RESOLUCION 19 DE 2000
(marzo 4)
Diario Oficial No 43.928, del 10 de marzo de 2000
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017>
Por la cual se determina el número de Procuradores Delegados que conforman la Sala Disciplinaria, se expido el Reglamento Interno de la misma y se asignan
funciones especiales a los empleos respectivos.
EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACION (E.),
en ejercicio de la facultad que le atribuye los numerales 6 y 9 del artículo 7 y el artículo 21 del Decreto número 262 de 2000,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA SALA
ARTICULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> La Sala Disciplinaria está conformada por dos Procuradores Delegados, designados por el Procurador General de la Nación.
ARTICULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> La reunión de los Procuradores Delegados que integran la Sala Disciplinaria conforma la Sala, y ejercerá sus funciones en Sala Plena, que se reunirá mínimo una vez por semana.
Además, se reunirá por convocatoria del Procurador General o del Viceprocurador General, o del Presidente o cuando lo soliciten dos de los Procuradores Delegados integrantes de la misma.
La convocatoria se hará por escrito en el que se mencionará lugar, día, hora y objeto de la sesión. En caso de urgencia la citación podrá ser verbal, de lo cual se dejará constancia en el acta.
ARTICULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Constituye quórum para sesionar la presencia de la totalidad de los Procuradores Delegados que la conforman. Cuando la Sala sea Dual, son decisiones las que hayan obtenido voto unánime.
En Sala Dual, cuando un proyecto de decisión no obtenga el voto unánime de sus miembros, lo definirá el Procurador Primero Delegado ante el Consejo de Estado, quien para tales efectos conformará Sala Tripartita.
ARTICULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> La reunión de la Sala será presidida por el Presidente. A falta de éste lo hará el Procurador Delegado a quien encargue el Procurador General de la Nación.
DE LOS DIGNATARIOS
ARTICULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> La Sala tendrá un Presidente que será elegido para un período de un año que se contará a partir del día once (11) de enero.
En los casos de vacancia temporal lo reemplazará el Procurador Delegado designado por el Procurador General.
Si la vacancia es definitiva se procederá a la elección para el resto del período.
ARTICULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Corresponde al Presidente de la Sala:
1. Señalar el orden en que deben considerarse los distintos asuntos, dirigir los debates para la adopción de decisiones, y convocar a la Sala a las sesiones.
2. Efectuar el reparto conjuntamente con el Secretario.
3. Servir de órgano de comunicación, y en consecuencia sólo él podrá informar oficialmente sobre los asuntos decididos por la Sala, cuando no lo haga el Procurador General de la Nación o el Viceprocurador General.
4. Poner en conocimiento de los otros Procuradores Delegados, las notas oficiales que reciba.
5. Velar porque el Secretario de la Sala y los demás empleados de la misma, desempeñen cumplidamente sus funciones.
6. Enviar al Procurador General los impedimentos manifestados por los Procuradores Delegados que conforman la Sala, como también las recusaciones no aceptadas.
7. Rendir periódicamente al Procurador General el informe de labores desarrolladas por la Sala.
8. Autorizar y ordenar la expedición de copias de las diligencias disciplinarias que se adelanten, en los casos permitidos por la ley.
9. Controlar el archivo de los expedientes previa verificación del cumplimiento estricto de las sanciones impuestas.
10. En los casos en que un proyecto de decisión en Sala Dual no obtenga votación unánime, comunicar al Procurador Primero Delegado ante el Consejo de Estado, para que integre la Sala y decida con su voto.
FUNCIONAMIENTO DE LA SALA
DEL ORDEN DEL DÍA
ARTICULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Los asuntos que deban ser tratados en las sesiones, serán presentados por el Presidente a los Procuradores Delegados para su conocimiento y estudio, en la siguiente forma:
1. Lectura y aprobación del acta de la sesión anterior.
2. Asuntos disciplinarios o de cualquier otra naturaleza que deban ser conocidos o decididos.
3. Proyecto de decisiones a tomarse por la Sala.
4. Lo que propongan el otro u otros Procuradores Delegados.
ARTICULO 8o. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Cuando en una sesión no se hubiere agotado el orden del día señalado para ella, en la siguiente sesión, después de la consideración del acta anterior y de los asuntos urgentes, se incluirán en primer término los puntos que quedaron pendientes.
ARTICULO 9o. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> El orden del día sólo podrá ser alterado cuando la proposición obtenga el voto unánime de los asistentes.
ARTICULO 10. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Se abrirá la sesión tan pronto exista quórum. Leído el Orden del Día, se considerará el acta de la sesión anterior.
ARTICULO 11. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Los Procuradores Delegados tendrán la mayor amplitud para intervenir en las deliberaciones. El Presidente podrá limitar el número de intervenciones a dos para cada uno, y a diez minutos para cada intervención.
