ACUERDO 05 DE 2022
(agosto 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ - JEP
Por el cual se dispone la titularidad y la administración del Fondo Documental de la Comisión Para el Esclarecimiento de la Verdad, la Convivencia y la No Repetición
EL PLENO DE LAS COMISIONADAS Y LOS COMISIONADOS DE LA COMISIÓN PARA EL ESCLARECIMIENTO DE LA VERDAD, LA CONVIVENCIA Y LA NO REPETICIÓN
En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas por el Acto Legislativo 01 del 4 de abril de 2017 en sus artículos transitorios 1 y 2, por el Decreto Ley 588 de 2017 en el numeral 9 del artículo 13; el parágrafo del artículo 18; el numeral 5 del artículo 23 y el numeral 3 del artículo 8 Acuerdo 002 de 2018 de la Comisión de la Verdad, y
CONSIDERANDO
Que, el Acto Legislativo 01 de 2017 conforme al Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera dispuso la creación constitucional del Sistema Integral de Verdad. Justicia, Reparación y No Repetición (en adelante SIVJRNR) con sus respectivos mecanismos y medidas de reparación para la construcción de paz y garantías de no repetición, los cuales deben contribuir de manera integral, entre otros fines, a la construcción de la memoria histórica.
Que, adicionalmente, el artículo 2 transitorio acordó la creación de la Comisión para el Esclarecimiento de la Verdad, la Convivencia y la No Repetición (en adelante la Comisión o la Comisión de la Verdad) como una entidad temporal y extrajudicial con autonomía administrativa, presupuestal y técnica, cuyo fin es-
Conocer la verdad de lo ocurrido en el marco del conflicto y contribuir al esclarecimiento de las violaciones e infracciones cometidas en el mismo y ofrecer una explicación amplia de su complejidad a toda la sociedad; promover el reconocimiento de las víctimas y el reconocimiento voluntario de las responsabilidades individuales o colectivas de quienes participaron directa e indirectamente en el conflicto armado; y promover la convivencia en los territorios para garantizar la no repetición.
Que, el Decreto Ley 588 de 2017, por el cual se organiza la Comisión, dispuso en el numeral 9 artículo 13 que es función y competencia de la entidad ''[a]doptar medidas para el archivo de la información recolectada en el marco de sus funciones y al término de su mandato, tomar las medidas necesarias para asegurar su preservación. La CEV definirá la entidad que será depositarla de sus archivos y que los custodiará”,, Así mismo, consideró que es función del Pleno de las y los Comisionados establecer los aspectos necesarios para la entrega de los archivos a la entidad depositaría para asegurar su preservación conforme a los protocolos y condiciones que sean necesarios.
Que, dicho Decreto Ley ordenó a la Comisión establecer las condiciones e imple mentar los protocolos para que la entidad depositarla reciba debidamente los aportes a la verdad, contribuciones de información y archivos para el esclarecimiento de la verdad bajo las condiciones de voluntariedad, consentimiento expreso, libre e informado y/o tratamiento exclusivo de la información de cómo se recibió la información por parte de los aportantes privados y públicos.
Que, por su parte, la Corte Constitucional, en sentencia C-017 de 2018, en la cual estudió y declaró la constitucionalidad del Decreto Ley 588 de 2017, concluyó la constitucionalidad de las funciones y se encuentran dentro del margen de configuración normativo del Legislador, si se entiende que la tarea de la Comisión está ligada a la investigación histórica y reconstrucción de la memoria del conflicto. Así, la Comisión deberá ser la garante de los soportes del relato reconstruido y esas evidencias serán también parte del patrimonio histórico y de la identidad de la Nación, en la medida en que constituyen las bases del Informe Final, como respuesta al derecho de las comunidades y las víctimas a saber y conocer el pasado de violaciones.
Que, igualmente la Corte consideró en la mencionada Sentencia C-017 de 2018, que la definición de los lineamientos bajo los cuales se realizará la guarda, protección y custodia de los documentos y archivos es trascendental desde el punto de vista constitucional, pues el derecho a la memoria de las comunidades afectadas por años de abusos implica la obligación para el Estado de recordar y generar las medidas necesarias con el propósito de preservar los archivos e información de la época de violencia. Esto se halla ligado y es un factor determinante para la salvaguarda del derecho a la no repetición y, por lo tanto, no ofrece problemas de constitucionalidad.
Que, muestra de lo anteriormente señalado, la recomendación No 44 del capítulo “Hallazgos y Recomendaciones de la Comisión de la Verdad de Colombia”, del Informe Final, consistente en “proteger, preservar y garantizar el acceso a los archivos identificados por la Comisión como información, documentos y archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, en particular los correspondientes a: (i) la Brigada de Institutos Militares; (ii) el Batallón de Inteligencia y Contrainteligencia Gr. Ricardo Charry Solano, de la Brigada XX del Ejército Nacional; (iii) la Red No. 7 de la Armada Nacional; y (iv) el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS)”.
