CIRCULAR INTERNA 17 DE 2019
(abril 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
| Para: | MEDIDAS Y RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD |
| De: | FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA JURISDICCION ESPECIALPARA LA PAZ |
| Asunto: | SECRETARIA EJECUTIVA DE LA JURISDICCION ESPECIAL PARA LA PAZ |
De acuerdo con lo establecido en las Circulares 021 de agosto de 2018 y 002 de enero de 2019, y con el fin de emitir algunas recomendaciones para garantizar la seguridad, el adecuado ingreso a las instalaciones, el bienestar de los servidores públicos y contratistas y la adecuada utilización de las herramientas tecnológicas de la Jurisdicción Especial para la Paz (en adelante JEP), se adoptan las siguientes medidas y se efectúan algunas recomendaciones:
I. MEDIDAS DE SEGURIDAD
1. En las instalaciones de la JEP
- Al programar reuniones con personas externas a la JEP, el área correspondiente informará a la Oficina Asesora de Seguridad y Protección, a través de correo electrónico con un mínimo de ocho (8) horas de antelación en el que se indicará el nombre completo del visitante, número de identificación, fecha de ingreso, piso de permanencia y funcionario responsable de éste.
- El ingreso o permanencia en las instalaciones de la JEP por fuera de los horarios laborales debe ser autorizado por la Oficina Asesora de Seguridad y Protección, previa solicitud del área interesada.
- Todas las personas que ingresen a las instalaciones de la JEP deben atender el procedimiento de ingreso dispuesto por el personal de vigilancia, el cual podrá implicar el uso del arco eléctrico, máquina de rayos x, plataformas de registro de personal y equipos electrónicos, entre otros.
- Se debe registrar el ingreso y la salida de todos los equipos de cómputo, cámaras de video, fotografía y demás equipos electrónicos.
- Cambiar con frecuencia la contraseña de los equipos y correo electrónico institucional. No compartir las claves con terceros.
- Proteger su información, no dejar documentos importantes sobre el escritorio sin su custodia o abandonados en las impresoras.
- Bloquear su equipo cada vez que se retire de su puesto de trabajo.
- Los dispositivos electrónicos que tengan información de carácter laboral deben disponer de encriptación o contraseña para acceder a los datos.
- En caso de conocer información que afecte o ponga en riesgo su seguridad o la de cualquier otro funcionario o contratista de la JEP debe comunicarla de manera inmediata a la Oficina Asesora de Seguridad y Protección.
2. Seguridad en territorio
A los servidores públicos y contratistas de la JEP que se encuentren en territorio de forma permanente o en comisión de servicio se les sugiere atender las siguientes recomendaciones:
- Cada desplazamiento asociado a sus funciones debe ser informado, validado y aprobado por el jefe inmediato.
- Todo desplazamiento a territorio debe contar con concepto de seguridad emitido por la Oficina Asesora de Seguridad y Protección.
- En los desplazamientos a territorio, los servidores públicos y contratistas deben realizar un reporte cada cuatro (4) horas a su Jefe Inmediato o supervisor, según el caso, indicando novedades y situaciones especiales.
- Los servidores públicos se identificarán como miembros de la JEP ante las autoridades tales como: alcaldías, gobernaciones, comando de fuerzas públicas, agencias de cooperación y defensoría del pueblo. En los desplazamientos deben salvaguardar el carné y demás documentos que identifiquen a la JEP, así como las prendas distintivas de la entidad.
- Advertir a su familia la necesidad de abstenerse de suministrar información por medio electrónico y/o verbal a personas ajenas a su núcleo familiar sobre horarios, sitios que frecuenta, viajes y agendas a desarrollar en su trabajo.
II. RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD
- No utilizar los medios de comunicación oficiales para transmitir información de carácter personal.
- Realizar una copia de seguridad de su información al menos una vez por semana y mantenerla en un lugar seguro.
- Evitar abordar temas laborales sensibles en las comunicaciones realizadas telefónicamente, en redes sociales, WhatsApp, Twitter, Facebook, entre otros, e incluso en las conversaciones en espacios y vías públicas.
- En los salones de reunión o restaurantes evitar conversar sobre temas laborales y emitir opiniones sobre estos, teniendo en cuenta la sensibilidad y confidencialidad de la información que se maneja en la jurisdicción.
- Revisar el vehículo antes de abordarlo para detectar paquetes extraños en llantas, riñes y tubo de escape, y mantener aseguradas las puertas.
- Tener especial cuidado con los puntos de riesgos que puede identificar en su desplazamiento tales como: semáforos, trabajos de mantenimiento en la ruta, parte externa de los centros comerciales, cruces de vías principales o ferrocarriles, accidentes vehiculares, zonas oscuras o pobremente iluminadas y aquellas conocidas como vulnerables.
MARIA DEL PILAR BAHAMÓN FALLA
Secretaria Ejecutiva
Jurisdicción Especial para la Paz