ARTICULO 12. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> El texto de los proyectos o de informes especiales, se entregará a cada uno de los Procuradores Delegados antes de la sesión, con no menos de dos días hábiles de antelación. Durante este lapso el expediente estará a su disposición para consulta.
DEL DEBATE Y TOMA DE DECISIONES
ARTICULO 13. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> El estudio de los procesos en Sala estará sujeto a las siguientes reglas:
a) El autor del proyecto por discutirse lo leerá y si lo desea, hará además resumen y explicación oral de su contenido;
b) Los Procuradores Delegados expondrán oralmente o leerán las razones de su opinión;
c) El Presidente concederá la palabra por turno riguroso a quienes deseen presentar sus observaciones;
d) Se entenderá agotado el debate cuando oídos los que quieran intervenir, y anunciado por el Presidente que va a cerrarse la discusión, ningún Procurador pide la palabra para continuarla. En este caso el Presidente la declarará cerrada;
e) Terminado el debate, se realizará la votación, primero sobre la parte resolutiva y después sobre la motiva.
Tanto la parte resolutiva como la motiva, requerirán para su aprobación el voto unánime de los Miembros de la Sala, cuando sea Dual;
f) Las votaciones serán nominales.
En las votaciones nominales el Secretario llamará a lista y cada Procurador Delegado, al ser nombrado, expresará su voto diciendo únicamente sí o no, según sea su voluntad. El resultado se publicará en el acta.
Abierta la votación, le está prohibido a los Procuradores Delegados abandonar el salón de sesiones, salvo autorización de la Sala;
g) Si se decide que se vote la suficiente ilustración, así se hará, salvo que uno o más Procuradores Delegados soliciten el proceso para estudiar el asunto con más detenimiento, caso en el cual la Sala podrá conceder dos días hábiles a cada uno, pudiéndose enviar el expediente a su despacho si así lo permite el término legal para decidir;
h) Obtenida la mayoría requerida, el proyecto se considerará aprobado. Cada Procurador Delegado que salve o aclare el voto, tendrá dos días hábiles de plazo para firmar y entregar el respectivo salvamento o aclaración, pero el incumplimiento de este término no impide la notificación de la providencia y la continuación del trámite.
PARAGRAFO. El Procurador Delegado cuya ponencia haya sido derrotada podrá presentar esta como su salvamento de voto;
i) Si el proyecto presentado en Sala Dual no obtiene la votación unánime, el proceso pasará al Procurador Primero Delegado ante el Consejo de Estado para su estudio. Si su criterio coincide con la ponencia se aprobará por mayoría. Al disidente se le concederá un plazo de dos días hábiles para que presente su escrito de salvamento o aclaración. En caso de que su criterio se aparte de la ponencia, la redactará el otro Procurador Delegado miembro permanente de la Sala.
j) Cuando el proyecto no aprobado corresponda a una decisión de trámite o preparatoria, o lo dispuesto por la Sala sea la continuación del trámite, contrario a lo que se proponga en la ponencia, una vez formalizada ésta, el proceso regresará al ponente inicial para que continúe con su diligenciamiento, salvo que la mayoría adopte otra decisión;
k) Las deliberaciones de la Sala son reservadas. Se celebrarán con la asistencia de los Procuradores Delegados y el Secretario, a menos que la Sala considere conveniente que éste se retire del recinto.
El Procurador General o el Viceprocurador General podrán concurrir a las reuniones de la Sala con voz pero sin voto, cuando lo estimen necesario.
Cuando se divulgue el texto del proyecto antes de ser firmado, el Presidente iniciará la correspondiente investigación disciplinaria;
l) De lo resuelto en cada sesión, el Secretario de la Sala levantará el acta en la cual especificará los asistentes, registrará los distintos asuntos tratados, procurando que refleje el orden y las circunstancias en que transcurrió la deliberación, con clara pormenorización de las decisiones mayoritarias, los salvamentos y aclaraciones de voto y las constancias que se hubieran presentado, y a ella se agregarán las exposiciones de los Procuradores Delegados que las entreguen a la Secretaría, a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes.
El acta será leída por el Secretario en la sesión, siguiente y aprobada en ella, con las observaciones y correcciones del caso. Una vez aprobada, el acta será firmada por el Presidente y el Secretario de la Sala.
Las actas se numerarán y recopilarán en estricto orden cronológico en un libro cuya custodia y buen manejo será de la responsabilidad del Secretario de la Sala.
ARTICULO 14. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> A la terminación de la Sala, los Procuradores Delegados Miembros de la Sala Disciplinaria, firmarán las decisiones que hayan sido aprobadas.
ARTICULO 15. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> En la misma reunión los Procuradores ponentes harán entrega a la Secretaría de la Sala de los procesos originales, el original de la decisión o fallo y una copia del mismo, debidamente firmadas por todos los Miembros. La Secretaría a más tardar al día siguiente, enviará al Procurador disidente el proceso original para que en el término improrrogable de dos (2) días, consigne su salvamento o aclaración de voto.
