RESOLUCIÓN REG-ORG-0053-2022 DE 2022
(julio 22)
Diario Oficial No. 52.103 de 22 de julio de 2022
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Por medio de la cual se reglamenta el Banco de Prácticas de la Contraloría General de la República, para la evaluación de la gestión y los resultados de los sujetos de vigilancia y control.
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las previstas en los artículos 6o y 35 del Decreto número 267 de 2000, y los artículos 73 y 74 del Decreto número 403 de 2020, y
CONSIDERANDO:
Que son fines esenciales del Estado colombiano: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo. Así lo establece el artículo 2o de la Constitución Política;
Que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Esto, conforme lo estatuye el artículo 209 del canon constitucional;
Que la Contraloría General de la República tiene a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultado de la administración, función pública que ejerce respecto de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos. Así lo disponen los artículos 119 y 267 de la Ley Fundamental;
Que el control de resultados es un sistema de control fiscal que consiste en el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de vigilancia y control logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un período determinado, tal como lo establece el artículo 267 constitucional, inciso 4;
Que el Contralor General de la República tiene –en virtud del numeral 1 del artículo 268 de la Constitución Política– la atribución de prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deben seguirse;
Que, por regulación del artículo 2o de la Ley 87 de 1993, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales: a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; e) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros; f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; g) Garantizar que el sistema de control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características;
Que, en cuanto a la racionalización de la gestión institucional, el artículo 2.2.21.5.1. del Decreto 1083 de 2015, compila el Decreto 1537 de 2001, artículo 1o, el cual señala que las entidades y organismos del Estado implementarán acciones para el desarrollo racional de su gestión. Para tal efecto, identificarán los procesos institucionales, de tal manera que la gestión de las diferentes dependencias de la organización se desarrolle articuladamente en torno a dichos procesos, los cuales se racionalizarán cuando sea necesario;
Que la Contraloría General de la República es un órgano de control del Estado de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal para administrar sus asuntos en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y en la ley, tal como lo establece el artículo 1o del Decreto número 267 de 2000. Por tanto, en ejercicio de su autonomía administrativa, debe definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política y la ley, como lo indica el artículo 6o del Decreto número 267 de 2000;
Que son funciones del Contralor General de la República: (i) Adoptar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Contraloría General de la República, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal otorgada por la Constitución y la ley, y (ii) Fijar las políticas, planes y programas para el desarrollo, ejecución y control del sistema presupuestal de la entidad; conforme lo prescribe el artículo 35, numerales 2 y 3, del Decreto número 267 de 2000. Y que, por ende, es deber de la Contraloría establecer criterios para la evaluación de los resultados y que estos consulten con el aporte real y efectivo para los beneficiarios, las finalidades del Estado y los criterios y principios de eficiencia, economía y equidad;
Que con el Decreto ley 403 de 2020 se establecieron las bases, funciones, principios y elementos relacionados con las prácticas de gestión pública, en general y con el Banco de Prácticas, en particular, así:
- Artículo 3o. Principios de vigilancia y control fiscal. La vigilancia y el control fiscal se fundamentan en los siguientes principios: (...) l) Efecto disuasivo, el control y vigilancia del control fiscal debe evidenciar las consecuencias negativas de comportamientos apartados de las normas; (...) k) Tecnificación, en cuanto este principio expone la determinación anticipada o posterior de las causas de las malas prácticas de la gestión fiscal; n) Oportunidad, en lo referente a que con las acciones de vigilancia y control fiscal se deben generar efectos disuasivos frente a las malas prácticas de gestión fiscal; (...) p) Selectividad, el control fiscal se realizará en los procesos que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa o detrimento al patrimonio público.
- Artículo 16. Funciones generales del Consejo Nacional del Sinacof. Parágrafo. La DIARI apoya al Sinacof en lo referente a la identificación de gastos indebidos, buenas o malas prácticas, riesgos, patrones o tendencias relacionadas con la gestión fiscal, que sirvan como insumo para los ejercicios de vigilancia y control fiscal que se adelanten por parte de los diferentes organismos de control fiscal.
- Artículo 58. Metodología aplicable para el seguimiento permanente. Parágrafo 1. El Contralor General de la República expedirá los reglamentos que estime necesarios para desarrollar la metodología aplicable al seguimiento permanente al recurso público para el ejercicio del control concomitante y preventivo.
Para estos efectos, la Contraloría General de la República podrá contar con un Sistema de Georreferenciación e Imágenes, que permita el seguimiento permanente y en tiempo real a la ejecución de los recursos públicos, así como un sistema de seguimiento y confirmación directa con los beneficiarios de transacciones originadas en recursos públicos.
