RESOLUCIÓN 1054 DE 2007
(marzo 30)
Diario Oficial No. 46.596 de 11 de abril de 2007
FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN
<NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>
Por medio de la cual se establece la conformación del proceso denominado “Administración de Documentos y Registros” y se adoptan los documentos internos y dan lineamientos para su adecuada gestión.
EL FISCAL GENERAL DE LA NACIÓN,
en uso de sus atribuciones legales y en especial las que le confieren los numerales 5, 14 y 17 del artículo 11 de la Ley 938 del 30 de diciembre de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 872 de 2003, en su artículo 1o, dice: “Créase el Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social, en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente”;
Que la ley fue reglamentada por el Decreto 4110 de diciembre 9 de 2004, adoptando la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP-1000 2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener el sistema de gestión de calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2o de la precitada ley;
Que la entidad por pertenecer a la Rama Judicial aplicará en lo pertinente el artículo 2o. Entidades y Agentes Obligados, que dice: “El Sistema de Gestión de la Calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la rama ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el orden nacional …” (El subrayado es nuestro);
Que de acuerdo con los requisitos mínimos establecidos en el inciso 1o del artículo 6o de la Ley 872 de 2003, se debe contar con la documentación mínima necesaria para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad, la cual incluye la definición del manual de calidad, de la política y objetivos de calidad, otros manuales, procedimientos y demás documentos requeridos para la eficaz planificación, operación y control de procesos y subprocesos, y los requisitos de información que maneje la entidad;
Que la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la Fiscalía General de la Nación se hará de forma gradual, iniciando en el nivel central y continuando en las seccionales hasta cubrir la Entidad en el nivel nacional;
Que según el mapa de procesos establecido para la Fiscalía General de la Nación, se identificó en el macroproceso de apoyo, el proceso denominado “Administración de Documentos y Registros”;
Que una vez la entidad decide implementar dicha norma acoge las disposiciones relativas a estructura, documentación y responsabilidades necesarias para la operacionalización del Sistema de Gestión de la Calidad, razón por la cual este despacho,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar los documentos del proceso de Administración de Documentos y Registros, que se relacionan a continuación:
Procedimientos:
Código | Denominación |
FGN-14100-P-01 | Procedimiento para Control de Documentos |
FGN-14100-P-02 | Procedimiento para Control de Registros |
FGN-30000-P-01 | Manejo y custodia de actos administrativos |
FGN-61100-P-01 | Gestión de correspondencia |
FGN-61100-P-02 | Gestión de archivo |
Guías:
Código | Denominación |
FGN-14100-G-01 | Guía para la elaboración de documentos |
Formatos:
Código | Denominación |
FGN-14100-F-01 | Listado de control de documentos internos |
FGN-14100-F-02 | Solicitud de Cambios de los Documentos |
FGN-14100-F-03 | Control de Documentos Externos |
FGN-14100-F-04 | Control de Asistencia |
| FGN-30000-F-01 | Planilla control de copias documentos de archivo |
FGN-61100-F-01 | Préstamo documentos de archivo |
FGN-61100-F-02 | Transferencias administrativas o descarte |
FGN-61100-F-03 | Transferencias de expedientes o descarte |
FGN-61100-F-04 | Correspondencia enviada |
FGN-61100-F-05 | Solicitud de materiales y capacitación |
FGN-61100-F-06 | Informes seccionales |
| FGN-61100-F-07 | Inventario documental en diferentes soportes, por funcionario o dependencia (circular 015 DNAF) |
FGN-61100-F-08 | Transferencias expedientes disciplinarios o descarte |
FGN-61100-F-09 | Control de asistencia- capacitaciones archivísticas |
| FGN-61100-F-10 | Tabla de retención documental |
| FGN-61100-F-11 | Tabla de valoración documental |
| FGN-61100-F12 | Reportes de correspondencia recibida |
| FGN-61100-F-13 | Registro de devoluciones |
ARTÍCULO 2o. Delegar como líderes de la implementación, mantenimiento, seguimiento y mejora del proceso denominado Administración de Documentos y Registros del S.G.C en la Fiscalía General de la Nación al Jefe de la Oficina de Planeación y al Jefe de la Sección Gestión Documental.