ARTICULO 16. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Los proyectos aceptados por la Sala, a los cuales haya de hacérseles cambios considerables de forma, deberán ser presentados nuevamente por el Procurador Ponente para su aprobación.
ARTICULO 17. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> El fallo tendrá la fecha en que se adopte.
DEL REPARTO
ARTICULO 18. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> El Procurador Delegado a quien se reparte un asunto se denomina Ponente, y a él corresponde sustentar los proyectos de fallo y de cualquier otra decisión que deba proferir la Sala, y dictar los autos de simple trámite y demás decisiones que se indiquen en los respectivos estatutos de procedimiento.
Corresponde al Procurador Delegado Ponente la designación y posesión de las personas que deban intervenir ocasionalmente en el proceso como auxiliares de la justicia o asesores especializados.
El Procurador Delegado designado por el Procurador General para reemplazar por impedimento, recusación o encargo al Procurador Ponente, hará las veces del reemplazado. Cuando fueren reemplazados por las mismas circunstancias todos los miembros de la Sala, el Ponente será uno de aquellos escogido entre ellos a la suerte.
ARTICULO 19. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> El reparto se hará siempre al azar, y podrá realizarse en forma manual o sistematizada. Se hará con la frecuencia que determine la Presidencia de la Sala, y por lo menos una vez a la semana.
Se hará por grupos, así:
- Procesos disciplinarios por faltas relacionadas con la vigilancia administrativa.
- Procesos disciplinarios contra servidores públicos de la Rama Judicial y
- Policía Judicial.
- Procesos disciplinarios contra Miembros de la Fuerza Pública.
- Procesos disciplinarios por violación de Derechos Humanos.
- Procesos disciplinarios por violación al régimen Presupuestal y Contractual Estatal.
- Procesos disciplinarios adelantados contra servidores públicos de la Procuraduría General.
- Conflictos de Competencia.
- Resolución de Impedimentos y Recusaciones.
- Otras materias.
Entre los procesos disciplinarios se crearán subgrupos, atendiendo la instancia en que se conocen, por apelación o en consulta. El Presidente podrá crear otros subgrupos, para clasificar en ellos procesos especiales que lleguen a la Sala.
ARTICULO 20. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Cuando a un Procurador Delegado le corresponde presentar proyecto por razón de impedimento o recusación del Procurador a quien le hubiere correspondido en reparto, o porque el proyecto presentado por otro Procurador no hubiere obtenido unanimidad en la votación, tendrá derecho a que le sea abonado tal proceso en el reparto inmediatamente siguiente.
ARTICULO 21. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Los procesos que hayan tenido algún trámite en la Sala, no serán repartidos nuevamente sino adjudicados al Procurador que conoció inicialmente como ponente de las diligencias y se le abonarán en el siguiente reparto.
ARTICULO 22. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> El Procurador Ponente podrá adelantar la instrucción de los procesos personalmente cuando así lo determine el Procurador General o a través de los abogados adscritos a su Despacho.
Podrá comisionar para la práctica de pruebas cuando fuere procedente.
DEL APOYO OPERATIVO DE LA SALA
DEL SECRETARIO Y EMPLEADOS ADMINISTRATIVOS
ARTICULO 23. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Son deberes y funciones del Secretario de la Sala:
1. Efectuar con el Presidente el reparto de los procesos.
2. Redactar las actas de las sesiones.
3. Llevar el archivo de los asuntos que lleguen a Sala, y velar por su trámite oportuno, efectuando las notificaciones, traslados, fijaciones y demás actuaciones inherentes al trámite secretarial.
4. Guardar absoluta reserva sobre las deliberaciones y decisiones de la Sala y velar porque los demás empleados también cumplan con esta obligación.
5. Citar a los Miembros de la Sala para las sesiones.
6. Redactar la correspondencia y documentos de trámite de la Secretaría.
7. Llevar los libros de la Secretaría y velar porque las anotaciones se hagan en ellos en la forma y oportunidad debidas.
8. Preparar la autenticación de las fotocopias de los documentos expedidos por la Sala, o que reposen en el archivo de la Secretaría, o de aquellos que ordena compulsar la Sala y de los documentos pertinentes para la conformación del cuaderno de copias.
9. Distribuir el trabajo de la Secretaría entre los empleados de la misma, en la forma que lo considere conveniente.
10. Llevar el registro de proyectos de fallo y distribuir oportunamente las copias entre los Abogados Adscritos.
11. Distribuir y entregar formalmente los documentos y expedientes ya registrados a los empleados a quienes corresponda el trámite posterior, y las copias de los salvamentos y aclaraciones de voto en los Despachos de los Miembros de la Sala.