Que, sobre la competencia exclusiva de la Comisión para disponer y establecer las medidas que deben guardarse para la debida custodia, preservación y acceso de su archivo, el Consejo de Estado, a través de la Sala de Consulta y Servicio Civil, se pronunció en los siguientes términos en el Concepto 2464 de 2021,
La autonomía técnica se expresa, entre otros aspectos, en la facultad que se le atribuye para adoptar su metodología de trabajo, en la prerrogativa de acoger los criterios de priorización y planes territoriales así como los protocolos, lincamientos y demás aspectos para la entrega de archivos en custodia, así como en la competencia de reglamentar el procedimiento para la composición, funcionamiento, mecanismo de selección y duración del Comité de Seguimiento y Monitoreo que se ocupará de implementar las recomendaciones que la Comisión efectúe en su informe final.
En todo caso, advierte la Sala, que para el proceso de liquidación debe tenerse presente que son facultades exclusivas de la Comisión adoptar medidas para el archivo de la información recolectada dentro del marco de sus funciones, y, al término de su mandato, tomar las medidas necesarias para asegurar su preservación. También definirá la entidad que será depositaría de sus archivos y que los custodiará, y deberá establecer los protocolos que habrá de aplicar.
Compete a la Comisión adoptar medidas para el archivo de la información recolectada dentro del marco de sus funciones, y determinar las instrucciones necesarias para asegurar su preservación, al término de su mandato. También definirá la entidad que será depositaría de sus archivos y que los custodiará.
Que, en relación con la norma archivística nacional, el artículo 9 de la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” (Ley General de Archivos) previo que, según la organización del Estado colombiano, se conformarán los archivos de los organismos autónomos, conformación esta que tiene un mandato de obligatoriedad de conformidad con el artículo 10 de la misma Ley. Como condición particular de estos archivos públicos, el artículo 14 estableció que la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación. Adicionalmente, el parágrafo de este artículo prevé que se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia e idoneidad.
Que, sobre estos mismos aspectos, la Coordinación de Estrategia y Oficina Jurídica y de Gestión Documental de la Comisión se pronunció en el memorando del 6 de junio de 2022 acerca del “ [M]arco legal para la transferencia del archivo de la Comisión para el Esclarecimiento de la Verdad, la Convivencia y la No repetición
Que, la Comisión realizó un trabajo de organización y adecuación de la información que recolectó durante el cumplimiento de su objeto de creación, con el propósito de consolidar un instrumento social de verdad y reparación, con alto contenido participativo de las víctimas y aportantes y supremo valor patrimonial para el país, todo lo cual se documenta en el los siguientes apartados'
I. COMPOSICIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DE LA COMISIÓN DE LA VERDAD
Como parte de su deber de construcción de la memoria y verdad histórica, la Comisión, en cumplimiento de su mandato, avanzó en la consolidación de un fondo documental de derechos humanos que tiene la vocación de trascender su informe final “Hay Futuro Si Hay Verdad" por su valor patrimonial e histórico.
Este fondo documental está compuesto por la multiplicidad de decisiones, metodologías, registros, fuentes externas, voces recogidas y registradas en expedientes que evidencian el desarrollo de las funciones de las dependencias estratégicas[1], misionales[2], evaluación, control y apoyo[3] de la entidad.
La Comisión recibió la misión de esclarecer la verdad sobre el conflicto y lo realizó en dos momentos. Primero al escuchar y acoger la realidad del impacto físico y emocional de la violencia de las miles de personas y comunidades que entregaron su relato en condiciones de confidencialidad y restricciones de publicidad. En un segundo momento, al buscar la verdad acerca de las preguntas “¿por qué paso eso?”; “¿quiénes lo hicieron”, “¿cuál es su responsabilidad y cómo evitar que continúe?”; “¿qué paso con la sociedad y el Estado mientras eso ocurría?” [4]. Para lo que se emitieron cientos de solicitudes individuales de acceso a información y se recopilaron miles de fuentes secundarias aportadas por víctimas y terceros con sus respectivas condiciones de publicidad y por entidades públicas para poder fundamentar las afirmaciones y procesos de esclarecimiento, reconocimiento y convivencia en los territorios.