- Artículo 59. Acceso y análisis a la información. El acceso a la información puede apoyarse en la gestión inteligente de la información, entendida como el uso eficiente de todas las capacidades tecnológicas disponibles, inteligencia artificial, analítica y minería de datos, análisis predictivo y prospectivo, entre otros, para la determinación anticipada de eventos o malas prácticas, con probabilidad significativa de ocurrencia, persistencia o mutación, y que impliquen riesgos de pérdida del patrimonio público.
- Artículo 60. Articulación con el control social. Vinculación de la sociedad mediante alertas generadas por la ciudadanía, en relación con los riesgos a los que se exponen los recursos, bienes y servicios públicos.
- Artículo 62. Sistema de Alertas del Control Interno. El Sistema de Alertas del Control Interno, que incorpora hechos u operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos en ejecución, con riesgo de afectación o pérdida de los recursos públicos y/o de bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública.
- Artículo 73. Sistemas. de planeación e instrumentos de la gestión de la vigilancia y control fiscal. Como herramientas del control fiscal el Contralor General de la República definirá y podrá desarrollar el Banco de Prácticas.
- Artículo 74. Banco de prácticas. Este artículo ordena conformar el banco de prácticas de gestión fiscal, integrado por datos e información sobre malas y buenas prácticas, el cual será utilizado para evaluar la gestión y los resultados individuales o agregados de los sujetos de control;
Que en el parágrafo del artículo 9o de la Ley 42 de 1993 se establece que otros sistemas de control, que impliquen mayor tecnología, eficiencia y seguridad, podrán ser adoptados por la Contraloría General de la República, mediante reglamento especial, lo cual guarda concordancia con el artículo 19 de la misma ley;
Que el artículo 5o del Decreto número 2037 de 2019 adicionó el artículo 42C al Decreto número 267 de 2000, el cual en su numeral 7 establece entre las funciones de la Unidad de Análisis de la Información, de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata: “Conformar y dirigir un banco de prácticas de gestión pública e identificar indicios, gastos indebidos, malas prácticas, riesgos, patrones o tendencias relacionadas con la gestión fiscal, que sirva como insumo para los ejercicios de vigilancia y control fiscal que se adelanten por las diferentes dependencias de la Entidad”;
Que dentro del Plan Estratégico 2018-2022 de la CGR se establece en su objetivo estratégico 5 –Habilitar las capacidades y servicios tecnológicos para impulsar la transformación digital de la entidad por medio de la práctica de arquitectura empresarial–, estrategia 5.2: Adoptar y adaptar nuevas tendencias a partir de la investigación a nivel de tecnologías, mejores prácticas y marcos de referencia para establecer un círculo de “mejora continua” buscando la efectividad;
Que con el modelo conceptual del sistema de Gestión Inteligente de Información y Análisis GIIA, contenido en los términos de referencia para el contrato BID PROCESO FICGR-236-SSF-CF-CGR 49-19, referente a la arquitectura de la DIARI, se requiere la identificación de fuentes de información y la conformación y administración de las bases de datos que permitan realizar minería de datos, esto es: el examen, análisis, evaluación, comprobación de los datos, su validación y transmisión para su uso como información útil. Adicionalmente, el modelaje y análisis de casos, fuentes e información, identificación de patrones, perfiles, riesgos y tipologías para establecer las relaciones y asociaciones con la información tratada. Y, en consecuencia, la generación de productos asociados al:
- “Diseño de un sistema de Buenas Prácticas para la Gestión Pública (BPGP), que soporte hacia delante el marco de referencia y criterios técnicos aplicables para realizar el control de gestión y resultados basado en un modelo de acreditación”.
- “Diseño de metodologías de control, aplicadas a casos específicos, asociado al Banco de Prácticas y las tipologías identificadas”.
- “Soporte a los equipos de auditoría, asistiendo y desarrollando procedimientos sobre las áreas sensibles, como: Presupuesto, Contratación, Operaciones de mercado, Transacciones originadas en recursos públicos, procesos y fallos contra organismos del Estado y Auditoría de Sistemas, entre otros”;
Que el mapa de ruta de la arquitectura empresarial de la DIARI establece en el proyecto “Implementar soluciones Analítica e inteligencia artificial PRY_AE_ DIARl-07”, la implementación del Banco de Prácticas en el año 2020. Los productos de este proyecto corresponden a insumos para el proyecto “PRY_AE_DIARI_11, Fortalecer el centro de vigilancia para el control fiscal” proyectado para ejecutar en el año 2021;
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Por medio de la presente resolución se reglamenta el Banco de Prácticas: Se adopta el modelo conceptual, se establece el marco general y los lineamientos para su diseño, implementación, la puesta en operación y su funcionamiento en la Contraloría General de la República y se establece como un sistema compuesto por: Banco de Prácticas Estándar, Banco de Malas Prácticas, Banco de Buenas Prácticas y un Banco de Ideas y Soluciones.