12. Atender con cortesía, eficacia y prontitud, a los Despachos de los Procuradores Delegados y al público.
13. Informar a las entidades y personas que así lo soliciten, las actividades realizadas en la Sala, previa autorización del Presidente.
14. Responder de manera inmediata y eficaz y por el medio más expedito, las solicitudes de información y en procura de pruebas, impetradas por otras dependencias o Entidades, relacionadas con Acciones de Tutela, derechos de petición, etc., controlando estrictamente el recibo y envío de la correspondencia respectiva.
15. Recibir, analizar y contestar la correspondencia de su dependencia, y procurar su pronto y adecuado trámite.
16. Responder por los muebles y equipos de oficina de la Secretaría, llevar el control de los elementos devolutivos que sean entregados a los empleados, incluirlos en los respectivos inventarios, dar cuenta de estos a la Oficina de Inventarios y velar por su entrega oportuna cuando sea del caso.
17. Preparar la expedición de los paz y salvos a los empleados que se retiren del servicio, respecto de: los materiales y suministros devolutivos así como los expedientes a su cargo, debidamente inventariados con indicación de numero de cuadernos y folios y el último trámite realizado a cada uno.
18. Lo anterior se efectuará mediante elaboración del Acta respectiva, con el apoyo de la División de Registro y Control y de la Sección de Inventarios.
19. Informar a la División de Nómina y Registro lo correspondiente a incapacidades, permisos, licencias, compensatorios, viáticos y todo lo demás relacionado con novedades del personal de la Sala, o de los Despachos de los Procuradores, de conformidad con la Ley y los reglamentos.
20. Revisar la prenómina e informar a la División de Nómina y Registro sobre cualquier novedad o irregularidad que advierta sobre la misma antes de su certificación.
21. Mantener informados a los funcionarios y empleados de la Sala de las novedades laborales, y las de carácter administrativo interno que los afecte o beneficie directamente, con indicación de las normas legales, reglamentarias o actos administrativos respectivos.
22. Enviar a la Relatoría de la Procuraduría, copia de las decisiones adoptadas en la Sala, una vez firmadas por los Miembros de la misma, relacionando debidamente cada envío que se haga y velando por mantener actualizada a dicha Dependencia en todo lo pertinente.
23. Mantener completamente actualizadas (con todos los salvamentos y aclaraciones de votos que correspondan), y en orden, las actas de la Sala. Elaborar el índice respectivo y prepararlo para su empaste.
24. A cargo del Secretario habrá una relatoría interna, para la información de la Sala y de sus empleados. Los libros y documentos podrán consultarse fuera de las oficinas de la misma, dejando los Procuradores Delegados recibo firmado por ellos o por los abogados adscritos. El recibo se cancelará cuando el documento sea devuelto.
25. Establecer el sistema de préstamo de documentos y expedientes del Archivo, para garantizar eficiencia y agilidad en éste, así como la guarda, custodia y responsabilidad sobre los mismos.
26. Mantener al día la información sobre vigencia de Leyes y Decretos, jurisprudencia y el Boletín Informativo publicado por la Biblioteca de la Entidad, en coordinación con el Secretario Grado 09.
27. Elaborar los inventarios y cuadros estadísticos que correspondan a la Secretaría.
28. Resolver los asuntos sometidos a su consideración dentro de los términos previstos en la ley, y con sujeción a los principios y garantías que orientan el ejercicio de la función de la Procuraduría.
29. Recibir los procesos procedentes de los Despachos de los Procuradores cuya ponencia haya sido aprobada en Sala, y aquellos en que exista salvamento o aclaración de voto, dejando constancia en cada expediente e informando al encargado del sistema, de la fecha y hora de recibo, lo cual avalará con su firma.
30. Preparar la entrega de expedientes, agrupándolos según el trámite a seguir y entregándolos al empleado encargado de cada labor específica, elaborando un oficio de entrega, del cual destinará una copia para alimentar el sistema.
31. Responder adecuada y oportunamente las consultas formuladas sobre el trámite de los procesos, por otras dependencias o por personas ajenas a la Procuraduría.
32. Preparar las notas de paso a la Sala de los procesos en los cuales se haya cumplido el auto que ordena pruebas o comisiones, verificando la evacuación total de sus correspondientes respuestas, dentro de los términos establecidos, e informando a los Miembros los motivos de cualquier incumplimiento u omisión.
33. Recibir los procesos provenientes de las dependencias comisionadas, los cuales repartirá entre los empleados encargados de continuar su trámite mediante oficio con copia para el encargado del sistema.
34. Observar que las tareas asignadas a cada uno de los empleados de la Secretaría, se cumplan a cabalidad, e informar de inmediato por escrito al Presidente, si advierte mora o alguna irregularidad en el trámite de los procesos.
