RESOLUCIÓN 4094 DE 2010
(septiembre 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 6684 de 2013>
Por la cual se establecen los informes que las Direcciones Regionales deben enviar a la Dirección General, se define un mecanismo para su remisión y se derogan unas Resoluciones
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS
En uso de sus facultades legales y estatutarias, y
CONSIDERANDO
Que para el cumplimento de sus funciones, la Dirección General requiere de manera periódica de información que debe ser reportada por las Direcciones Regionales.
Que para mejorar el flujo y oportunidad de la información que las Direcciones Regionales reportan a la Dirección General, se requiere modificar el procedimiento establecido, determinar cuáles son los informes que éstas deben reportar, su periodicidad, destino y fecha de envío, y en consecuencia, se deben derogar las Resoluciones Nos. 232 y 612 de 2008.
Que para alcanzar estos propósitos es necesario definir las responsabilidades frente a la organización y el flujo de información.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO.- <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 6684 de 2013> Adoptar los formatos en los cuales las Direcciones Regionales reportarán sus informes a la Dirección General.
PARÁGRAFO. Para el diligenciamiento de los formatos se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones:
El nombre de los formatos está conformado por los siguientes campos que permiten su identificación, dando cuenta de la dependencia que solicita, fecha de reporte, periodicidad y grupo de la Dirección Regional que reporta, así:
| Consecutivo Formato por proceso | Proceso | Periodicidad | versión |
| 2 Letras | 2 Dígitos | 1 o 2 Letras | Versión v 2 Dígitos |
Ejemplo: F01.PA03.A Versión 1.0
| Consecutivo Formato por Proceso | Proceso | Periodicidad | Versión |
| F01 | PA01 | A | Versión 1.0 |
Se lee como:
Formato 1 del proceso Gestión Humana, periodicidad de entrega anual. Versión 1.0 (Plan de Bienestar social y estímulos).
Periodicidad:
| Anual | Semestral | Cuatrimestral | Trimestral | Bimestral | Mensual | Quincenal | Semanal | Diario | Permanente | Eventual |
| A | SM | C | T | B | M | Q | SE | D | P | E |
La siguiente tabla relaciona los códigos que identifican los procesos del ICBF y que hacen parte del código dado a los formatos que encontrará relacionados en el artículo segundo de la presente Resolución:
| Código del | Nombre del Proceso |
| Proceso | |
| PE01 | Direccionamiento Estratégico |
| PE02 | Mejoramiento Continuo |
| PM01 | Atención al Ciudadano |
| PM02 | Prevención |
| PM03 | Protección |
| PM04 | Coordinación y Articulación del SNBF |
| PA01 | Gestión Humana |
| PA02 | Gestión Financiera |
| PA03 | Gestión Administrativa |
| PA04 | Gestión Jurídico Administrativa |
| PA05 | Gestión de Abastecimiento |
| PA06 | Gestión Tecnológica de la Información y las Comunicaciones |
| PA07 | Gestión de Comunicaciones |
| PEV01 | Evaluación de la Gestión |
| PEV02 | Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno |
| PEV03 | Aseguramiento a la Calidad de Terceros |
ARTÍCULO SEGUNDO.- <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 6684 de 2013> Los informes que las Direcciones Regionales deben reportar a la Dirección General son los siguientes:
| Código | Nombre del Formato | Versión | Fecha de presentación |
| F01.PA01.A | Plan de bienestar social y estímulos | Versión 1.0 | 15 primeros días de enero |
| F02.PA01.M | Matriz de seguimiento mensual actividades plan unificado de bienestar social y estímulos Regionales | Versión 1.0 | 10 primeros días de cada mes |
PROCESO GESTION FINANCIERA
Grupo de Recaudo
| F01.PA02.M | Formato de cartera en mora | Versión 1.0 | 5 primeros días hábiles de cada me |
| F02.PA02.M | Formato y manual efectividad de la fiscalización | Versión 1.0 | 5 primeros días hábiles de cada me |
| F03.PA02.M | Formato y manual proyección de pagos | Versión 1.0 | 5 primeros días hábiles de cada me |
| F04.PA02.M | Formato y manual efectividad base de datos | Versión 1.0 | 5 primeros días hábiles de cada me |
| F05.PA02.M | Recaudo por fiscalización y recuperación de cartera Anexo | Versión 1.0 | 5 primeros días hábiles de cada me |
| F06.PA02.P | Herramienta para liquidación y causación de interés | Versión 1.0 | Permanente |
| F07.PA02.M | Informe mensual de cartera antes de la Ley 1066/06 | Versión 1.0 | 5 primeros días hábiles de cada me |
| F08.PA02.M | Formato para el seguimiento y control de la cartera después de la Ley 1066/06 | Versión 1.0 | 5 primeros días hábiles de cada me |
| F09.PA02.Q | Relación giros caja de compensación familiar | Versión 1.0 | 11 y 21 de cada me |