CONCEPTO, OBJETIVOS, DEFINICIONES Y PRINCIPIOS DEL BANCO DE PRÁCTICAS.
ARTÍCULO 2o. DEL BANCO DE PRÁCTICAS. El Banco de Prácticas es un sistema de gestión inteligente de datos e información relacionado con las prácticas de la gestión de lo público, de las prácticas clasificadas como malas, estándar o de referencia –para la evaluación de la gestión–, las buenas prácticas y un componente de oferta de ideas y soluciones referidas a las prácticas.
El Banco de Prácticas opera como un sistema de identificación, clasificación, seguimiento, exposición y explotación inteligente de los datos referentes al conjunto de prácticas con la finalidad de proponer, incidir e inducir mejores prácticas que coadyuven a la generación de resultados públicos económicos, eficientes, equitativos y sustentables ambientalmente que conduzcan al cumplimiento de los fines esenciales del Estado.
ARTÍCULO 3o. OBJETIVOS DEL BANCO DE PRÁCTICAS. El Banco de Prácticas tiene como objetivo general contribuir en la eficacia del control fiscal y propiciar con el mismo la gestión pública eficiente y con mejores resultados.
En cuanto a sus objetivos específicos se propone:
a) Identificar, proponer y establecer prácticas estándares que sirvan como criterio para la evaluación de la gestión y los resultados por parte de la Contraloría General de la República;
b) Identificar, proponer y ofrecer prácticas, modelos y orientación para que las entidades o partes interesadas adopten soluciones que ha mostrado su efectividad, en relación con la gestión de los recursos públicos;
c) Diseñar y proponer instrumentos de gestión, generación y evaluación de resultados públicos (productos, servicios, externalidades, impactos y efectos) con mayor valor agregado;
d) Identificar malas prácticas, sus causas y su tratamiento para la reducción, mitigación o eliminación de estas;
e) Reconocer buenas prácticas para su difusión al conjunto del sector público para su eventual y libre aplicación;
f) Generar una dinámica que propicie la generación y aprovechamiento de las ideas y soluciones en la gestión de recursos públicos;
g) Fortalecer la efectividad de control fiscal a través del mejoramiento de la calidad y eficiencia de las acciones de control y la promoción de la transparencia y la participación ciudadana;
h) Diseñar las metodologías de control, aplicadas a casos específicos incluidos en el Banco de Prácticas y las tipologías identificadas;
i) Apoyar a equipos de auditoría, asistiendo y desarrollando análisis de datos sobre las áreas sensibles, como: presupuesto, contratación, operaciones de mercado, transacciones originadas en recursos públicos, identificación y tratamiento de gastos improcedentes, procesos y fallos contra organismos del Estado y Auditoría de Sistemas, entre otros.
ARTÍCULO 4o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta resolución, se establecen las siguientes definiciones:
4.1. Práctica: Es la acción regular que reviste la forma de cualquier acto, decisión, proceso, procedimiento, política, actividad, estilo de decisión, modelo, norma, técnica, creencia, usanza o hecho, susceptible de generar resultados de la gestión pública.
4.2. Práctica Estándar: Es una práctica de referencia, relacionada con criterios mínimos aceptables o que haya sido recomendada, sugerida o aplicada con base en estándares de reconocido valor técnico, referente regulatorio o probada efectividad.
4.3. Buena Práctica: Práctica que se ajusta a los estándares establecidos y que además genera valor público agregado. Se caracteriza por tener identidad, ser evaluable, repetible, sostenible, eficiente y que por su naturaleza y resultados alienta su imitación. Una buena práctica es aquella que facilita o conduce a:
a) Aumentar la disponibilidad de recursos (ingresos);
b) Disminuir, reducir o contener gastos improcedentes, pagos indebidos o que conducen a eliminar aquellos gastos que no aportan a la finalidad de la entidad o del Estado;
c) Transformar gastos en costos: mediante la asociación del gasto a un producto con identidad, medible, cuantificable, verificable y con generación de valor agregado;
d) Cambiar el uso o asignación de los recursos, de manera tal que conlleve la generación de resultados con valor agregado mediante mejoras en la inversión;
e) Mitigar o eliminar riesgos relacionados con la gestión de los recursos públicos;
f) Combatir, neutralizar o revertir una mala práctica.
4.4. Mala Práctica: Es una· práctica que se aparta de los principios de la gestión pública (economía, eficiencia, equidad) o que ha generado impactos adversos o contrarios a los resultados esperados o a la finalidad del Estado, de las entidades, de los sistemas de gestión, de la operación, de los procesos, de las políticas o de los proyectos o que tiene potencial (riesgo) para generar impactos o efectos adversos sobre la finalidad estatal o los productos (bienes, servicios y externalidades) públicos.