Por lo tanto, el fondo documental se distingue por aportar al país un significativo relato de millones de piezas documentales propias y acopiadas para la comprensión del conflicto armado colombiano y de los caminos hacia la reconciliación, al tiempo que el archivo se constituye en una fuente confiable de la manera en que se llevó a cabo el proceso de verdad extrajudicial pactado en 2016, desarrollado en medio del conflicto lo que permite considerarlo como un modelo que aportará experiencias susceptibles de ser adoptadas en otros casos.
Sobre la composición del archivo, el Pleno de Comisionados y Comisionadas destaca su importancia en términos de su correlación con el mandato de la Comisión, celebrando que este archivo fue incorporado, gestionado, consultado y sistematizado por todos y todas los colaboradores de la Comisión, lo que dio como producto el texto final de “Hay Futuros Si Hay Verdad” y una serie de productos informativos, pedagógicos y culturales que componen en su totalidad el legado que está siendo recibido por las víctimas y el país para la continuación de los procesos de justicia, reparación, no repetición y honra de la memoria.
II. EL FONDO DOCUMENTAL DE LA COMISIÓN DE LA VERDAD COMO ARCHIVO DE DERECHOS HUMANOS
El fondo documental de la Comisión de la Verdad es un archivo de derechos humanos. En él reposa información relativa a violaciones a los derechos humanos y al derecho internacional humanitario; así mismo, sus documentos fueron producidos y analizados por una entidad con funciones constitucionales relativas al esclarecimiento de violaciones de los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario como es propio de una comisión de la verdad en el marco de un proceso de justicia transicional.
De conformidad con el artículo 2.8.5.4.7. del Decreto sectorial 1080 de 2015 “Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio, se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones del Derecho Internacional Humanitario”.
Esta definición hace eco de la propuesta por los Principios Joinet-Orentlicher (o Principios para la protección y la promoción de los derechos humanos mediante la lucha contra la impunidad). Según estos principios, los archivos de derechos humanos son las “colecciones de documentos relativos a violaciones de los derechos humanos y el derecho humanitario”. De manera similar, la Resolución 03 de 2019 de La Comisión Inter americana de Derechos Humanos (CIDH) define como archivo de derechos humanos “...a aquellos fondos o colecciones documentales, en cualquier soporte, relativos a graves violaciones a los derechos humanos o de cualquier naturaleza que puedan coadyuvar en su investigación.
Así mismo, en cumplimiento de la Ley 1448 de 2011, “ Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones”, el Centro Nacional de Memoria Histórica y el Archivo General de la Nación publicaron el documento “Protocolo de Gestión Documental de los Archivos Referidos a las Graves y Manifiestas Violaciones a los Derechos Humanos, e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, Ocurridas con Ocasión del Conflicto Armado Interno”[5]. El documento establece los criterios y las medidas que las entidades públicas y demás organismos regulados por la Ley General de Archivos deberán adoptar en lo relativo a gestión documental, a archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, además dirige recomendaciones acerca de estos mismos temas a las organizaciones de la sociedad civil y diversas comunidades.
Dicho Protocolo prevé un conjunto de criterios para la identificación de los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado. Los directamente relacionados con la Comisión son:
- El criterio misional para entidades públicas y demás organismos regulados por la Ley General de Archivos[6].
- El criterio de contexto y temporalidad histórica[7].
- El criterio temático para identificar archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado[8].
Así entonces, el fondo documental que compone el archivo de la Comisión, en su integridad, es un archivo referido a los derechos humanos tanto en los contenidos de la documentación que puede considerarse como misional, por ser el resultado de sus labores de investigación para el esclarecimiento, procesos de reconocimiento y convivencia, como respecto de aquella que contiene el desarrollo de las gestiones administrativas que permitieron la ejecución de su mandato. Por lo anterior, no es un archivo que tenga la vocación de fragmentarse temática o metodológicamente pues todo, en su conjunto, da cuenta del alcance del conflicto armado y de las estrategias que este mecanismo de justicia transicional dispuso para llevar a cabo su misión.
De acuerdo con los estándares internacionales y marco nacional, el manejo de un archivo de derechos humanos tiene ciertas particularidades, tal como lo ordena el Artículo 2.8.5.4.7 del Decreto sectorial 1080 de 2015, previamente referido, al señalar que “Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservación, protección y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos, la jurisprudencia, la legislación interna, y en particular, el inciso final del artículo 21 de la Ley 1712 de 2014”.
