CIRCULAR 37 DE 2025
(septiembre 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Bogotá D.C.,
| Para: | Ministros, directores de departamento administrativo, representantes legales de los organismos y entidades del sector central y descentralizado del orden nacional. |
| De: | Angie L. Rodríguez F. Jefe de Despacho Presidencial (E) |
| Asunto: | Directrices para el trámite de autorización de comisiones al exterior. |
Apreciados (as) Ministros (as), Directores(as) y Representantes Legales:
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del numeral 14 del Decreto 2647 de 2022; en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2.2.5.5.23 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 1o del Decreto 648 de 2017, por medio del cual se asigna la función a la Jefatura de Despacho Presidencial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República para autorizar las comisiones de salida del país de los ser servidores públicos de la Rama Ejecutiva del orden nacional, me permito solicitar su especial atención para el estricto cumplimiento de las directrices que se relacionan a continuación:
1. Todas las solicitudes de autorizaciones de comisiones al exterior, deberán ser registradas y solicitadas por la entidad cabeza del sector a través del Sistema de Gestión de Comisiones, establecido para tal fin, a más tardar cinco (5) días calendario antes de la fecha de inicio de dicha comisión. Para ello las entidades serán las responsables de planificar y tramitar con antelación las solicitudes.
No se tramitarán solicitudes recibidas por correo electrónico o radicadas de manera física, ni fuera del término señalado.
2. Las entidades cabeza del sector son las responsables de evaluar la necesidad y pertinencia de las comisiones al exterior de sus funcionarios, así como de las de entidades adscritas y vinculadas y de solicitar su autorización, previa aprobación del Ministro, del Director o de quien éste delegue.
3. Para el trámite de las solicitudes de comisiones al exterior, se deberán anexar los documentos requeridos en el Manual del Usuario de Comisiones al Exterior que son: certificación laboral con funciones y remuneración (i); formato de solicitud (¡i); invitación y agenda (traducida al español cuando sea enviada en otro idioma) (iii); evaluación de desempeño para el caso de las comisiones de estudios (iv); y los demás anexos que se consideren importantes y relevantes para el trámite (v). Se debe tener en cuenta que, para el caso de la comisión de estudios, una vez aprobada deben cumplirse las obligaciones del empleado contenida en el artículo 2.2.5.5.33 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 1o del Decreto 648 de 2017, o las normas que los modifiquen o sustituyan.
4. Se insta a los destinatarios de esta Circular, a que de manera previa al otorgamiento de comisiones, verifiquen la viabilidad de otorgar prefación a encuentros por medios virtuales (i), tengan en cuenta que los tiquetes para viajar al interior o exterior del país sólo serán autorizados en clase económica (ii), que el reconocimiento de viáticos sólo procederá, cuando la totalidad de los gastos que genere la comisión de servicios, no sea sufragada por otro organismo o entidad (iii); y que en caso de que dicha comisión no requiera que el servidor público pernocte en el lugar de la misma, sólo se reconocerá hasta el 50% del valor de los mismos (iv).
5. Cuando la comisión de servicios al exterior genere a la entidad viáticos correspondientes al alojamiento, manutención y transportes internos del comisionado, se deberán adoptar medidas necesarias para garantizar la austeridad del gasto, por ejemplo, disminuyendo el porcentaje de reconocimiento del valor de los viáticos y el número de asistentes al evento.
6. En consonancia con las medidas que el Gobierno ha señalado para la austeridad del gasto y las necesidades del servicio, quien solicite una comisión al exterior deberá justificar clara y razonablemente la necesidad de asistir acompañado de un funcionario o más a un mismo evento internacional.
7. Las comisiones para cumplir compromisos en representación del Gobierno colombiano, con organismos o entidades internacionales de las cuales Colombia haga parte, deberán comunicarse, de manera previa a su autorización al Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, con el fin de actuar coordinadamente en el exterior y mejorar la gestión diplomática del Gobierno.
8. De acuerdo con el artículo 2.2.5.5.29 del Decreto 1083 de 2015 todas las entidades deberán remitir bimestralmente a la Jefe de Despacho Presidencial, la relación de las comisiones otorgadas al exterior del país y el valor pagado por ellas con cargo al Tesoro Público.
9. No se podrán tramitar solicitudes de comisión cuyos gastos sean sufragados por particulares con intereses en la gestión de acuerdo con el artículo 2.2.5.5.30 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 1o del Decreto 648 de 2017.
10. Cuando la comisión sea para atender invitación de Gobiernos Extranjeros u organismos internacionales, a la solicitud de autorización se acompañará la correspondiente invitación con la discriminación de los gastos que serán sufragados tal y como lo dispone el artículo 2.2.5.5.40 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 1o del Decreto 648 de 2017.
11. En el caso de solicitudes de comisiones de Ministros, Directores de Departamento y altos funcionarios del Estado, de los que se requiera su presencia en los Consejos de Ministros de los días lunes, no se autorizarán dichas comisiones por lo cual éstas deberán ser programadas para otras fechas, salvo autorización presidencial.
12. Por último, se solicita que esta Circular sea socializada con todos los funcionarios de su respectivo sector.
Agradezco de antemano la atención y cumplimiento de esta circular.
Cordialmente,
ANGIE L. RODRIGUEZ F.
Jefe de Despacho Presidencial (E)
JEFATURA DE DESPACHO PRESIDENCIAL