Una mala práctica se caracteriza en conductas (actuaciones) corruptas, incompetentes, imprudentes o negligentes (CiiNs).
a) Corrupción. Aprovechamiento de condiciones (legales, técnicas, administrativas, operativas, asimetrías, etc.) o posiciones (de poder, decisión, realización, superioridad o intimidación) para promover, realizar, solicitar u orientar decisiones u omisiones que afectan el bien común o público que conllevan direccionar recursos hacia terceros o hacia el beneficio personal. Está conformada por eventos o decisiones con efectos adversos en los principios de trasparencia, economía, eficiencia, equidad, sostenibilidad ambiental, con externalidades negativas o que conlleven la distorsión de políticas o de funciones centrales del Estado, y que permiten a los líderes beneficiarse a expensas del bien común. Según Transparencia por Colombia es el abuso de posiciones de poder o de confianza, para el beneficio particular en detrimento del interés colectivo, realizado a través de ofrecer o solicitar, entregar o recibir bienes o dinero en especie, en servicios o beneficios, a cambio de acciones, decisiones u omisiones o actos;
b) Incompetencia. Es la falta de capacidad, conocimiento, entrenamiento, habilidades profesionales o técnicas o condiciones reguladas para realizar un trabajo, ocupar una posición o tomar decisiones relacionadas con la gestión o responsabilidades públicas. La incompetencia incorpora responsabilidades del agente por aceptar o asumir asignación sin reunir condiciones como del superior que lo designa o asigna;
c) Imprudencia. Corresponde a descuido a la debida diligencia impuesta, regulada o asignadas o a la previsión racional de impactos negativos en el ejercicio de una función pública o de toma de decisiones que conlleva impactos adversos substanciales;
d) Negligencia. Descuido y falta de cuidado en el ejercicio de una función, responsabilidad, proceso u obtención de un resultado, cuando el gestor tiene las condiciones, habilidades, formación y experiencia para adelantar con éxito lo asignado o regulado.
4.5. Banco de Prácticas Estándar (BPE). Corresponde a un subsistema del BP que identifica prácticas, las cataloga, registra y dispone para su fácil acceso y consulta de información sobre las prácticas estándar o de mínimos aceptables de la gestión pública. Las prácticas incorporadas en el BPE serán aplicadas como referente o criterio de evaluación en marco del control de gestión.
4.6. Banco de Malas Prácticas (BMP). Es un subsistema de información del BP que recopila, acopia, cataloga, administra, evalúa, analiza y revela información sobre la presencia, emergencia, persistencia y mutación de tipologías de riesgo y perfiles de errores y malos manejos caracterizados como malas prácticas. A su vez provee insumos para la evaluación y análisis orientados a identificar y proponer alternativas de solución o mejora de las condiciones, con base en los perfiles y las tipologías identificadas.
4.7. Banco de Buenas Prácticas (BBP). Es un subsistema de información que identifica, recopila, cataloga, revela información útil para promover e incentivar aquellas prácticas con resultados positivos que agreguen valor, es decir sobre las que pueda demostrarse una relación beneficio costo positiva.
4.8. Banco de Ideas y Soluciones (BIS). Repositorio que recoge las propuestas, ideas, proyectos o alternativas de solución y propuestas para combatir las malas prácticas (CiiNs) o aprovechar de mejor manera los recursos públicos. En este repositorio se registrarán todas las ideas y soluciones que presenten los funcionarios, grupos de valor (clientes) y otras partes interesadas, y público en general, bajo la condición de que dichas ofertas planteen objetos, instrumentos, medios o proyectos que:
a) Corrijan, mitiguen o eliminen riesgos y malas prácticas identificadas, con enfoque en la(s) causa(s) raíz;
b) Identifiquen propuestas de valor que potencialmente puedan constituirse en buenas prácticas con impactos significativos;
c) Propongan proyectos para obtener productos (bienes, servicios o externalidades) viables y costos eficientes;
d) Identifiquen procesos o procedimientos viables que generen valor público cuantificable y medible;
e) Identifiquen recursos y oportunidades de uso eficiente de los mismos; y
f) Establezcan propuestas anticorrupción con condiciones de viabilidad.
4.9. Manifestación de parte: Develación, exposición o revelación voluntaria del gestor público o fiscal acerca de malas prácticas que conozca en su gestión, la incidencia y el impacto de estas.
4.10. Gastos indebidos o improcedentes: Erogaciones de recursos públicos o asignación de beneficios fiscales que no debieron realizarse, por haberse aplicado al destinatario equivocado o no elegible, por cuantía, causa o uso incorrecto, según los requisitos establecidos. Incluye actividades innecesarias, ineficaces; bienes o servicios inexistentes o no recibidos; impactos o efectos ineficientes, inexistentes, negativos; pagos cuya documentación no está disponible o con la cual no se pueda discernir si fue apropiado o si el destinatario del beneficio lo utilizó de forma autorizada o prevista.