Respecto de la valoración para definir el período por el que debe ser conservado y preservado este fondo documental, debe señalarse que conforme a lo determinado por el Acuerdo 004 de 2015[9] todos los documentos relativos a derechos humanos y derecho internacional humanitario son de conservación total. Por tanto, todas las series y subseries documentales que registran el cumplimiento de los objetivos de la Comisión son de conservación permanente, ya que el cumplimiento, del criterio de centralidad en las victimas, determina la necesidad de que el fondo documental, se conserve permanentemente y esté dispuesto, conforme a lo señalado en la normatividad vigente para su acceso y consulta por parte de ellas para adelantar los procesos de reconocimiento y restauración de derechos, fortalecimiento de procesos de memoria y lucha permanente contra el olvido. Aunado a esto debe destacarse que la Comisión ha ejercido funciones únicas en el Estado colombiano, su estructura orgánica se diseñó con el propósito de atender estas funciones, para lo cual todas las oficinas que la integran desde sus competencias, se orientaron a atender el mandato y los criterios definidos por el Decreto Ley 588 de 2017.
De otro lado, la referencia al artículo 21 de la Ley 1712 de 2014 es fundamental para entender las implicaciones en materia de protección y acceso que tiene un archivo de derechos humanos. Según esta norma, las excepciones de acceso a la información no aplican en casos de violación de derechos humanos o delitos de lesa humanidad y, en todo caso, deberán protegerse los derechos de las víctimas y otros aportantes y colaboradores.
Solo será posible restringir o negar el acceso a documentos de la información alojada en el fondo documental de la entidad cuando la publicidad de la misma ponga en riesgo los derechos a la vida, integridad, seguridad e intimidad de las víctimas, aportantes, colaboradores y funcionarios de la Comisión. Así lo establece también el principio 15 de los Principios Joinet'Orentlicher, según el cual, al consultar archivos de derechos humanos se debe salvaguardar la integridad de las víctimas y de otras personas, a pesar de que no existan más limitaciones o formalidades al acceso a la información. El acceso a información de víctimas y otros se debe considerar caso a caso conforme al índice de información clasificada y reservada, el soporte de entrega de la información que recibió la Comisión de la Verdad, los índices electrónicos e inventarios documentales.
Regirá la restricción de acceso a datos personales de servidores de la Comisión que, ya sea mediante entrevistas o documentación, conocieron o recibieron información especialmente relevante para el esclarecimiento de responsabilidades, así como datos personales de servidores que recibieron información de inteligencia y contrainteligencia, en el marco de convenios. No obstante, dando aplicación al artículo 21 citado, no se podrá restringir el acceso a la totalidad de la información contenida en un documento sino únicamente a la parte indispensable, a través de la confección de una versión pública.
De esta manera, se debe partir del principio de máxima publicidad y acceso para la concepción del archivo de derechos humanos de la Comisión, existiendo limitaciones a dicho acceso única y exclusivamente en los eventos en los cuales la publicidad de la información pueda atentar en contra de los derechos a la vida, seguridad e integridad, tanto de las víctimas, como de los aportantes y colaboradores, así como de los investigadores e investigadoras y demás funcionarios de la Comisión que permitieron su conformación. Para ello, la Comisión entregará un Protocolo de Acceso a Información con las instrucciones generales para que la entidad depositaría caso a caso determine el acceso a los documentos contenidos en el Fondo Documental.
III. REQUISITOS A CONSIDERAR PARA LA ENTIDAD DEPOSITARIA DEL ARCHIVO DE LA COMISIÓN DE LA VERDAD
Con fundamento en las anteriores consideraciones y con el norte de las garantías de máxima divulgación de su archivo de derechos humanos y de salvaguarda de los derechos de las victimas y colaboradores de la Comisión, el Pleno de Comisionados y Comisionadas acogió y deliberó sobre los requisitos administrativos, jurídicos, técnicos y políticos, construidos por la Dirección Administrativa y Financiera para determinar el modelo de entrega de los archivos.
Sobre los criterios administrativos y jurídicos se destacó en las discusiones la relevancia de validar si las instituciones candidatas de recibir el fondo documental tienen la facultad constitucional y legal para recibirlos. Así mismo, el Pleno debió analizar el grado de autonomía e independencia administrativa, presupuestal y técnica. Para ello, se retomaron los principios y obligaciones de la Constitución Política Nacional, y de manera particular de la Ley General de Archivos para concluir- i) que el fondo documental de la Comisión es un archivo público pues se ha generado de la gestión realizada por la Comisión en su condición de entidad pública en un régimen constitucional de transición para la paz; ii) es un bien público de uso público, en el entendido que su vocación es ser una garantía material del derecho a la verdad, una medida de reparación y contribuir a la memoria histórica del país; iii) Como bien público, es inalienable, imprescriptible e inembargable y en consecuencia su titularidad debe ser entregada a una entidad del Estado colombiano; y iv) Su custodia y gestión puede ser contratados con personas naturales y jurídicas atendiendo en todo momento las leyes en materia de custodia, preservación y acceso a los archivos referidos a los derechos humanos.