35. Llamar la atención a los empleados de la Secretaría por las faltas menores, y poner en conocimiento del Presidente, aquellas que ameriten investigación disciplinaria.
36. Llevar el control estricto de términos procesales en los expedientes puestos a consideración de la Sala, y vigilar su discurrir oportuno, rindiendo los informes necesarios sobre esta labor.
37. Procurar la actualización de datos del sistema, relacionados con los procesos y que sean necesarios para el desempeño de su función, para lo cual deberá suministrar con la debida anticipación, la información respecto de la cual se requieran ajustes al encargado de alimentar el sistema.
38. Presentar cualquier otro informe periódico que le sea solicitado.
39. Las demás que le señale la ley y el reglamento.
DEL PERSONAL ADSCRITO A LOS DESPACHOS DE LOS PROCURADORES DELEGADOS
ARTICULO 24. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Los empleados de los Despachos de los Procuradores Delegados Miembros de la Sala serán nombrados por el Procurador General de la planta global.
Corresponde al respectivo Procurador Delegado:
1. Velar porque los empleados de su Despacho desempeñen cumplidamente sus funciones.
2. Conceder los permisos legales.
ARTICULO 25. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Los abogados adscritos al Despacho del Procurador Delegado tendrán las siguientes funciones:
a) Colaborar en la sustanciación y trámite de los procesos a cargo del respectivo Procurador Delegado;
b) Elaborar informes o estudios sobre la legislación, la jurisprudencia y la doctrina aplicables a los casos concretos sometidos a decisión del respectivo Procurador;
c) Preparar anteproyectos de decisiones;
d) Cumplir las comisiones que le confiera el Procurador Delegado;
e) Practicar las pruebas que se estimen necesarias y procedentes, para lo cual se les comisione por el Procurador respectivo;
f) Posesionar, por delegación del Procurador Delegado a las personas que hayan sido designadas para intervenir como auxiliares en los procesos;
g) Todas las demás relacionadas con el trabajo del Despacho que determine el respectivo Procurador Delegado.
ARTICULO 26. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Corresponde al oficinista grado 06 adscrito al Despacho del Procurador Delegado las siguientes funciones:
1. Llevar y traer los expedientes, las providencias para firmas y toda la correspondencia que se tramite entre la Secretaría y el Despacho del Procurador Ponente. Para el efecto deberá llevar en debida forma el libro respectivo, haciendo la entrega de expedientes y documentos previa revisión sobre la exactitud de cuadernos y folios, convalidando esta tarea con su firma.
2. Llevar al día el libro de movimiento de procesos repartidos al Procurador Delegado, con indicación de las fechas de entrada, sustanciación y salida de los mismos.
3. Elaborar mensualmente la estadística del movimiento y estado de los asuntos del Despacho.
4. Formar y ordenar el archivo del Despacho del Procurador Delegado, y llevar el inventario de muebles, libros, enseres y útiles, todo lo cual estará bajo su custodia.
5. Transcribir los fallos, autos informes y demás documentos que les entreguen para el efecto el Procurador Delegado o los abogados adscritos.
6. Los proyectos aprobados y que no contengan errores se pasarán a firmas de los Procuradores, los demás se devolverán a los despachos de origen, con las constancias respectivas.
7. Obtenida la última firma, de cuya fecha se dejará constancia en el expediente, se deberá preparar la entrega de los Expedientes al Secretario de la Sala, la cual se efectuará a más tardar al día siguiente, así como el protocolo respectivo, debidamente relacionado.
8. Se le dará trámite inmediato a las providencias de las providencias de los procesos correspondientes a incompetencias o impedimentos.
9. Presentar los informes periódicos que le sean solicitados.
10. Colaborar en la transcripción de textos de proyectos que le asignen los Procuradores Delegados.
11. Las demás que le señale el Procurador General.
DEL PERSONAL ADSCRITO A LA SECRETARÍA
ARTICULO 27. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Son funciones del Secretario Grado 09:
1. Preparar y elaborar lo relacionado con el reparto de expedientes, para lo cual cumplirá las siguientes actividades:
1.1. Radicar el proceso en el sistema asignándole número.
1.2. Clasificar el proceso objeto de reparto en el grupo que le corresponda, atendiendo a la naturaleza del mismo.
1.3. Efectuar antes de cada reparto, las novedades causadas, abonos, adjudicaciones o compensaciones correspondientes a cada Procurador Delegado.
1.4. Alimentar el sistema en lo relacionado con la radicación de los procesos, teniendo en cuenta correcciones o modificaciones en los datos inicialmente registrados, o nuevos datos.
1.5. Inspeccionar mensualmente el estado de los procesos correspondientes al Despacho de cada Procurador Delegado, con el fin de constatar que sus trámites se encuentren dentro de los términos legales, presentando relación detallada al respecto.
1.6. Suministrar los informes solicitados por el Secretario, respecto de los procesos que cursen o hayan cursado en la Sala.