4.11. Sinóptico: La visión conjunta de muchos a uno. Es el mecanismo inverso al panóptico. La tecnología y el control social, junto con los servicios de información derivados de estos, permiten el control sinóptico, sin los costos y con la intensidad y penetración que le es propia.
4.12. Resultados. Son las salidas de las decisiones o procesos de gestión pública por medio de:
a) Productos: en forma de bienes, servicios o externalidades;
b) Impactos: considerados como cambios inmediatos o en el corto plazo en el estado, comportamiento o consumo de los beneficiarios por los bienes, servicios o externalidades liberados por el organismo público o mediante una aproximación a la eficiencia mediante la relación Beneficio/Costo;
c) Efectos: que se deben entender como la consecuencia, cambio o secuela a mediano y largo plazo en las condiciones de vida, el comportamiento o el estado de los beneficiarios o la población objetivo por los bienes, servicios o externalidades liberados por el organismo público.
4.13. Retropropagación: Algoritmo utilizado para ajustar y precisar datos de entrada a partir de datos de salida en el aprendizaje de máquina y la minería de datos. Cuando se proporcionan muchos datos al sistema y la solución se obtiene con modelo como redes neuronales, el algoritmo procesa y ajusta aprendiendo de los desajustes, inconsistencias y errores. Tras iteraciones de corrección, el sistema encontrará la solución más ajustada.
4.14. Externalidad: En economía se entiende como una situación en la cual los costos o beneficios de un proyecto o de una transacción (contrato económico) impactan o afectan a un beneficiario o grupo de mismos y no se ve reflejada en la formación de precios del mercado.
ARTÍCULO 5o. PRINCIPIOS. El Banco de Prácticas de la Contraloría General de la República estará sustentado por los siguientes principios:
a) Universalidad. Toda práctica conocida y con condiciones de generar efectos positivos o negativos en los resultados de la gestión del sector público serán identificados, catalogados, clasificados e incorporados en los repositorios diseñados para su registro;
b) Integralidad. Para cada práctica identificada se dispondrán en su historia u hoja de vida los datos concernientes a las causas y las condiciones o características que permitan establecer el origen de esta, los actores o protagonistas, el modo, el tiempo, lugar, impactos, efectos, actuaciones y final resolución o resultado;
c) Integridad: Los agentes que intervienen en el BP velarán por la exactitud y completitud de los activos de información;
d) Trazabilidad. El sistema debe registrar el trayecto (origen, ruta, protagonistas, actuaciones de control aplicadas, estado, conclusión y cierre) de las prácticas registradas;
e) Orientación a resultados. La gestión del Banco de prácticas se orienta a propiciar resultados (productos, impactos y efectos) que agreguen valor público y resultados con valor agregado;
f) Responsabilidad. Le compete a cada directivo de la Contraloría General de la República velar por la identificación, caracterización, registro, seguimiento, evaluación, valoración y gestión de acciones de control de las prácticas;
g) Enfoque en las causas. El núcleo de las actuaciones, objetos y procedimientos asociados al Banco de Prácticas se focaliza en las causas de las prácticas. Para ello los impactos o efectos identificados pueden someterse a un proceso de tipo “retropropagación” u otra técnica que permita establecer la causa raíz o aquella causa más relevante para los impactos establecidos;
h) Valoración de los impactos. Para cada práctica identificada y registrada se debe establecer o estimar de manera técnica y razonable el impacto que la misma produjo o tiene el potencial de producir;
i) Gestión de valor. Para todo conjunto de malas prácticas que compartan tipologías, perfiles o comportamientos análogos se explorará la cadena de causas, con el objeto de determinar la causa raíz, establecer las acciones de remediación que permitan prever la mejor resolución, reversión, control o contención efectiva de dicho conjunto y sus impactos;
j) Publicidad. La Contraloría General de la República expondrá de manera amplia, suficiente y completa la información y los datos de las buenas y las mejores prácticas que se hayan identificado dentro del Banco de Prácticas. Las malas prácticas sobre las cuales no se hayan establecido efectivos instrumentos de control solo serán liberadas a conocimiento público por decisión del Contralor General de la República;
k) Confidencialidad. La información del Banco de Prácticas no estará disponible ni será revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados previamente;
l) Disponibilidad. La información que resida en el Banco de Prácticas estará disponible para los agentes, personas, entidades y procesos de análisis e investigación que hayan sido autorizados.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL DISEÑO DEL BANCO DE PRÁCTICAS.
