RESOLUCIÓN 4497 DE 2012
(diciembre 28)
Diario Oficial No. 48.660 de 31 de diciembre de 2012
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
Por la cual se reglamentan las especificaciones técnicas y de seguridad que deben cumplir las Entidades Promotoras de Salud para adelantar la consulta de las bases de datos que les permita acreditar la condición de estudiante de los beneficiarios de un cotizante, mayores de 18 años y menores de 25.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial, las conferidas en el artículo 2o del Decreto número 2685 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 119 del Decreto-ley 019 de 2012 dispuso que a partir del 1o de enero de 2013, la acreditación de los beneficiarios de un cotizante, mayores de 18 años y menores de 25, que sean estudiantes con dedicación exclusiva a esta actividad, se verificará por la Entidad Promotora de Salud a través de bases de datos disponibles que indique para el efecto el Ministerio de Salud y Protección Social, sin requerir la acreditación del certificado de estudios respectivo de cada entidad de educación.
Que el citado artículo se reglamentó mediante el Decreto número 2685 de 2012, en cuyo artículo 2o se dispuso que el Ministerio de Salud y Protección Social reglamentará las especificaciones técnicas y de seguridad, que deben cumplir las Entidades Promotoras de Salud para adelantar la consulta de las bases de datos dispuestas para acreditar la condición de estudiante de los beneficiarios de un cotizante, mayores de 18 años y menores de 25.
Que en aras de facilitar la consulta en línea del Sistema de Información de este Ministerio por parte de las diferentes entidades que en el marco de sus facultades deben verificar la escolaridad de los beneficiarios de un cotizante, mayores de 18 años y menores de 25, se hace necesario determinar las especificaciones técnicas y de seguridad a las que deberá sujetarse dicha consulta.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto determinar las especificaciones técnicas y de seguridad para la consulta en línea del Sistema de Información del Ministerio de Salud y Protección Social por parte de las entidades promotoras de salud, para adelantar la consulta de las bases de datos que les permita acreditar la condición de estudiante de los beneficiarios de un cotizante, mayores de 18 años y menores de 25.
ARTÍCULO 2o. MODALIDADES DE CONSULTA EN LÍNEA. Las Entidades Promotoras de Salud podrán acreditar la escolaridad de un beneficiario de forma individual o masiva, así:
1. En forma individual, registro a registro, a través de la consulta en línea vía Internet, que dispondrá el Ministerio de Salud y Protección Social en la página web www.minsalud.gov.co 
Sistema de Información 
RUAF 
Escolaridad 
Consulta Individual
2. En forma masiva (múltiples registros), a través del sistema de información de este Ministerio, siguiendo los pasos que se describen en el artículo siguiente.
ARTÍCULO 3o. TRÁMITE PARA CONSULTA MASIVA DE INFORMACIÓN. Para realizar la consulta de múltiples registros y por tanto, efectuar la acreditación de la escolaridad de varios beneficiarios, se seguirá el siguiente trámite:
1. El representante legal de la Entidad Promotora de Salud deberá solicitar la creación de un usuario, enviando al correo electrónico escolaridad@minsalud.gov.co, un mensaje que contenga la siguiente información:
a) Datos de la entidad solicitante: Tipo y número de identificación, nombre y razón social, teléfono de contacto, dirección, municipio y departamento donde está ubicada la correspondiente entidad.
b) Datos del representante legal de la entidad solicitante: Tipo y número de identificación, nombre completo y correo electrónico institucional.
c) Datos de la persona que administrará el usuario creado en el sistema: Tipo y número de identificación, nombre completo y correo electrónico institucional.
El Ministerio de Salud y Protección Social deberá dar respuesta a dicha petición en un plazo máximo de dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de su presentación, asignando el usuario y la clave respectiva, con la cual se podrá ingresar al aplicativo denominado CDA Consultas (el cual incluye consulta de escolaridad y de supervivencia) para realizar la validación del archivo de consulta y la transmisión del mismo a esta entidad.
2. La entidad deberá descargar el aplicativo de Cargue y Descargue de Archivos (CDA Consultas) y el manual del usuario e instalación, ingresando a la página web del Ministerio de Salud y Protección Social www.minsalud.gov.co 
Sistema de Información 
RUAF 
Escolaridad. La aplicación deberá ser instalada y usada por la entidad siguiendo las instrucciones dadas en el manual del usuario e instalación.