| F10.PA02.P | Rutinas de depuración de bases de datos | Versión 1.0 | Permanente |
| F11.PA02.M | Relación de deudas redimidas o prescritas recomendadas por el comité de cartera. | Versión 1.0 | 5 días después de haber efectuado la gestión |
| F12.PA02.M | Relación de devolución o compensación de mayores valores consignados al ICBF | Versión 1.0 | 5 días después de haber efectuado la gestión |
| F13.PA02.P | Plantilla MODUREC | Versión 1.0 | Permanente |
| F14.PA02.P | Liquidador de intereses | Versión 1.0 | Permanente |
| F15.PA02.E | Acta Comité Interinstitucional | Versión 1.0 | 5 días después de haber efectuado la sesión |
| F16.PA02.M | Acta Comité Cartera | Versión 1.0 | 5o día hábil de cadí mes |
| F17.PA02.E | Acta Comité Seguimiento a la Fiscalización y la Cartera | Versión 1.0 | 5 días después de haber efectuado la sesión |
| F18.PA02.P | Facilidades de pago | Versión 1.0 | Permanente |
Grupo de Tesorería
| F19.PA02.SE | Proyección de pagos semanales | Versión 1.0 | 2 días hábiles después de cada mes |
| F20.PA02.M | Arqueo Caja Fuerte | Versión 1.0 | 4 primeros días hábiles |
| F21.PA02.B | Control de cuentas bancarias | Versión 1.0 | 7 primeros días hábiles |
| F22.PA02.SE | Solicitud de efectivo | Versión 1.0 | Jueves de cada semana |
| F23.PA02.D | Relación de consignación y traslados al nivel nacional | Versión 1.0 | Todos los días hábiles antes de las 5: pm. |
Grupo de Contabilidad
| F24.PA02.T | Información sobre saldos cuentas recíprocas | Versión 1.0 | 15 días calendario del mes siguiente al cierre |
| F25.PA02.T | Conciliación Interáreas | Versión 1.0 | 5 días calendario del mes siguiente a la fecha de corte establecida |
| F26.PA02.M | Conciliación bancaria | Versión 1.0 | 20 de cada mes o al día siguiente hábil. |
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
| F01.PA03.M | Informe de servicios públicos | Versión 1.0 | 5 primeros días de cada mes |
| F02.PA03.M | Seguimiento a inmuebles entregados en arriendo | Versión 1.0 | 10 primeros días de cada mes |
| F03.PA03.T | Reporte trimestral de responsabilidades en proceso | Versión 1.0 | 10 primeros días del mes siguiente |
| F04.PA03.T | Reporte trimestral de bienes inservibles | Versión 1.0 | 10 primeros días del mes siguiente |
| F05.PA03.M | Reporte mensual de bienes de consumo y devolutivos | Versión 1.0 | 10 primeros días del mes siguiente |
| F06.PA03.T | Reporte trimestral de donaciones | Versión 1.0 | 10 primeros días del mes siguiente |
| F07.PA03.SM | información inmuebles propiedad del ICBF entregados en comodato | Versión 1.0 | 10 primeros días del mes siguiente |
| F08.PA03.M | Informe propiedad planta y equipo | Versión 1.0 | 10 primeros días del mes siguiente |
| F09.PA03.T | Informe de inmuebles tomados en arriendo | Versión 1.0 | 10 primeros días del mes siguiente |
| F10.PA03.B | Cuadro de control de saneamiento | Versión 1.0 | 10 primeros días del mes siguiente |
PROCESO GESTION JURÍDICO ADMINISTRATIVA
Oficina Asesora Jurídica
| F01.PA04.M | Informe de contratación realizada durante la vigencia | Versión 1.0 | 5 primeros días hábiles del mes |
| F01.PA04M | Estado procesos ante despachos judiciales | Versión 1.0 | 26 de Marzo, junio, septiembre y diciembre. |
| F03.PA04.M | Estado de procesos ante jurisdicción coactiva | Versión 1.0 | Ultimo día hábil de cada mes |
| F04.PA04. | Estado de tutelas | Versión 1.0 | 5 primeros días hábiles de abril, julio, octubre y enero |
| F05.PA04.T | Relación de denuncias hereditarias, bienes mostrencos y vocacionales hereditarias | Versión 1.0 | 5 primeros días hábiles de abril, julio, octubre y enero |
| F06.PA04.M | Central de Información Financiera -CIFIN- | Versión 1.0 | 10 primeros días hábiles de cada mes |
PROCESO GESTION DE ABASTECIMIENTO
| F01.PA05.A | Informe plan de compras | Versión 1.0 | 10 de Diciembre |
| F02.PA05.SM | Informe de seguimiento a la ejecución del plan de compras | Versión 1.0 | 10 de Julio y 10 de Enero |
PROCESO DE PREVENCIÓN
Subdirección de Primera Infancia
| F01.PM02.M | Programa desayunos infantiles con amor | Versión 1.0 | 15 primeros días de cada mes |
PROCESO DE PROTECCIÓN
Subdirección de Restablecimiento de Derechos
| F01.PM03.M | Reporte de demandas de investigación de paternidad o maternidad interpuestas por los defensores de familia | Versión 1.0 | 15 primeros días di cada mes |
PROCESO COORDINACION Y ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL
DE BIENESTAR FAMILIAR
| F01.PM04.T | Formato de Cofinanciación | Versión 1.0 | 5 primeros días trimestre siguiente |
| F02.PM04.T | Consejos para la Política Social. | Versión 1.0 | 5 primeros días trimestre siguiente |
EVALUACION INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Oficina de control Interno