1.7. Presentar en forma oportuna los informes, estadísticas y reportes que periódica u ocasionalmente le sean requeridos, sobre cualquier gestión especial que se haya desarrollado en la Sala.
1.8. Elaborar estadística mensual con destino a la Presidencia de la Sala, sobre los procesos fallados y los que se encuentran en trámite.
2. Registrar en el sistema, las siguientes actuaciones que se surtan en los expedientes:
2.1. Los alegatos, memoriales, documentos probatorios, peticiones y oficios varios relacionados con los procesos y despachos comisorios diligenciados.
2.2. Las decisiones de trámite o previas al fallo, anotando la fecha y número del acta en que fueron aprobadas, y reseñando en forma precisa lo contenido o resuelto en el auto correspondiente, con indicación del número del cuaderno y folio donde obre.
2.3. Los proyectos de providencias que se emitan en los respectivos Despachos, dejando constancia en el sistema de la fecha y pormenores de dicho documento.
2.4. Las providencias aprobadas por la Sala, con anotación de la fecha, número de sesión y la decisión respectiva. Además los salvamentos y aclaraciones de voto.
2.5. Incorporar la información que se considere necesaria, con el fin de mantener actualizada la base de datos de la Sala.
3. Llevar a cabo el registro de decisiones y novedades en el Programa GEDIS, así:
3.1. Mantener actualizada la información, haciéndola lo más entendible posible.
3.2. Controlar términos y vencimientos.
3.3. Comunicar al Secretario, sobre las inconsistencias que advierta en la información registrada anteriormente en el GEDIS, ocasionadas por otras dependencias.
3.4. Realizar las correcciones necesarias a los registros y asientos anteriores, que sean ordenadas en forma expresa y escrita por el Secretario de la Sala.
3.5. Verificar ante la División de Registro y Control el registro oportuno de la sanción impuesta por la Sala, para lo cual solicitará la respectiva constancia de antecedentes disciplinarios, la cual será anexada al expediente.
3.6. Preparar e imprimir los listados del GEDIS que sean solicitados.
4. Verificar el recibo de las respuestas a las comunicaciones libradas y el cumplimiento de las comisiones dentro del término fijado, registrando lo pertinente en el sistema. Cuando advierta su incumplimiento, comunicará por escrito al Secretario de la Sala.
ARTICULO 28. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> Son funciones del Sustanciador Grado 11:
1. Preparar la entrega de los expedientes a los Procuradores Delegados con sus correspondientes notas. Previamente debe informar al Secretario Grado 09 el trámite adelantado, para que se incorpore en la historia de cada proceso en el sistema, en los siguientes casos:
1.1. Después de efectuada la correspondiente notificación con la constancia de ejecutoria del auto respectivo.
1.2. Cumplimiento de los autos de trámite.
1.3. Registro de los proyectos negados.
1.4. Fecha de entrada y salida de las diligencias para estudio de cada Procurador Delegado.
1.5. Decisión adoptada cuando se interponen recursos, nulidades o resolución de peticiones relacionadas con los procesos.
1.6. Registro de los salvamentos y aclaraciones de voto.
2. Elaborar los oficios de paso de los expedientes a los Despachos o a la Sala, anexando las constancias que se requieran en los Autos, organizando los cuadernos y folios, e informando inmediatamente al Secretario sobre cualquier anomalía o inconsistencia que advierta en los mismos.
2.1. Agrupar los expedientes por Despacho y remitirlos con el citador encargado de tal función o quien en su ausencia haga sus veces.
2.2. Preparar el auto de trámite de los alegatos y escritos recibidos relacionados con los procesos que se tramitan en la Sala y que no reposan en la Secretaría.
2.3. Elaborar y realizar las diligencias de notificaciones personales o por edicto, con cumplimiento estricto de los términos legales, registrando el vencimiento o suspensión del término de ejecutoria. Efectuado lo anterior lo comunicará al encargado del sistema.
2.4. Elaborar los telegramas y comunicaciones que se requieran.
2.5. Fijar y desfijar los edictos, dejando constancia expresa en el expediente.
2.6. Ejecutoriadas las providencias proferidas por la Sala, agrupar los expedientes según el trámite consiguiente y preparar la entrega de los mismos a quien corresponda.
2.7. Proyectar el Despacho Comisorio para notificar las decisiones de mérito a los empleados públicos de la Procuraduría, por la comisión de faltas disciplinarias.
2.8. Revisar los procesos que se le asignen y elaborar el proyecto de auto de trámite que corresponda.
2.9. Velar porque en el cuaderno de copias obren las fotocopias de todos los documentos que reposan en el cuaderno original. Para el efecto los documentos únicos que advierta hagan falta en el de copias, serán fotocopiados y agregados, y si fuere necesario autenticados por el Secretario.