ARTÍCULO 3o. Los líderes del Proceso, deberán garantizar:
1. La adecuada designación de los servidores que apoyarán la implementación del sistema en el proceso y subprocesos, de acuerdo con los criterios definidos por el Representante de la Alta Dirección para la implementación del S.G.C.
2. La disponibilidad del tiempo requerido por los servidores designados para el desarrollo de las actividades de implementación, mantenimiento y mejora continua del S.G.C.
3. La utilización de los instrumentos de gestión diseñados y aprobados del S.G.C., para garantizar su implementación, mantenimiento, seguimiento y mejora en el proceso y subprocesos a su cargo, bajo parámetros de eficacia, eficiencia y efectividad.
4. Que se documenten las metodologías, procedimientos y demás documentación necesaria para el adecuado desempeño del proceso y subprocesos, validando su aplicación y pertinencia constantemente.
5. Que se mantenga actualizada la documentación interna y externa del Proceso y Subprocesos, incluyendo el normograma, el mapa de riesgos y la información primaria y secundaria.
6. Que se realice el seguimiento al proceso y los subprocesos a través del análisis de indicadores, mecanismos y puntos de control diseñados para tal fin.
7. La gestión y realización de las actividades de identificación, análisis, valoración y mitigación de los riesgos que afecten el proceso y subprocesos.
8. El seguimiento a las acciones de mejora continua (Acciones Correctivas y Acciones Preventivas) emprendidas por el proceso o subprocesos.
9. Que se propongan ajustes y actualizaciones a las metodologías, procedimientos y demás documentos establecidos en el proceso y los subprocesos al Representante de la Dirección para la implementación del S.G.C.
10. Que se comunique a los integrantes del proceso y subprocesos las decisiones tomadas por el Comité de Coordinación del S.G.C., y MECI.
11. Que se mantenga informado al Representante de la Alta Dirección para la implementación del S.G.C., mediante la presentación de informes periódicos del estado de avance de la implementación del S.G.C. y los planes de mejoramiento ejecutados, en el proceso y los subprocesos.
PARÁGRAFO. Es responsabilidad de los líderes de proceso garantizar que los lineamientos y documentación establecida por la presente resolución sean conocidos, implementados y mejorados continuamente en las seccionales y el nivel central de la Entidad, al igual que los procedimientos documentados que a continuación se relacionan:
| Código | Denominación |
| FGN-14100-P-01 | Procedimiento para el control de documentos. |
| FGN-14100-P-02 | Procedimiento para el control de registros. |
| FGN-14100-P-04 | Procedimiento para acciones correctivas. |
| FGN-14100-P-05 | Procedimiento para acciones preventivas. |
| FGN-14100-P-06 | Procedimiento para el control del producto o servicio no conforme. |
ARTÍCULO 4o. Es de obligatorio cumplimiento para todos los servidores involucrados en el proceso denominado “Administración de Documentos y Registros”; y en las seccionales cuando para ellas aplique, seguir los lineamientos y la documentación generada con la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.
ARTÍCULO 5o. Los ajustes, actualizaciones y propuestas de mejoramiento continuo a la documentación aprobada mediante la presente resolución, serán presentadas por los responsables del proceso y subprocesos ante el representante de la Alta Dirección para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, quien analizará las propuestas y tramitará su oficialización en caso de encontrarlas pertinentes.
ARTÍCULO 6o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y complementa las Resoluciones 0-2740 del 28 de junio de 2005 y 0-4152 del 14 de diciembre de 2006.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 30 de marzo de 2007.
El Fiscal General de la Nación,
MARIO GERMÁN IGUARÁN ARANA.