3. Una vez la entidad haya instalado la aplicación de Cargue y Descargue de Archivos (CDA Consultas), podrá hacer uso de ella utilizando el usuario y la clave enviada por el Ministerio de Salud y Protección Social, a fin de validar localmente el archivo con la información a consultar y transmitirlo a este Ministerio.
El archivo de consulta deberá contener las especificaciones técnicas definidas en el numeral 1 del anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y la entidad deberá contar con una firma digital (archivo con extensión .p12), emitida por una entidad certificadora abierta y legalmente autorizada para operar en el país.
4. El resultado de la consulta se entregará en dos (2) archivos de respuesta con las estructuras definidas en los numerales 2.1 y 2.2 del anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, los cuales podrán ser descargados a través de la aplicación de Cargue y Descargue de Archivos (CDA Consultas). Estos archivos serán firmados digitalmente por el Ministerio de Salud y Protección Social.
ARTÍCULO 4o. ORIGEN Y CORRECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE RESPUESTA. El origen de la información contenida en el archivo de respuesta a la consulta masiva corresponde a la información de las bases de datos SNIES, SIMAT y SIET del Ministerio de Educación Nacional, dispuestas por este al Ministerio de Salud y de la Protección Social.
Las inconsistencias de información que sean encontradas en las bases de datos del Ministerio de Educación Nacional deberán ser reportadas por las entidades consultantes al correo electrónico mesadeayuda@tecnologia.mineducacion.gov.co, para que dicho Ministerio realice la gestión ante las Instituciones Educativas que originan los datos para que estas a su vez realicen las correspondientes correcciones.
ARTÍCULO 5o. USO DE LA INFORMACIÓN. La información suministrada por este medio deberá ser utilizada por las entidades solicitantes de forma exclusiva para los fines previstos en el artículo 119 del Decreto-ley 019 de 2012.
ARTÍCULO 6o. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La Oficina de Tecnología de la Información y las Comunicaciones – TIC de este Ministerio o la dependencia que haga sus veces, actualizará el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones al mismo.
ARTÍCULO 7o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase,
Dada en Bogotá, D. C., a 28 de diciembre de 2012.
El Ministro de Salud y Protección Social,
ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.
ANEXO TÉCNICO PARA CONSULTAR DE FORMA MASIVA LA ESCOLARIDAD DE LOS BENEFICIARIOS.
En el presente anexo se definen las estructuras y especificaciones técnicas del archivo de consulta que debe enviar la entidad solicitante y los archivos de respuesta de este Ministerio.
1. Archivo de Consulta
Este archivo contiene los datos que las entidades deberán suministrar a este Ministerio para acreditar la escolaridad de un beneficiario.
La entidad deberá enviar el archivo de consulta de acuerdo con la estructura y especificaciones que a continuación se describen:
1.1. Nombre del archivo de consulta
| Sigla | Valores Permitidos | Longitud |
| Componente | E – Escolaridad | 1 |
| Tipo de archivo | MC - Maestro de Consulta | 2 |
| Código de la entidad | CODIGOENTIDAD | 6 |
| Periodo | AAAAMMDD - Fecha en que fue generado el archivo de consulta | 8 |
Ejemplo:
EMCCODIGOENTIDADAAAAMMDD
El nombre del archivo no debe tener extensión (.txt)
1.1.1 Estructura del archivo de consulta para acreditar la escolaridad de un beneficiario.
El archivo de consulta estará compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo 2) que contienen la información de beneficiarios a consultar.
Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo de la siguiente forma: (,,).
1.1.2 Registro Tipo 1 – registro de control
| Nombre Del Campo | Long | Valor Permitido | Obligatorio |
| Tipo de registro | 1 | 1 | SI |
| Código de la entidad | 6 | Asignado por el Ministerio de Salud y Protección Social | SI |
| Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SI |
| Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD | SI |
| Total de registros relacionados en el archivo | 8 | SI | |
| Nombre del archivo de consulta (Sin extensión .TXT) | 17 | Ver numeral 1.1 Nombre de Archivo de Consulta | SI |
1.1.3 Registro Tipo 2 – registro de detalle
| Nombre Del Campo | Long. | Valor Permitido | Obligatorio |
| Tipo de registro | 1 | 2 | SI |
| Tipo de identificación del beneficiario a consultar | 2 | RC - Registro civil TI - Tarjeta de identidad CC - Cédula de Ciudadanía CE - Cédula de extranjería PA – Pasaporte CD – Carnet Diplomático | SI |
| Número de identificación del beneficiario a consultar | 17 | La longitud depende del tipo de documento | SI |
2. Archivos de Respuesta
Se dispondrá de un archivo comprimido .ZIP que contendrá los dos archivos de respuesta: el archivo de respuesta cuya fuente de información es el Ministerio de Educación Nacional y el archivo de respuesta de los registros no encontrados cuando aplique. Adicional a los archivos se encontrará un archivo .INFO el cual contiene la información de control de los archivos de respuesta e irá firmado digitalmente por parte del Ministerio de Salud y Protección Social.