2.10. En los casos de acumulación o agregación de procesos, realizar el trámite pertinente y dejar en cada expediente la respectiva constancia e informar al encargado del sistema sobre esta novedad.
2.11. Confrontar que la información contenida en los oficios remisorios o que se reciban tratándose de expedientes sean coincidentes, comunicando al Secretario de la Sala cualquier inconsistencia que se advierta.
2.12. Verificar que las providencias estén aprobadas, constatando con la respectiva Acta de Sala. Además, que no adolezcan de errores en la conformación de las mismas.
2.13. Consolidar el reparto agregando las constancias sobre la existencia de otros procesos o antecedentes que cursen contra el mismo implicado o funcionario.
2.14. Verificar el número de cuadernos y folios, dejando constancia expresa en cada expediente cuando estos no correspondan a los anunciados, o no pertenezcan al proceso; o de cualquier otra irregularidad que se advierta, informando de ello al Secretario y al encargado del sistema en forma inmediata.
2.15. Preparar los oficios reiterando los no respondidos y los Despachos comisorios no diligenciados, en la fecha fijada para tal fin.
2.16. Conservar, organizar y custodiar los expedientes con fallo y los que se encuentren en Secretaría para práctica de pruebas, según el Magistrado Ponente y por grupos.
2.17. Anexar a cada expediente los documentos allegados para el mismo, con la respectiva nota secretarial, de la cual extenderá una copia para su registro en el sistema.
2.18. Anexar a los expedientes los Despachos Comisorios ya diligenciados, consignando la respectiva constancia en el proceso e informando al encargado del sistema.
2.19. Llevar a cabo los trámites necesarios para dar cumplimiento a los autos en los cuales se ordene la práctica de pruebas, librando los oficios correspondientes dentro del término fijado para el efecto, y elaborando los Despachos Comisorios ordenados, en la fecha fijada para tal fin.
2.20. Procurar la actualización de datos en el sistema relacionados con los procesos, y que sean necesarios para el desempeño de su función, suministrando con la debida anticipación la información que amerite ajustes, al encargado del sistema.
2.21. Presentar los informes periódicos que le sean solicitados.
ARTICULO 29. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> El Oficinista Grado 06 tiene las siguientes funciones:
1. Tomar dictados, redactar oficios, memorandos, correspondencia, circulares, constancias varias y demás documentos encomendados, transcribirlos en el computador y entregarlos oportunamente, además, las diferentes comunicaciones que se deriven de los asuntos administrativos aprobados en las sesiones de Sala y los de Secretaría.
2. Apoyar al Secretario de la Sala en su labor cotidiana, cerciorándose del cumplimiento de su agenda.
3. Entregar al citador la correspondencia y expedientes que deben ser enviados, llevando un estricto control de su despacho oportuno a través del correo, o en su defecto verificar la entrega personal, informando al Secretario, de cualquier irregularidad que advierta en el trámite de la misma.
4. Recibir y radicar los memoriales que presenten las partes con destino a los procesos y entregarlos al sustanciador para lo de su cargo.
5. Permitir al disciplinado o a su apoderado la consulta personal de las diligencias disciplinarias, previa autorización del Secretario de la Sala y en el recinto de la misma.
6. Recibir, radicar y distribuir diariamente la correspondencia que reciba de dicha Sección, tanto para los Despachos de los Procuradores Delegados, como para la Secretaría, anotando fecha, número de oficio remisorio, número de expediente y procedencia y cantidad de folios y cuadernos y cualquier inconsistencia advertida, lo mismo se hará en la copia que se devuelve a quien entrega.
7. Clasificar la correspondencia perteneciente a Secretaría de conformidad con el trámite que debe dársele, esto es alegatos, pruebas, expedientes, peticiones varias, comunicaciones de otra índole, etc., distribuirla entre los sustanciadores y empleados encargados de su diligenciamiento, haciendo entrega al Secretario de aquellos documentos sobre los cuales se pueda confundir su reparto.
8. Hacer entrega inmediata, previa radicación, de los Derechos de Petición o solicitudes de documentos provenientes de los Despachos Judiciales que tramiten Acciones de Tutela.
9. Verificar diariamente con el Citador el envío de la correspondencia.
10. Organizar y mantener actualizada la información y los archivos correspondientes a la correspondencia. Esto comprende todas las planillas y reportes diseñados para tales efectos.
11. Hacer entrega, debidamente relacionados al encargado del archivo, de todos los documentos que deban someterse a archivo.
12. Advertir al Secretario sobre la correspondencia que presenta mora en su trámite y las peticiones que no han sido respondidas.
13. Apoyar al encargado del sistema en la organización de los expedientes por repartir.
14. Transcribir las comunicaciones derivadas de las decisiones adoptadas.
15. Elaborar las convocatorias a Sala y verificar la oportuna entrega de éstas a cada uno de los Procuradores Delegados.
16. Apoyar al Secretario durante las sesiones de la Sala en todo lo atinente a las diferentes diligencias y trámites derivados del desarrollo de la misma.