Sobre los criterios técnicos, el Pleno de Comisionados y Comisionadas en su análisis, destacó la importancia de las condiciones de seguridad; conocimiento de la implementación de la función archivística; la existencia de una infraestructura física y tecnológicamente adecuada y disponible para el depósito, custodia y administración integral de los archivos y la experiencia en difusión cultural del patrimonio documental y promoción de derechos humanos.
IV. CONDICIONES PARA LA INTEGRALIDAD Y AUTONOMÍA DEL ARCHIVO DE LA COMISIÓN DE LA VERDAD
Bajo las anteriores condiciones, el Pleno de Comisionados y Comisionadas ha deliberado para identificar el mecanismo idóneo que abarque las condiciones especiales que comporta la titularidad de un archivo de derechos humanos como lo es el fondo documental de la Comisión de la Verdad y que al mismo tiempo garantice su conservación, gestión y acceso al acervo documental que lo compone, con la finalidad de que la memoria permanezca viva a través del acceso a la información por parte de la mayor cantidad de ciudadanos, guardando en todo caso las previsiones normativas sobre el acceso a la información.
Ahora bien, debe tenerse presente que la Comisión hace parte de un sistema integral que fue creado en el ordenamiento jurídico colombiano dándole plena autonomía a las entidades que lo componen y ubicándolas en el rango constitucional dentro de la organización del Estado. El cual debe propender, entre otros fines, a que sus medidas logren un máximo de esclarecimiento de la verdad del conflicto y fortalezcan la construcción de la memoria histórica[10].
En tanto parte de un sistema, todos sus componentes buscan una respuesta integral a las víctimas y no pueden comprenderse de manera aislada. Por lo tanto, la consolidación de sus archivos dará cuenta de cómo se llevaron a cabo las misiones constitucionales encomendadas y su consolidación y destinación final deberán proyectarse para que su entrega sea una medida integral de reparación, no repetición, justicia y verdad para las y los colombianos.
Así, como resultado de estas deliberaciones, el Pleno de Comisionados y Comisionadas ha identificado la necesidad de aplicar un modelo especial para la titularidad, custodia y acceso de su archivo ya que, por un lado, como se dijo, la titularidad del mismo debe reposar en cabeza de una entidad pública y, por otro lado, se debe buscar el mayor acceso a esa información protegiendo la extrajudicialidad del mandato de la Comisión. En consecuencia, se tomó la decisión de implementar un modelo mixto de administración del archivo de la Comisión que consiste en lo siguiente- La titularidad del archivo de la Comisión reposará en cabeza de la Jurisdicción Especial para la Paz, honrando las prerrogativas constitucionales de la integralidad del Sistema, mientras que la custodia y garantía de acceso de la información reposará en una institución reconocida e idónea para esta labor, hasta que la JEP culmine sus funciones.
Que la titularidad repose en la JEP significa que el archivo continúa perteneciendo al Estado colombiano, bajo la premisa de que, por ser un bien público, este archivo no puede enajenarse, máxime cuando es una contribución sin precedentes para la memoria histórica del conflicto de nuestro país. Por su parte, que la custodia y gestión de acceso se delegue en una institución reconocida e idónea, garantiza que este archivo cumpla su vocación de ser fuente de información sobre el proceso de esclarecimiento adelantado por la Comisión y medida de reparación.
Ahora bien, considerando que la JEP, como parte del SIVJRNR, por su misma naturaleza, no está llamada a la perpetuidad, sino que por el contrario cuenta con un periodo definido por la Constitución, es necesario que la Comisión, como parte de este sistema integral de justicia transicional, se pronuncie sobre los lineamientos que deberán observarse para garantizar que la memoria que reposa en el fondo documental siga viva y, además, que crezca y se alimente de los demás procesos y mecanismos de construcción de memoria histórica.
Para lo anterior, la Comisión exhorta al SÍVJRN a consolidar todos sus acervos documentales en un Archivo General de la Paz, que reúna los fondos de las tres entidades del Sistema Integral de Paz al finalizar sus respectivos. Para lograr la integralidad y autonomía de los acervos documentales de los procesos transicionales que tengan como objetivo la búsqueda de la Paz, en especial de la Paz Grande a la que desde la Comisión se ha convocado, y en ese sentido, ser fuente documental de derechos para la garantía a la verdad, justicia, reparación y no repetición.