El nombre del archivo comprimido .ZIP es el mismo del archivo de consulta definido en el numeral 1.1 del presente anexo.
Este archivo contendrá dos (2) archivos de respuesta y un (1) archivo de Información de Control firmado .INFO
- Un (1) archivo de respuesta cuya fuente de información es el Ministerio de Educación Nacional - MEN
- Un (1) archivo de respuesta de los registros no encontrados.
- Un (1) archivo de Información de Control firmado .INFO
La estructura y especificaciones de los archivos se describen a continuación:
2.1. Archivo de respuesta cuya fuente de información es el Ministerio de Educación Nacional - MEN
2.1.1 Nombre del archivo
| Sigla | Valores Permitidos | Longitud |
| Componente | E - Escolaridad | 1 |
| Tipo de archivo | MC - Maestro de Consulta | 2 |
| Código de la entidad | CODIGOENTIDAD | 6 |
| Periodo | AAAAMMDD - Fecha en que fue generado el archivo de consulta | 8 |
| Fuente de la información. | MEN - Fuente Ministerio de Educación Nacional | 7 |
Ejemplo:
EMCCODIGOENTIDADAAAAMMDDMEN
2.1.2 Estructura del archivo de respuesta cuya fuente de información es el Ministerio de Educación Nacional – MEN.
El archivo de respuesta está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1), utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Tipo 2), cuyas respuestas provienen de la información de las bases de datos del Ministerio de Educación Nacional dispuestas por este al Ministerio de Salud y Protección Social.
2.1.2.1 Registro tipo 1 – registro de control
| Nombre Del Campo | Long. | Valor Permitido |
| Tipo de registro | 1 | 1 |
| Código de la entidad | 6 | Asignado por el Ministerio de Salud y de la Protección Social |
| Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD |
| Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD |
| Total de registros relacionados en el archivo de consulta | 8 | |
| Fecha de procesamiento de la información | 10 | AAAA-MM-DD |
| Total de registros relacionados en el archivo de respuesta | 8 | |
| Nombre del archivo de respuesta (Sin extensión .TXT) | 17 | |
2.1.2.2 Registro tipo 2 - respuesta dada por el Ministerio de Educación Nacional.
| Nombre del Campo | Long. | Valor Permitido |
| Tipo de registro | 1 | 2 |
| Tipo de identificación del beneficiario encontrado | 2 | El enviado por la entidad |
| Número de identificación del beneficiario encontrado | 17 | El enviado por la entidad |
| Primer apellido del beneficiario encontrado | 100 | |
| Segundo apellido del beneficiario encontrado | 100 | |
| Primer nombre del beneficiario encontrado | 100 | |
| Segundo nombre del beneficiario encontrado | 100 | |
| Fecha de nacimiento del beneficiario encontrado | 10 | Formato: AAAA-MM-DD |
| Código del establecimiento o institución educativa | 12 | Aplica para los siguientes casos: 1. Código SNIES, para educación superior. 2. Código DANE, para educación básica y media. 3. Código único para educación para el trabajo y desarrollo humano |
| Nombre del establecimiento o institución educativa | 500 | Nombre del establecimiento o institución educativa en la que se encuentra matriculado. |
| Periodo de la matrícula | 7 | Periodo en el que se encuentra matriculado el estudiante Formato: AAAA-S para educación superior donde AAAA es el año y S es el semestre correspondiente.(01 o 02). AAAA para educación básica y media y educación para el trabajo y desarrollo humano solamente se indicará el año. |
| Código del programa | 10 | |
| Nombre del programa | 500 | |
| Nivel de formación | 30 | Educación Básica Educación Media Educación Superior - Tecnólogo - Técnico - Profesional - Especialista - Doctorado - Maestría Educación para el Trabajo - Técnico Laboral - Conocimientos Académicos |
| Código del departamento del establecimiento o institución educativa | 2 | Departamento de ubicación del establecimiento o institución educativa (Divipola) |
| Descripción del departamento del establecimiento o institución educativa | 100 | Departamento de ubicación del establecimiento o institución educativa (Divipola) |
| Código del municipio del establecimiento o institución educativa | 3 | Municipio de ubicación del establecimiento o institución educativa (Divipola) |
| Descripción del municipio del establecimiento o institución educativa | 100 | Municipio de ubicación del establecimiento o institución educativa (Divipola) |
| Fecha de generación de la respuesta | 10 | Formato AAAA-MM-DD |
| Código base de datos origen | 1 | 1. SNIES (educación nivel superior) 2. SIMAT(educación básica y media) 3. SIET (educación para el trabajo y desarrollo humano) |
| Descripción base de datos origen | 10 | |
2.2 Archivo de respuesta de los registros no encontrados
En este archivo van los registros que no fueron encontrados en el Ministerio de Educación Nacional.