17. Transcribir semanalmente los proyectos de Actas de Sala, de conformidad con las instrucciones impartidas por el Secretario, verificando la exactitud de los datos contenidos en las mismas, y distribuir copias a los Miembros de la Sala.
18. Imprimir las Actas aprobadas con las debidas correcciones, pasarlas a firmas y llevarlas debidamente legajadas.
19. Organizar locativamente el recinto de la Sala para la celebración de sus sesiones y disponer la documentación necesaria para la actividad del Secretario en la Sala.
20. Elaborar la correspondencia relacionada con las decisiones disciplinarias, información acerca de las sanciones, remisión de procesos, etc.
21. Recibir de los funcionarios y empleados de la Sala las solicitudes de elementos y papelería y realizar los trámites pertinentes.
22. Suministrar al encargado del sistema la información que requiera para la actualización de la misma.
23. Presentar oportunamente los informes y estadísticas que le sean solicitados.
ARTICULO 30. <Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 103 de 2017> El citador, son funciones del Citador grado 04:
1. Tramitar la notificación de las decisiones y sus traslados, ya sea en forma personal o por comisionado, observando las normas procedimentales.
2. Elaborar las constancias respectivas cuando no es posible la notificación personal y entregarlas al sustanciador.
3. Recibir diariamente de los funcionarios y empleados de la Sala, la correspondencia a enviar, registrarla en las planillas y entregarla personalmente en la Sección de Correspondencia.
4. Elaborar la planilla de los expedientes que se remiten por correo y efectuar su entrega, organizándolos metódicamente y ejerciendo sobre ellos un control juicioso y diligente que garantice su envío oportuno y correcto a los Despachos a donde se dirigen.
5. Informar oportunamente al Secretario, de las inconsistencias, irregularidades o inconvenientes advertidos, relacionados con la función a su cargo.
6. Llevar y traer la correspondencia de entrega personal que se le encomiende, y realizar las gestiones que se le ordenen a este respecto.
7. Recibir minuciosamente de los agentes encargados, la prensa y demás publicaciones con destino a los diferentes Despachos, y entregarlos a los mismos, acusando recibo de la completa entrega de folletos, suplementos, fascículos y revistas adjuntas.
8. Entregar oportunamente, con el reporte respectivo, los expedientes y la correspondencia que le sea encomendada, a las diferentes dependencias de la Procuraduría a donde se remitan.
9. Reclamar en el C.A.P. los certificados de antecedentes disciplinarios solicitados por la Secretaría con destino a los procesos.
10. Organizar por grupos y por años el archivo de la Sala.
11. Entregar oportunamente las fotocopias de los documentos y expedientes que le soliciten la Secretaría de la Sala o los Despachos de los Procuradores Delegados y demás información que se le requiera.
12. Ordenar, clasificar y legajar diariamente en las carpetas, fólderes y cajas correspondientes, debidamente distribuidos en los anaqueles dispuestos para tales efectos, los documentos y expedientes suministrados para archivar, como correspondencia recibida y despachada con atención a los consecutivos respectivos, copia de las providencias, de registros de proyectos, listados de actuaciones, copias de estadísticas, edictos, oficios varios y todo lo atinente a la historia de la Sala.
13. Archivar en estricto orden consecutivo las copias de los oficios enviados, con sus correspondientes sellos o firmas de recibo.
14. Ajustar el desarrollo de las funciones anteriores a los lineamientos trazados por la Sección de Archivo General de la Procuraduría, con la coordinación del Secretario.
15. Velar por la debida conservación y optima presentación y estética de los libros, expedientes y documentos en archivo.
16. Colaborar con el Sustanciador en la organización rigurosa de los expedientes que se encuentren en trámite de notificación y ejecutoria.
17. Poner a disposición, previa autorización del Secretario de la Sala, los expedientes archivados que sean requeridos para consulta de Control Interno o de la Veeduría.
18. Registrar en el libro correspondiente y comunicar al encargado del sistema, la salida, remisión y archivo de los procesos en los siguientes casos:
18.1. Procesos fallados en segunda instancia.
18.2. Archivos definitivos.
18.3. Colisiones de competencia.
18.4. Asuntos que por competencia corresponden a otras dependencias o Entidades.
19. Velar por el buen mantenimiento, manejo y conservación de los equipos de fotocopiado que están bajo su exclusiva responsabilidad y uso, acogiendo con diligencia y cuidado, las recomendaciones hechas por los técnicos en la materia.
20. Presentar los informes periódicos que le sean solicitados.
ARTICULO 31. Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Dada, a 4 de marzo de 2000.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE.
El Procurador General de la Nación, (E.),
LUIS EDUARDO MONTEALEGRE LYNETT.