RESOLUCIÓN ORGÁNICA 2 DE 2017
(enero 18)
Diario Oficial No. 50.163 de 2 de marzo de 2017
AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Por la cual se constituyen dos (02) cajas menores para la Auditoría General de la República.
EL AUDITOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las contenidas en el Decreto-ley número 272 de 2000, el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el Decreto número 1068 de 2015, y
CONSIDERANDO:
Que la Auditoría General de la República es el órgano instituido para ejercer la vigilancia y el control de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República y las Contralorías Territoriales, por lo que el Decreto número 272 de 2000, artículo 3o, señala que le corresponde a aquella coadyuvar a la transformación, depuración y modernización de los órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, dotado de autonomía jurídica, administrativa, contractual y presupuestal.
Que de Conformidad con lo establecido en el artículo 2.8.5.2 del Decreto número 1068 de mayo 26 2015, el jefe de cada uno de los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, como es el caso de la Auditoría General de la República, debe constituir las cajas menores para cada vigencia fiscal, mediante resolución en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad, la clase de gastos que se pueden realizar y de igual manera se debe indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal.
Que el artículo 2.8.5.3 del Decreto en comento, dispuso, que el Representante Legal de acuerdo con los requerimientos de la entidad, deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación, con base en las reglas establecidas en esa norma, con la correspondiente justificación técnica y económica.
Que de acuerdo con el artículo 2.8.5.4 del Decreto número 1068 de mayo 26 de 2015, a la Auditoría General de la Republica le corresponde la siguiente clasificación para determinar la cuantía de las Cajas Menores, la cual es específicamente para atender los gastos urgentes que demanda la Entidad y que de acuerdo con el presupuesto vigente, se encuentra dentro del límite señalado.
| Presupuesto vigente en la vigencia 2017 | $31.993.421.630 |
| Equivalente en smlmv | 43.368 |
| Cuantía Máxima de cada una de las Cajas Menores | $29.508.680 |
Que la Auditoría General de la República desarrolla sus funciones a través de un nivel central y un nivel desconcentrado. El primero tiene su sede en la ciudad de Bogotá, D. C., y el segundo está conformado por diez (10) gerencias seccionales, con sedes en las ciudades de Medellín, Bogotá, Cali, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva, Armenia, Cúcuta, Villavicencio y Montería.
Que para atender los gastos urgentes, en adquisición de bienes y servicios y lo relacionado con pasajes y viáticos en el Nivel central, es necesario constituir dos (2) cajas menores, por los siguientes valores determinados con base en el análisis de la ejecución de gastos por cajas menores en la vigencia anterior y la proyección de gastos mensuales que se consideran con carácter de urgentes y que garantizan el normal funcionamiento de la entidad, para ser sufragados a través de estas cajas menores:
1. Una (1) caja menor para atender gastos de viáticos y pasajes, por un valor de veinticuatro millones seiscientos mil pesos ($24.600.000.00) moneda corriente, con cargo al presupuesto gastos de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienes y servicios.
2. Una (1) caja menor para adquisición de bienes y servicios para el Nivel Central, por valor de ocho millones de pesos ($8.000.000.00) moneda corriente, con cargo al presupuesto de gastos de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienes y servicios.
Que existe apropiación presupuestal asignada mediante la Ley 1815 del 7 de diciembre de 2016, “por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal del 1o de enero al 31 de diciembre de 2017”, y el Decreto de Liquidación número 2170 del 27 de diciembre de 2016, por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2017, se detalla las apropiaciones y se clasifica y define los gastos,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Constituir para la vigencia fiscal 2017, dos (2) cajas menores, así:
1. Para gastos de viáticos y pasajes, por valor de veinticuatro millones seiscientos mil pesos ($24.600.000.00) moneda corriente, con cargo al presupuesto gastos de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienes y servicios, viáticos y gastos de viaje al interior.
2. Para adquisición de bienes y servicios en el Nivel Central, por valor de ocho millones de pesos ($8.000.000.00) moneda corriente., con cargo al presupuesto de gastos de funcionamiento, gastos generales, adquisición de bienes y servicios, distribuidos así:
| CÓDIGO | RUBRO | VALOR |
| 2.0.4.4.23 | Otros Materiales y Suministros | 3.000.000.00 |
| 2.0.4.5.12 | Mantenimiento de otros bienes | 2.000.000.00 |
| 2.0.4.6.8 | Otras comunicaciones y transporte | 1.800.000.00 |
| 2.0.4.7.6 | Otros gastos por impresos y publicaciones | 1.000.000.00 |
| 2.0.4.14 | Gastos judiciales | 200.000.00 |
8.000.000.00
ARTÍCULO 2o. RESPONSABLES. La caja menor correspondiente al numeral 1 del artículo anterior, estará a cargo y bajo la responsabilidad del Director de Recursos Financieros y la correspondiente al numeral 2, a cargo y bajo la responsabilidad del Director de Recursos Físicos.