ARTÍCULO 6o. DISEÑO GENERAL DEL BANCO DE PRÁCTICAS ESTÁNDAR. El Contralor General de la República definirá las prácticas mínimas. Estas prácticas, mediante el instrumento adoptado se instaurarán y podrán ajustarse según la dinámica, las ofertas técnicas, las fuentes de conocimiento, las lecciones aprendidas, las recomendaciones de expertos y la evolución normativa o de estándares específicos aplicables al sector público. El conjunto de prácticas será referente o criterio, en lo que le corresponde a la Contraloría General de la República, para el juicio o la emisión de conceptos sobre la gestión.
La Contraloría puede concertar e incorporar prácticas sugeridas o solicitadas por diferentes organismos de control, vigilancia, tutela administrativa o emisores de regulación dentro del protocolo de gestión.
ARTÍCULO 7o. DISEÑO GENERAL DEL BANCO DE MALAS PRÁCTICAS. En este subsistema se registrará cada mala práctica con su correspondiente hoja de vida, expediente individual, que recoge la caracterización, su origen, las actuaciones de control o administrativas que se tomen sobre la misma, el seguimiento aplicado, su estado actualizado y su conclusión o cierre. Para la conformación del BMP se establecerá un modelo de datos estructurado, que facilite el acopio de los datos para procesarlos con los diversos modelos tecnológicos tales como analítica de datos, procesamiento de lenguaje natural e inteligencia de la información.
ARTÍCULO 8o. DISEÑO GENERAL DEL BANCO DE BUENAS PRÁCTICAS. El BBP comprende un repositorio de información para cada práctica identificada, caracterizada, evaluada y confirmada formalmente como buena práctica.
Cada práctica candidata para ser considerada como buena práctica requiere la validación por pares o expertos técnicos.
a) La medición (evaluación) de la Buena Práctica debe incorporar:
1. Referente: Definición clara de la norma, práctica o estándar de base u origen.
2. Acción: Descripción clara y sucinta de las acciones adelantadas.
3. Resultado: Documentación del beneficio obtenido comparado con el referente.
4. Evaluación beneficio/costo: Medición en términos cuantitativos y valorizados del resultado obtenido (dinero, tiempo cuantificable en dinero, ahorros, recuperaciones, percepción técnicamente obtenida, etc.).
5. Evaluación, análisis y concepto de Pares.
6. Otros instrumentos de evaluación diseñados por la Contraloría General dé la República;
b) La práctica debe impactar la finalidad de la organización (entidad) a través de la generación de valor agregado en algunas de las categorías pertinentes a la gestión pública. Dicho impacto puede ser directo o a través de una secuencia de efectos bajo la modalidad de convergencia.
ARTÍCULO 9o. DISEÑO GENERAL DEL BANCO DE IDEAS Y SOLUCIONES. Como subsistema del Banco de Prácticas promueve la generación amplia y abierta de ideas, las recibe, registra, cataloga, difunde y pone a disposición y conocimiento general como información pública. En cada registro se deberá incorporar el nombre e identificación del o de los oferentes de la idea, solución o propuesta anticorrupción. En el diseño general se considera:
a) Privilegiar las ideas y soluciones relacionadas con malas prácticas de alto impacto;
b) La recopilación de las ideas y soluciones será amplia y sin restricción, en tanto las propuestas se acojan a los mínimos contenidos técnicos;
c) El Contralor General de la República podrá exponer públicamente malas prácticas, problemas o temas específicos para solicitar de manera amplia y abierta ideas, soluciones o propuestas anticorrupción;
d) Las ideas y soluciones que reúnan los requisitos técnicos serán registrados en el BIS y su autor o autores, quedarán registrados para el respectivo reconocimiento del derecho moral sobre la idea o solución. El BIS emitirá un número de inscripción, con el cual el generador o autor acredita el registro de la idea o solución;
e) Las ideas o soluciones en condiciones de viabilidad técnica y financiera serán presentadas por el Contralor General de la República para su eventual adopción interna, si es el caso, o por los organismos o entidades que tengan la capacidad para desarrollarlas.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA OPERACIÓN DEL BANCO DE PRÁCTICAS.
ARTÍCULO 10. DIRECCIÓN DEL BANCO DE PRÁCTICAS. La dirección general del Banco de Prácticas estará a cargo del Comité Técnico compuesto por el Contralor General de la República, los directores de la DIARI, de la Oficina de Planeación, del Centro de Estudios Fiscales y del jefe de la Unidad de Análisis de Información de la DIARI. Este Comité tiene a su cargo la orientación general, estratégica y operativa del Banco de Prácticas. Este se dará su propio reglamento.
La dirección ejecutiva y administración funcional del Banco de Prácticas estará a cargo de la Unidad de Análisis de Información de la DIARI.
ARTÍCULO 11. OPERACIÓN DEL BANCO DE PRÁCTICAS ESTÁNDAR. El Comité Técnico estudiará las prácticas y recomendará la catalogación, descripción, codificación e incorporación en la base de datos, de acuerdo con la estructura o taxonomía establecida en el diseño general del sistema. El conjunto de prácticas adoptado, sus actualizaciones, interpretaciones y recomendaciones, serán publicadas y difundidas de manera amplia y suficiente.