Partiendo, entonces, de la integralidad de SIVJRN y del marco normativo expuesto, la Comisión de la Verdad en cabeza del Pleno de Comisionados y Comisionadas, su máximo órgano de gobierno comprende que-
i. El fin último del fondo documental conformado por La Comisión de la Verdad es garantizar el acceso permanente a las fuentes primarias documentales que lo integran, dispuestas para el servicio de las víctimas y la sociedad a nivel nacional e internacional como una medida de verdad y reparación.
ii. Su importancia radica en que es un bien patrimonial de interés público. Los documentos que lo conforman son “parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional”, en tanto guardan relación con violaciones de los derechos humanos, con el derecho a la memoria en el contexto del conflicto armado colombiano y dan cuenta del trabajo de la Comisión, como precedente para modelos posteriores.
iii. La entidad depositarla del fondo documental, como integrante del Estado colombiano es responsable de la custodia, conservación, preservación y dar acceso de los documentos contenidos en el Fondo Documental.
iv. La entidad que custodiará el fondo documental de La Comisión de la Verdad conforme al modelo adoptado por el Pleno en el presente Acuerdo deberá facilitar el acceso a la información que lo integra, excluyendo exigencias o requisitos que puedan impedirlo, y deberá vigilar en todo momento el pleno cumplimiento dicha función.
v. Conforme lo señala el artículo 20 del Acuerdo AGN 004/15 (o el que lo sustituya o modifique) para garantizar el acceso a la información y atender las consultas sobre el fondo documental se debe determinar los criterios diferenciales preferenciales y efectivos para toda persona o grupo que demande una atención diferencial[11].
vi. La información contenida en el archivo de la Comisión da cuenta de las funciones de una entidad que tuvo la misión de esclarecer el conflicto, sus causas, impactos, violaciones de los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario y sus entramados complejos como el narcotráfico y el paramilitarismo. En consecuencia es un archivo referidos a los derechos humanos que tiene la vocación de ser público, pero en ningún momento el acceso a los documentos puede poner en riesgo a las víctimas, aportantes de información, colaboradores y funcionarios. Bajo ningún motivo se podrá ocultar la existencia de la información.
vii. Siempre se deberá propender por la protección de los derechos a la verdad, la intimidad, la seguridad y la vida de las víctimas del conflicto armado como de otras personas involucradas, como funcionarios y colaboradores de la entidad.
viii. Una de las recomendaciones de la Comisión estuvo dirigida “Al Gobierno Nacional y al Congreso de la República, con la participación de autoridades territoriales, incluyendo autoridades étnicas, la academia, medios de comunicación y, en especial, las organizaciones de víctimas, discutir, concertar y poner en marcha una política de memoria y verdad para la construcción de paz y la no repetición. Esta debe construirse con un enfoque diferencial y territorial que contribuya a superar el trauma individual y colectivo y a enfrentar la estigmatización y el negacionismo”.[12]
Así las cosas, el Pleno de Comisionados y Comisionadas acuerda que la entidad titular de los archivos de la Comisión de la Verdad sea la Jurisdicción Especial para la Paz, toda vez que es esta entidad la que, como parte del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición, ofrece las garantías y cumple con los requisitos suficientes para preservar la integridad y autonomía del Fondo Documental de la Comisión bajo las condiciones acá expuestas.
Que, el Acuerdo 03 de 2022 seleccionó a la Entidad Depositaría del fondo documental de la Comisión de la Verdad, no obstante se hace necesario establecer con precisión los lineamientos jurídicos y procedimentales necesarios para distribuir con claridad las responsabilidades y las competencias relacionadas con la titularidad y la administración del Fondo documental en cada uno de los organismos y entidades seleccionados por el máximo órgano de gobierno de la Comisión, por lo que se requiere expedir la siguiente norma para otorgar precisiones en el tránsito del cierre de la entidad y su liquidación.
En mérito de lo expuesto,
ACUERDAN
ARTÍCULO 1o. TITULARIDAD DEL FONDO DOCUMENTAL DE LA VERDAD. En cumplimiento de las disposiciones de la Ley General de Archivos y la normativa internacional y nacional vigente, la Jurisdicción Especial para la Paz será la titular del Fondo Documental de la Comisión de la Verdad como patrimonio documental de la Nación con valores sociales, históricos, políticos, simbólicos y culturales, a partir de la fecha de terminación de la existencia jurídica de la Comisión.
En consecuencia, y en cumplimiento en lo dispuesto en el Decreto Ley 588 de 2017, la Comisión de la Verdad recomienda que sea el Archivo General de la Nación la entidad administradora y custodia y que ejerza las labores de conservación, preservación, protección, seguridad y acceso, además, cumpla el principio de máxima divulgación de la información pública relativa a derechos humanos dispuesto en la Ley Estatutaria de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Información Pública Nacional o Ley 1712 de 2014.
PARÁGRAFO 1. No obstante la anterior recomendación, La Jurisdicción Especial Para la Paz como titular del dominio del fondo, podrá suscribir contratos o convenios con otras instituciones reconocidas e idóneas para garantizar, en todo momento, la preservación, custodia, protección, seguridad y máxima divulgación del Fondo Documental de la Comisión.