2.2.1 Nombre del archivo de respuesta de los registros no encontrados
| Sigla | Valores Permitidos | Longitud |
| Componente | E - Escolaridad | 1 |
| Tipo de archivo | MC - Maestro de Consulta | 2 |
| Código de la entidad | CODIGOENTIDAD | 6 |
| Periodo | AAAAMMDD - Fecha en que fue generado el archivo de consulta | 8 |
| Fuente de la información. | MENNO - Fuente el Ministerio de Educación Nacional, no encontrados | 7 |
Ejemplo:
EMCCODIGOENTIDADAAAAMMDDMENNO
2.2.2 Estructura del archivo de respuesta de los registros no encontrados
El archivo de respuesta de los registros no encontrados estará compuesto por un único registro de control (Tipo 1), utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (Tipo 2), cuyos registros no fueron encontrados en la fuente. Este archivo irá firmado digitalmente por este Ministerio.
2.2.2.1 Registro tipo 1 – registro de control
| Nombre del Campo | Long. | Valor Permitido |
| Tipo de registro | 1 | 1 |
| Código de la entidad | 6 | Asignado por el Ministerio de Salud y de la Protección Social |
| Nombre del Campo | Long. | Valor Permitido |
| Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD |
| Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD |
| Total de registros relacionados en el archivo de consulta | 8 | |
| Fecha de procesamiento de la información | 10 | AAAA-MM-DD |
| Total de registros relacionados en el archivo de respuesta | 8 | |
| Nombre del archivo de respuesta (Sin extensión .TXT) | 17 | |
2.2.2.2 Registro tipo 2 - respuesta de los registros no encontrados
| Nombre del Campo | Long. | Valor Permitido |
| Tipo de registro | 1 | 2 |
| Tipo de identificación del beneficiario a consultar | 2 | El enviado por la entidad. TI, RC, CC, PA, CE, CD |
| Número de identificación del beneficiario a consultar | 17 | El enviado por la entidad |
| Estado de los registros no encontrados | 30 | No Encontrado |
Si un registro no se encuentra, no implica que el beneficiario no se encuentre matriculado.
2.3 Archivo de Información de Control firmado .INFO
Contiene la información de control de todos los archivos del proceso. Este archivo va firmado digitalmente por este Ministerio, por lo tanto aparece como .P7Z
La estructura se describe a continuación:
2.3.1 Nombre del archivo .INFO
| Sigla | Valores Permitidos | Longitud |
| Componente | E - Escolaridad | 1 |
| Tipo de archivo | MC - Maestro de Consulta | 2 |
| Código de la entidad | CODIGOENTIDAD | 6 |
| Periodo | AAAAMMDD - Fecha en que fue generado el archivo de consulta | 8 |
| Extensión | Con extensión .INFO | 4 |
2.3.2 Estructura del Archivo .INFO, contiene dos registros, uno para cada archivo de respuesta
| Nombre del Campo | Long. | Valor Permitido |
| Nombre del archivo al que corresponde | 24 | Dependiendo del archivo: EMCCODIGOENTIDADAAAAMMDDMEN EMCCODIGOENTIDADAAAAMMDDMENNO |
| Tipo de registro | 1 | 1 |
| Código de la entidad | 6 | Asignado por el Ministerio de Salud y de la Protección Social |
| Fecha inicial del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD |
| Fecha final del período de la información | 10 | AAAA-MM-DD |
| Total de registros relacionados en el archivo de consulta | 8 | |
| Fecha de procesamiento de la información | 10 | AAAA-MM-DD |
| Total de registros relacionados en los archivos de respuesta y de no encontrados cuando aplique. | 8 | |
Codificación de resumen del mensaje MD5 en base 64 del archivo respuesta RNEC
Codificación de resumen del mensaje MD5 en base 64 del archivo no encontrados
3. Glosario de Campos
En el siguiente glosario se relacionan las variables y/o valores permitidos, que de acuerdo con los anteriores numerales deben contener los archivos de consulta y respuesta en aras de permitir la acreditación de escolaridad de los beneficiarios.