Su funcionamiento específico será regulado mediante procedimiento que se definirá de manera conjunta entre la Unidad de Análisis de Información y la Oficina de Planeación.
La administración funcional del Banco de prácticas estándar será competencia de la Unidad de Análisis de Información de la DIARI, con el apoyo técnico y de soporte tecnológico de la Oficina de Sistemas e Informática (OSEI).
ARTÍCULO 12. OPERACIÓN DEL BANCO DE MALAS PRÁCTICAS. Su funcionamiento específico será regulado mediante procedimiento que se definirá entre la DIARI y la Oficina de Planeación, para lo cual se debe considerar que:
a) El acopio de los datos se realizará de fuentes externas o internas de la Contraloría e integrará en un repositorio de datos estructurado según el modelo contenido en el diseño general del Banco de Prácticas y se realizará a partir de tres grandes secciones:
i. Histórico, mediante extracto de los informes de auditoría e información sobre otros eventos identificados y documentados,
ii. Corriente, a través de la calificación, de los eventos de malas prácticas conocidos y los establecidos como hallazgos fiscales en el aplicativo de Automatización del Proceso Auditor (APA).
iii. Modelos Analíticos de riesgo desarrollados por la Unidad de Análisis de Información de la DIARI;
b) Cada dependencia de la Contraloría que identifique una práctica con condiciones para ser considerada como “mala práctica” la evaluará y propondrá como probable. La misma será caracterizada de acuerdo con la estructura definida para la correspondiente validación y autorización para su registro;
c) La validación será realizada por un grupo interno de trabajo con funciones específicas para dicha tarea;
d) La autorización para la inclusión de una práctica, acorde a su origen, es atribución del nivel directivo;
e) Para cada conjunto homogéneo y representativo de malas prácticas, se designará un funcionario gestor quien tendrá entre sus responsabilidades realizar el seguimiento sobre el estado y evolución de dicho conjunto e impulsar soluciones efectivas;
f) La Contraloría establecerá los mecanismos, procedimientos y ajustes necesarios para que en desarrollo de la manifestación de parte de los gestores fiscales o los diferentes agentes de control se habilite el registro de malas prácticas con información propuesta por terceros a través del SIRECI, el SACI u otros mecanismos provistos para tal fin.
La administración funcional del BMP que le compete a la Unidad de Análisis de la Información de la DIARI. Esta velará por la calidad de los datos e información relacionados y establecerá un mecanismo de mitigación de dichas prácticas para su aplicación en el conjunto de las entidades públicas.
ARTÍCULO 13. OPERACIÓN DEL BANCO DE BUENAS PRÁCTICAS. Una buena práctica ingresa al BBP como resultado de un proceso que considera los resultados positivos identificados por la Contraloría General de la República provenientes de la gestión de los sujetos de vigilancia y control o proveniente de fuentes alternativas aplicables al sector público; o por solicitud presentada por terceros o partes interesadas.
Su funcionamiento específico será regulado mediante procedimiento que definirá la Unidad de Análisis de Información de la DIARI con acompañamiento de la Oficina de Planeación. Dicho procedimiento debe considerar los diseños: general para el sistema y específica para el BBP.
La administración funcional del BMP corresponde a la Unidad de Análisis de la Información de la DIARI, quien velará por la calidad de los datos e información relacionadas y establecerá un mecanismo de difusión y promoción de las buenas prácticas al conjunto de las entidades del sector público para su eventual adopción, resaltando aquellas que han generado el mayor valor agregado.
ARTÍCULO 14. OPERACIÓN DEL BANCO DE IDEAS Y SOLUCIONES. La Contraloría anunciará de manera abierta la solicitud o demanda de soluciones para asuntos específicos y establecerá un sistema de recopilación de ideas autónomas que los oferentes presenten para su registro.
La Oficina de Planeación con la DIARI y el CEF elaborarán los instrumentos necesarios para la operación del BIS susceptibles de publicación en el SIGECI, con sujeción a la reglamentación y procedimientos aplicables para el efecto y acorde con el diseño general para el sistema del BP y específica para el BIS.
PARÁGRAFO. La operación del BIS podrá ser apoyada por un laboratorio de ideas y soluciones (LIS) con la finalidad de establecer un sistema técnico que se enfoque en la determinación de la(s) causa(s) raíz de las malas prácticas, establezca, proponga y gestione las soluciones, técnicas, procesos modelos que combatan los orígenes de las malas prácticas más relevantes. Para este propósito, el LIS podrá hacer uso de la información, instrumentos, herramientas y recurso humano que disponga la Contraloría General de la República.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS.