PARÁGRAFO 2, La Jurisdicción Especial para La Paz, al cierre de su mandato constitucional, deberá adoptar las medidas e impartir las instrucciones necesarias e idóneas, para asegurar el traslado de la titularidad del Fondo Documental y garantizar la continuación de la preservación, protección y máxima divulgación de acuerdo a la normatividad vigente.
ARTÍCULO 2o. MEDIDAS DE PROTECCIÓN. La Jurisdicción Especial para la Paz podrá, como titular de la propiedad del Fondo Documental y en ejercicio de sus propias funciones jurisdiccionales, adoptar las medidas de protección que considere necesarias, para garantizar, desde la vigencia del presente Acuerdo, la preservación, protección y acceso del Fondo Documental relativo a derechos humanos de la Comisión de la Verdad.
ARTICULO 3o. FUNCIONES DEL AGENTE LIQUIDADOR. Teniendo en cuenta el término del mandato de la Comisión de la Verdad, el agente liquidador de la Comisión de la Verdad en Liquidación de acuerdo con sus funciones deberá ser el responsable de cerrar las unidades documentales de todos los expedientes del Fondo Documental conforme a la normativa internacional, nacional y específica sobre archivos relativos a derechos humanos y ser el responsable materialmente de ejecutar las órdenes del presente Acuerdo.
ARTÍCULO 4o. CIERRE DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES DEL FONDO DOCUMENTAL DE LA COMISIÓN DE LA VERDAD Y FINALIZACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS Y DE TRANSPARENCIA. Para materializar la entrega de la titularidad del Fondo Documental y disponer el archivo para la consulta de las víctimas y la sociedad colombiana, el agente liquidador deberá realizar el respectivo inventario de los expedientes del fondo documental y actualizar los instrumentos archivísticos y de transparencia, como garantía a los principios del acceso a la información pública relativa a derechos humanos.
ARTICULO 5o. FORMALIZACIÓN DE LA TRANSFERENCIA. Para el cumplimiento de los fines expuestos en el aparte considerativo de este Acuerdo, el agente liquidador de la Comisión de la Verdad, con la supervisión y autorización de la Jurisdicción Especial Para la Paz, se compromete a materializar la transferencia del Fondo Documental al Archivo General de la Nación en calidad de administrador integral del mismo, dentro del término definido en el decreto de liquidación.
PARÁGRAFO. Conforme a las particularidades de la información de las unidades documentales y los términos de cierre de los archivos del Fondo Documental de la Comisión, el agente liquidador deberá configurar un grupo especializado para ejecutar las actividades relacionadas con el cierre de los expedientes del Fondo Documental y posterior transferencia secundaria.
ARTICULO 6o. SUSCRIPCIÓN DE CONVENIO. La Jurisdicción Especial Para la Paz, el Representante legal de La Comisión de la Verdad y el Archivo General de la Nación, suscribirán un convenio marco para transferir la propiedad del Fondo Documental a la JEP y, a su vez, asignar la administración integral al Archivo General de la Nación, cuya transferencia física y material se realizará al término del cierre de las unidades documentales análogas y electrónicas que deberá entregar el liquidador.
PARÁGRAFO 1. Elaborar conjuntamente, entre las entidades de dirección, administración y liquidación, un plan de trabajo archivístico de cierre, entrega, administración y seguimiento.
PARÁGRAFO 2. La entrega material del Fondo Documental deberá realizarse por cotejo y estar acompañada de los correspondientes instrumentos archivísticos y de transparencia, como de los protocolos técnicos elaborados y aprobados por la Comisión de la Verdad de conformidad al numeral 5 del artículo 23 del Decreto Ley 588 de 2017.
ARTÍCULO 7o. ARCHIVO GENERAL PARA LA PAZ. Invitar a las entidades que conforman el SIVJRNR a consolidar, al término de sus mandatos, un acervo, que propenda por la integralidad y autonomía. El cual debe ser fuente documental de derechos para la garantía a la verdad, justicia, reparación y no repetición.
ARTÍCULO 8o. NOTIFICACIÓN DE LA DECISIÓN. A través de la Secretaría General de la Comisión de la Verdad se notificará a la Jurisdicción Especial para la Paz su escogencia como Entidad Depositaría del fondo documental de la Comisión.
ARTÍCULO 9o. VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en su totalidad el Acuerdo 03 de 2022.
CÚMPLASE.
Dado en Bogotá D.C., a los veinticinco (25) días del mes de agosto de dos mil veintidós (2022).