PARÁGRAFO 1o. Los responsables de las cajas menores constituidas por la presente resolución, estarán afianzados mediante la póliza vigente para el año 2017 contratadas por la Auditoría General de la República y expedida por la compañía de seguros, por el importe total de la respectiva caja menor y se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero.
PARÁGRAFO 2o. El Director de Recursos Financieros y el Director de Recursos Físicos, mediante memorando interno, designarán la persona que apoyará el manejo logístico y operativo de la correspondiente caja menor, quien también estará debidamente afianzado, sin perjuicio de la responsabilidad que por el manejo de la misma les corresponda a los directos responsables.
ARTÍCULO 3o. DESTINACIÓN. El dinero que se entregue para la constitución de las cajas menores debe ser utilizado para sufragar los gastos con cuya finalidad se constituyeron, en los términos del artículo 2.8.5.5 del Decreto número 1068 de 2015.
PARÁGRAFO 1o. Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y, para las comisiones al exterior, en todo caso, antes del 29 de diciembre de cada año.
PARÁGRAFO 2o. Podrán destinarse recursos de las cajas menores, para los gastos de alimentación que sean indispensables, con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la Dirección Superior de cada órgano, Direcciones Generales de los Ministerios y Gerencias, Presidencias o Direcciones de los Establecimientos Públicos Nacionales, siempre que el titular del despacho correspondiente deba asistir y autorice el gasto por escrito.
ARTÍCULO 4o. OTRAS DISPOSICIONES. En cumplimiento a lo establecido en el Capítulo 7, Título 5 del Decreto número 1068 de mayo 26 de 2015 sobre la constitución y funcionamiento de las cajas menores, se establece:
“Artículo 2.8.5.8. Prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones:
1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.
2. Realizar desembolso con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.
3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.
4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.
6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la entidad.
7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en seccionales o regionales del respectivo órgano, correspondiendo a la entidad evaluar la urgencia y las razones que la sustentan.
8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.
PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad”.
“Artículo 2.8.5.9. Manejo de dinero. El manejo del dinero de Caja Menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes” (tres millones seiscientos ochenta y ocho mil quinientos ochenta y cinco pesos ($3.688.585.00) moneda corriente.
“Artículo 2.8.5.10. Registro de Creación en el SIIF. Una vez suscrita la resolución de constitución de la caja menor, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, el órgano ejecutor procederá al registro de creación de la Caja Menor en el SIIF Nación, así como el registro de la gestión financiera que se realice a través de las mismas”.
“Artículo 2.8.5.11. Del primer giro. Se efectuará con base en los siguientes requisitos:
1. Que exista resolución de constitución expedida de conformidad con el presente título.
2. Que el funcionario encargado de su administración haya constituido o ampliado la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la Caja Menor”.
“Artículo 2.8.5.12. Registro de Operaciones. Todas las operaciones que se realicen a través de la caja menor, deben ser registradas por el responsable de la caja menor en el SIIF Nación. Esto incluye los procesos relacionados con la apertura, ejecución, reembolso y de legalización para el cierre de la caja menor.
Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno, deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las dependencias financieras de los diferentes órganos y de las oficinas de auditoría. En todas las revisiones se debe tener en cuenta la información oficial es la que se encuentra registrada en el SIIF Nación”.
“Artículo 2.8.5.13. Legalización. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
1. Que se haya registrado una solicitud de reembolso en el SIIF Nación.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor según el caso.
5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.
La legalización definitiva de las Cajas Menores, constituidas durante la vigencia fiscal, se hará antes del 29 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar”.
“Artículo 2.8.5.14. Reembolso. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.
En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas”.
“Artículo 2.8.5.15. Cambio de responsable. Cuando se cambie el responsable de la Caja Menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha”.
“Artículo 2.8.5.16. Cancelación de la Caja Menor. Cuando se decida la cancelación de una Caja Menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente”.
“Artículo 2.8.5.17. Vigilancia. Corresponde a la Contraloría General de la República ejercer la vigilancia y el control posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Política.
Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las oficinas de auditoría o control interno”.
“Artículo 2.8.5.18. Responsabilidad. Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del tesoro público, para constituir cajas menores se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero”.
ARTÍCULO 5o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá D. C., a los 18 días del mes de enero de 2017.
El Auditor General de la República,
CARLOS FELIPE CÓRDOBA LARRARTE.
Auditor General de la República.