| F01.PEV02.M | Plan de mejoramiento | Versión 1.0 | 5 primeros días de cada mes |
ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD DE TERCEROS
oficina de aseguramiento a la Calidad de Terceros
| F01.PEV03.C | Plan de asistencia técnica regional a partir de los hallazgos de supervisión. | Versión 1.0 | 5 días siguientes al vencimiento del respectivo cuatrimestre |
| F02.PEV03.S M | Licencias de funcionamiento de instituciones de protección | Versión 1.0 | 5 primeros días del mes siguiente |
| F03.PEV03.A | Definición de costos de desplazamiento para la supervisión de entidades contratistas y unidades aplicativas. | Versión 1.0 | Primeros 10 días de mes de septiembre |
| F04.PEV03.A | Guía de supervisión | Versión 1.0 | 5 días calendario de mes siguiente a la fecha de corte |
PARÁGRAFO PRIMERO. Los formatos establecidos en el presente artículo se encuentran ubicados en la Intranet, sitio desde donde se podrá consultar, copiar o imprimir. La ruta para su ubicación es:
-- Intranet/Dependencias/Subdirección de Mejoramiento Organizacional/Valija
PARÁGRAFO SEGUNDO. Los informes a los que hace referencia la presente Resolución deben reportarse en los modelos establecidos y no pueden ser modificados por las Direcciones Regionales.
ARTÍCULO TERCERO.- <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 6684 de 2013> Los requerimientos de información distintos de los establecidos en la presente Resolución deben ser autorizados por la Secretaría General del ICBF. Las Direcciones Regionales que reciban solicitudes sin esta autorización, no están obligadas a responderlas.
ARTÍCULO CUARTO.- <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 6684 de 2013> Los informes o reportes generados por los sistemas de información, los que correspondan a formas únicas tales como hojas de vida, declaración juramentada de bienes u otros definidos por disposiciones legales, se continuarán reportando en la forma y fechas establecidas.
ARTÍCULO QUINTO.- <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 6684 de 2013> Las Direcciones Regionales procederán de la siguiente manera para la organización y envío de su información a la Dirección General:
1. Cada Coordinador de Grupo, de acuerdo con la periodicidad establecida, presentará a la Dirección Regional los informes correspondientes en las fechas y formatos definidos.
2. El Director Regional, directamente o por intermedio del Grupo de Planeación y Sistemas o de quien haga sus veces, efectuará las validaciones que considere pertinentes para garantizar la calidad de la información que va a ser enviada.
3. Efectuada la validación, el Director Regional remitirá los informes al Grupo, Subdirección, Oficina o Dirección solicitante. De acuerdo con las opciones tecnológicas disponibles, los informes podrán ser remitidos por correo electrónico o medio magnético.
4. El Grupo de Planeación y Sistemas o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, trimestralmente efectuará un análisis del cumplimiento regional en el reporte de informes y lo presentará al Comité de Coordinación y Control Interno.
ARTÍCULO SEXTO.- <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 6684 de 2013> La dependencia de la Dirección General que reciba los informes establecidos por la presente Resolución procederá a:
1. Efectuar la revisión de los informes para determinar si se ajustan o no a los formatos establecidos y evaluar la consistencia de la información.
2. Retroalimentar a las Direcciones Regionales, acusando recibo de los informes y formulando las observaciones que considere pertinentes.
ARTÍCULO SÉPTIMO.- <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 6684 de 2013> La inclusión de nuevos formatos y las modificaciones o ajustes a los establecidos por la presente Resolución, deben ser solicitadas a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional. Una vez revisadas por dicha Subdirección, la Secretaría General del ICBF las aprobará mediante memorando.
ARTÍCULO OCTAVO.- <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 6684 de 2013> Las Direcciones y Oficinas en la Dirección General elaborarán trimestralmente un informe sobre el cumplimiento de las Direcciones Regionales en los reportes de información y enviarán copia del mismo a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional para su presentación al Comité de Dirección.
ARTÍCULO NOVENO.- <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 6684 de 2013> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las Resoluciones Nos. 0612 y 232 de 2008.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D. C. a los 17 SET. 2010
ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ
Directora General