ARTÍCULO 15. DISEÑO DEL SISTEMA DE REGISTRO. La Oficina de Sistemas e Informática OSEI, en conjunto con la Unidad de Análisis de Información de la DIARI, quien ejerce la administración funcional, diseñará los aplicativos que viabilicen la automatización del Banco de Prácticas, acorde con el diseño general que se adopte.
ARTÍCULO 16. ARTICULACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. El diseño que se establezca para la operación automatizada del Banco de Prácticas considerará la vinculación, por medio de servicios, interacción o integración de los sistemas de alertas de control interno SACI, denuncias, hallazgos del Sistema de Automatización del Proceso Auditor (APA), conclusión de los procesos de responsabilidad fiscal, el Sistema General de Advertencia Público (SIGAP), y otros que se relacionen con prácticas acorde con el principio de universalidad relacionada con el Banco de Prácticas.
ARTÍCULO 17. POBLAMIENTO DEL REPOSITORIO DE MALAS PRÁCTICAS. Para alcanzar la máxima completitud del repositorio de malas prácticas se establecen los siguientes lineamientos:
a) Cada Contraloría delegada dispondrá personal suficiente para que realice la revisión de los informes de auditoría liberados, identifiquen los hallazgos expuestos y los incorporen en la estructura definida para las malas prácticas. Este proceso puede ser apoyado por la Oficina de Sistemas e Informática y la DIARI, mediante instrumentos de minería de texto, inteligencia artificial y de lenguaje natural tipo NPL;
b) A través del Sinacof se solicitará a las contralorías territoriales para que ellas registren las malas prácticas identificadas históricamente en los correspondientes ámbitos de actuación;
c) Por medio del SIRECI se establecerá un mecanismo que habilite la manifestación de parte relacionada con la revelación y registro de las malas prácticas de manera libre y espontánea por parte de los sujetos de control;
d) La Unidad de Análisis de Información de la DIARI, con apoyo de la Oficina de Sistemas e Informática, establecerá un mecanismo de registro de malas prácticas que realicen las entidades públicas, los gestores fiscales o los agentes de control, tales como: auditores, interventores, revisores fiscales, superintendencias, etc. Igualmente, para acoger la información que terceros o partes interesadas quieran disponer, para lo cual se considerarán los procedimientos e instrumentos correspondientes para vincular los sistemas de participación ciudadana.
ARTÍCULO 18. DESARROLLO FUNCIONAL Y PROCEDIMENTAL. Para la implementación del Banco de Prácticas se establecerá un plan de trabajo con las siguientes metas:
Dentro de los dos (2) meses siguientes a la expedición de la presente resolución se concertará el diseño general del sistema entre la Unidad de Análisis de la Información, la Oficina de Planeación y la Oficina de Sistemas e Informática. La Unidad de Análisis de Información de la DIARI con apoyo de la Oficina de Sistemas e Informática establecerá en diseño intermedio, los artefactos necesarios para el Banco de Prácticas.
a) La Unidad de Análisis de Información de la DIARI, con apoyo de la Oficina de Planeación establecerá, los procesos generales, los procedimientos y demás documentos susceptibles de publicación en el aplicativo SIGECI dentro de los tres meses siguientes a la fecha de expedición de la presente resolución;
b) La Oficina de Sistemas e Informática diseñará y pondrá en producción el aplicativo. El diseño y la puesta en producción de cada uno de los subsistemas que componen el Banco de Prácticas puede atenderse por módulos, iniciando con el Banco de Malas Prácticas dentro de los seis (6) meses posteriores a la expedición del presente acto;
c) El diseño, desarrollo y puesta en producción de los módulos restantes, a saber, de prácticas estándar, buenas prácticas y banco de ideas y soluciones, se concertarán y se incorporarán dentro del Plan de Desarrollo Tecnológico (PETI) o que haga sus veces, de la Contraloría General de la República.
Estas metas serán objeto de seguimiento y verificación por parte del Comité Técnico del Banco de Prácticas.
ARTÍCULO 19. REFERENTE TÉCNICO. La interpretación de conceptos, términos, componentes, trayecto y dinámica del Banco de Prácticas y sus componentes se deben incorporar en documento técnico que contenga el Diseño General, el marco conceptual, la estructura y la ruta de los datos, el contenido mínimo y la taxonomía de las diferentes categorías de análisis del Banco de Prácticas.
El Diseño General o componentes del documento técnico mediante el sistema de versiones podrá ser objeto de ajuste, corrección, mejora, complementación, interpretación y aclaración con la conformidad del comité técnico. Para los efectos, el comité podrá invitar, cuando el tema sea pertinente, a los líderes de los macroprocesos.
ARTÍCULO 20. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 22 de julio de 2022.
El Contralor General de la República,
Carlos Felipe Córdoba Larrarte