CIRCULAR 1 DE 2021
(octubre 20)
Diario Oficial No. 51.852 de 8 de noviembre de 2021
CONSEJO NACIONAL DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR
| PARA: | Operadores de juegos de suerte y azar del nivel territorial. |
| ASUNTO: | Lineamientos para implementar el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva en los JSA del nivel territorial. |
El Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar (CNJSA), en uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el numeral 1 de artículo 47 de la Ley 643 de 2001, modificado por el Decreto Ley 4144 de 2011, expidió el Acuerdo 574 de 2021, “por el cual se adopta el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva para los juegos de suerte y azar del nivel territorial”.
En el artículo 21 del mencionado Acuerdo se establece que “la implementación será coordinada por la Secretaría Técnica, quien expedirá una circular aprobada por el CNJSA, la cual contendrá las condiciones, fases, plazos, periodo de transición y acciones de acompañamiento, que se requieren para que los sujetos obligados adopten el sistema”. En cumplimiento de lo anterior, se establece lo siguiente:
I. FASES Y ETAPAS
Primero. Socialización e Inducción: La Secretaría Técnica realizará la socialización de los aspectos generales del Sistema con los departamentos y municipios del país, así como, con los operadores y administradoras de juegos territoriales; y ejecutará un programa de inducción dirigido a los Oficiales de Cumplimiento y responsables de ejecutar las acciones previstas en el Acuerdo 574 de 2021 en las administradoras de juegos territoriales, sobre lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como, de la aplicación del Sistema de Administración del Riesgo LA/FT/FPADM en el sector de juegos de suerte y azar del nivel territorial.
Al interior de las empresas operadoras del juego de lotería tradicional o de billetes y apuestas permanentes o chance y sus juntas directivas, la socialización será impulsada por el Oficial de Cumplimento; en la actividad dirigida a las juntas directivas se deberá hacer énfasis en los requisitos mínimos que establece el Acuerdo 574 de 2021, compromisos, funciones y responsabilidades de estas. Dicha actividad se deberá realizar durante el mes de noviembre de 2021 y dejar constancia en el acta respectiva.
Así mismo, los Oficiales de Cumplimiento, diseñarán e impulsarán programas de inducción dirigidos a todo el personal de la empresa operadora, sobre las generalidades LA/FT/FPADM y la aplicación del Sistema al interior de la entidad u organización, dicha actividad se deberá realizar durante el mes de diciembre de 2021. Las actividades deberán estar documentadas, adicionalmente, se deberá contar con mecanismos que permitan establecer el nivel de entendimiento, lo anterior, será el fundamento para el diseño del “Programa de capacitación y entrenamiento especializado de las empresas operadoras del año 2022”, previsto en el artículo 18.2.5 del Acuerdo 574 de 2021.
Segundo. Definición de Políticas en contra del LA/FT/FPADM: Las empresas administradoras de juegos territoriales, los operadores del juego de lotería tradicional o de billetes y apuestas permanentes o chance, a más tardar el 15 de diciembre de 2021, deberán contar con políticas para llevar a cabo la implementación del Sistema, aprobadas por su junta directiva u órgano equivalente, el extracto del acta de la sesión que las contemple deberá ser remitido a la Secretaría Técnica durante los siguientes diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la sesión.
Al culminar la etapa de diagnóstico, identificación, evaluación, medición de riesgos y establecimiento de controles, se deberán actualizar las políticas para desarrollar y mantener el Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT/FPADM, esta actividad se deberá realizar durante la segunda semana del mes de febrero de 2022 y remitir el extracto del acta de la sesión a la Secretaría Técnica, durante los diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la sesión.
Los operadores del juego de lotería tradicional o de billetes y apuestas permanentes o chance deberán plasmar y desarrollar las Políticas del Sistema en el manual de procedimientos.
Por su parte, las administradoras de juegos territoriales adoptarán dichas políticas en sus procesos de contratación y autorización de juegos de suerte y azar territoriales.
Tercero. Designación o ratificación del cargo de Oficial de cumplimiento y suplente: A partir de la entrada en vigencia del Acuerdo 574 de 2021, la junta directiva u órgano equivalente de las empresas operadoras de juego de lotería tradicional o de billetes y apuestas permanentes o chance deberán designar o ratificar como Oficial de cumplimiento y suplente a quienes ostenten las cualidades, competencias y los requisitos enunciados en el artículo 15.3.1 del mencionado Acuerdo. La designación o ratificación del Oficial de Cumplimiento y Suplente deberá ser informada a la Secretaría Técnica, dentro de los cinco (5) días siguientes a la formalización del acta de la junta directiva u órgano equivalente, adjuntando la hoja de vida con los respectivos anexos y el extracto del acta de designación, para su registro.
