgación y deroga las normas que le sean contrarias y que se relacionen con la materia que regula y que hayan sido autorizadas por el mismo nivel de quien ahora lo expide, así como Acuerdos y Resoluciones que le sean contrarios.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 27 de mayo de 2009.

El Presidente,

GILBERTO ALVAREZ URIBE.

El Secretario,

JAVIER I. CORMANE FANDIÑO.