Cada variable está codificada de la siguiente manera:
- En la columna “Nombre del Campo”, aparece el nombre de la variable,
- En la columna “Longitud”, el máximo tamaño que puede tomar la variable,
- En la columna “Valor Permitido” se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.
| Nombre del Campo | Long. | Valor Permitido |
| Tipo de registro | 1 | 2 |
| Tipo de identificación del beneficiario encontrado | 2 | El enviado por la entidad |
| Número de identificación del beneficiario encontrado | 17 | El enviado por la entidad |
| Primer apellido del beneficiario encontrado | 100 | |
| Segundo apellido del beneficiario encontrado | 100 | |
| Primer nombre del beneficiario encontrado | 100 | |
| Segundo nombre del beneficiario encontrado | 100 | |
| Fecha de nacimiento del beneficiario encontrado | 10 | Formato: AAAA-MM-DD |
| Código del establecimiento o institución educativa | 12 | Aplica para los siguientes casos: 1. Código SNIES, para educación superior. 2. Código DANE, para educación básica y media. 3. Código único para educación para el trabajo y desarrollo humano |
| Nombre del establecimiento o institución educativa | 500 | Nombre del establecimiento o institución educativa en la que se encuentra matriculado. |
| Periodo de la matrícula | 10 | Periodo en el que se encuentra matriculado el estudiante Formato: AAAA-S para educación superior donde AAAA es el año y S es el semestre correspondiente. (01 o 02) AAAA para educación básica y media y educación para el trabajo y desarrollo humano solamente se indicará el año. |
| Nombre del Campo | Long. | Valor Permitido |
| Código del programa | 10 | |
| Nombre del programa | 500 | |
| Nivel de formación | 30 | Educación Básica Educación Media Educación Superior - Tecnólogo - Técnico - Profesional - Especialista - Doctorado - Maestría Educación para el Trabajo - Técnico Laboral - Conocimientos Académicos |
| Código del departamento del establecimiento o institución educativa | 2 | Departamento de ubicación del establecimiento o institución educativa (Divipola) |
| Código del municipio del establecimiento o institución educativa | 3 | Municipio de ubicación del establecimiento o institución educativa (Divipola) |
| Descripción del departamento del establecimiento o institución educativa | 100 | Departamento de ubicación del establecimiento o institución educativa (Divipola) |
| Descripción del municipio del establecimiento o institución educativa | 100 | Municipio de ubicación del establecimiento o institución educativa (Divipola) |
| Fecha de generación de la respuesta | 10 | Formato AAAA-MM-DD |
| Código base de datos origen | 1 | 1. SNIES (educación nivel superior) 2. SIMAT(educación básica y media) 3. SIET (educación para el trabajo y desarrollo humano) |
| Descripción base de datos origen | 10 | |
| Código de la entidad | 6 | Asignado por el Ministerio de Salud y de la Protección Social |
| Fecha inicial del período a consultar | 10 | Formato: AAAA-MM-DD |
| Fecha final del período a consultar | 10 | Formato: AAAA-MM-DD |
| Total de registros relacionados en el archivo | 8 | |
| Nombre del archivo de consulta (Sin extensión .TXT) | 17 | Ver numeral 1.1 Nombre de Archivo de Consulta |
4. Características de Formato de los Archivos
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, sin extensión .txt
b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras Mayúsculas.
c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se debe utilizar el ENTER como fin de registro.
d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,).
e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.
f) Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.
g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales.
h) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo.
i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.
j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.