No obstante, los Oficiales de Cumplimiento que fueron designados y registrados en la Secretaría Técnica, en virtud de lo dispuesto en el Acuerdo 317 de 2016, que no cuenten con la totalidad de los requisitos señalados en el Acuerdo 574 de 2021, contarán con un periodo de transición de cinco (5) meses, para acreditarlos. En este caso, el registro de la ratificación del Oficial de cumplimiento y la designación de su suplente ante la Secretaría Técnica, solo se podrá efectuar hasta el 30 de marzo de 2022.
Cuarto. Ejecución de las etapas del Sistema de administración del riesgo LA/FT/ FPADM: En el mes de enero de 2022, los operadores del juego de lotería y apuestas permanentes o chance deberán ejecutar las actividades relacionadas con el diagnóstico, identificación de riesgos, evaluación y el establecimiento de controles.
Para el 21 de enero de 2022, deberán contar con un documento de diagnóstico, el cual contendrá una descripción general del estado actual de la entidad u organización, basado en el análisis detallado del marco contextual externo e interno.
La ejecución de la etapa de identificación de riesgos, evaluación y establecimiento de controles, deberá culminar el 31 de enero del mismo año. Para tal efecto, la Secretaría Técnica realizará talleres de orientación.
En la identificación de los riesgos, se deberá contar con una matriz donde se consignarán los eventos de riesgo; la calificación del riesgo inherente, la valoración de los controles y la determinación del riesgo residual. Para la evaluación de los riesgos, se deberá contar con una matriz de criterios cuantitativos con su equivalente cualitativo en aspectos de grado de probabilidad de ocurrencia e impacto. Frente a los controles, se deberán considerar, controles preventivos, detectivos y correctivos.
A más tardar, durante la primera semana de febrero de 2022, se deberá remitir a la Secretaría Técnica el documento de diagnóstico junto con la matriz de identificación de riesgos, evaluación y establecimiento de controles.
Quinto. Diseño, aprobación y validación del manual de procedimientos del sistema: Durante la primera semana del mes de febrero de 2022, la Secretaría Técnica realizará talleres con los operadores del juego de lotería y apuestas permanentes o chance para guiarlos en el diseño o cambios del manual de procedimientos del Sistema, formatos o formularios que implementen los mecanismos e instrumentos de control previstos en el Acuerdo 574 de 2021 y el Código de Ética.
Los operadores, deberán contar con la aprobación del manual de procedimientos por su junta directiva, a más tardar, el 25 de febrero de 2022. El manual deberá ser presentado a la Secretaría Técnica dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su aprobación, para validación. Posteriormente, el manual, junto con la validación de la Secretaría Técnica, deberá ser remitido a la entidad concedente del juego de apuestas permanentes o chance.
II. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Sexto. Administradoras de los juegos de suerte y azar territoriales. Las administradoras de los juegos de suerte y azar territoriales remitirán a la Secretaría Técnica, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes de noviembre de 2021, el nombre y el cargo de la(s) persona(s) que estarán encargadas de ejecutar las acciones previstas en el Acuerdo 574 de 2021.
Séptimo. Asociaciones. Los administradores y representantes de las asociaciones operadoras del doble acierto con premio acumulado, del incentivo con cobro de premio inmediato cuando cuenten con encargo fiduciario, y de los sorteos extraordinarios del juego de lotería tradicional de billetes remitirán a la Secretaría Técnica, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes de noviembre de 2021, el nombre de la(s) persona(s) que reportarán los ganadores de premios en la plataforma SIREL de la UIAF, para tramitar ante dicha entidad la asignación de usuario y clave.
Octavo. Autorizadores de rifas y promocionales del nivel territorial. Las Sociedades de Capital Público Departamental (SCPD), gobernaciones y alcaldías, encargadas de autorizar rifas y promocionales remitirán a la Secretaría Técnica, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes de abril de 2022, el nombre de la(s) persona(s) que estarán encargadas de ejecutar las acciones previstas en el Acuerdo 574 de 2021.
III. DISPOSICIONES ESPECIALES
Noveno. Capacitación para autorizadores de rifas y promocionales del nivel territorial. La Secretaría Técnica programará y realizará, actividades de capacitación y apoyo, dirigidas a Sociedades de Capital Público Departamental (SCPD), departamentos y municipios, para la implementación de las actividades previstas en el Acuerdo 574 de 2021 sobre el proceso de autorización de rifas y promocionales, así como, el reporte de ganadores de premios ante la UIAF.
Decimo. Periodo de transición. Se contará con un término de seis meses para llevar a cabo las fases de socialización del sistema, establecimiento de políticas por parte de las juntas directivas, acreditación de requisitos de los actuales oficiales de cumplimiento, aprobación y validación del manual que desarrolla el Sistema, así como, para el desarrollo de las etapas de diagnóstico, identificación de riesgos, evaluación y el establecimiento de controles.
La presente Circular fue aprobada en la Sesión número 131 del CNJSA.
Dada en Bogotá, D. C., a 20 de octubre de 2021.
Publíquese y cúmplase.
La Presidente,
María Virginia Jordán Quintero.
La Secretaria Técnica,
Liliana Rosa Cardona Chagui