Presidente
Francisco de Roux
Alejandro Castillejo
Saúl Franco Agudelo
Lucía González
Alejandra Miller Restrepo
Leyner Palacios Asprilla
Marta Ruiz Naranjo
Alejandro Valencia Villa
Carlos Martín Beristain
1. La producción documental estratégica: está integrada por la documentación relacionada con las instrucciones que orientaron el desempeño de la Comisión a partir de actas, políticas, protocolos, planes y proyectos entre tantos otros documentos, producidos por el Pleno de Comisionados y la Presidencia de La Comisión.' la Oficina de Relacionamiento Interinstitucional; Oficina de Cooperación y Alianzas; Secretaría General, en particular en lo relativo a la Planeación y Proyectos.
2. La Producción documental: misional está integrada por los miles de testimonios, entrevistas realizadas, los miles de casos, y la producción del conocimiento generado por los equipos de las Direcciones de Conocimiento, Diálogo Social, Territorios y Pueblos étnicos con sus subdirecciones, coordinaciones y oficinas. De la misma forma, los informes, bases de datos, archivos y documentos que entregaron a la Comisión, las instituciones públicas y privadas de diversas personas naturales, comunidades, organizaciones. Todos estos documentos, en su conjunto, se constituyen en las fuentes internas y externas de información, agrupadas en el archivo misional.
3. El archivo de evaluación, control y apoyo: se integra con las series y subseries que dan cuenta de la gestión contractual, financiera y en general de los soportes administrativos y las que registran los procesos de evaluación y funciones de control. Aquí se encuentran las series destacadas por la implementación de procesos de control interno y control interno disciplinario.
4. Informe Final, Comisión de la Verdad, Convocatoria a la Paz Grande, Declaración de la Comisión para el Esclarecimiento de la verdad, la convivencia y la No Repetición, 2022.
5. Ver: Protocolo de Gestión Documental de Archivos de Derechos Humanos
6. Para la implementación del presente protocolo, la identificación de archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado se determinará con base en las estructuras, funciones legales asignadas, procesos y procedimientos de las entidades relacionadas directa o indirectamente con la atención a víctimas, así como la exigibilidad y garantía de los derechos a la verdad, la justicia, la reparación y garantías de no repetición, las actividades de inteligencia y contrainteligencia, así como desarrollo del conflicto armado interno, incluyendo la documentación producida por entidades liquidadas, privatizadas, escindidas, suprimidas o reestructuradas. Se entenderán e identificarán como archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto, los producidos, conformados y/o custodiados por las entidades creadas como parte de los mecanismos de Justicia Transicional, así como los que hacen parte de agrupaciones o conjuntos de documentos específicos definidos como tal en sus instrumentos archivísticos de las instituciones del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a Víctimas (SNARIV).
7. De acuerdo con la jurisprudencia de la Corte Constitucional, para la implementación del presente protocolo, se tendrán en cuenta los archivos producidos durante el conflicto armado interno colombiano. Por lo tanto, el ámbito temporal no se restringirá exclusivamente a las fechas determinadas por la Ley 1148 de 2011 (1o de enero de 1985 y 1“ de enero de 1991 hasta el 2021) para la reparación y restitución de tierras.
8. Sin perjuicio de la obligatoriedad en la aplicación del criterio misional para las entidades públicas y demás organismos regulados por la Ley 591 de 2000 se podrán aplicar los siguientes criterios temáticos para la identificación, protección y garantías de acceso a la información, documentos y archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado:
a) Los relativos a graves violaciones de los derechos humanos e infracciones el Derecho Internacional Humanitario,
b) Los relativos a acciones de exigibilidad de derechos y de recuperación de la memoria histórica por parte de la sociedad y de las víctimas.
c) Los relativos a acciones institucionales derivadas de la denuncia de tales violaciones a los derechos humanos o de la reclamación de medidas de atención humanitaria y de las reparaciones materiales y simbólicas.
d) Los relativos al contexto local, regional o nacional de desarrollo del conflicto y sus impactos diferenciados en la población.
e) Los relativos a los perpetradores de las violaciones a los derechos humanos e Infracciones al DIH y su modus operandi.
f) Los relativos a respuestas institucionales frente a las violaciones a los derechos humanos o las demandas de reparación de las víctimas.
g) Los relativos a los modos de vida, proyectos familiares, sociales, políticos y comunitarios afectados por la dinámica del conflicto armado interno.
h) Los modos de resistencia de la sociedad civil frente al conflicto armado.
9. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 004 de 2015 (21 de abril) “Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado”.
10. Acto Legislativo 01 de 2017.
11. Tales como víctimas niños, niñas, adolescentes, grupos étnicos, mujeres, personas discapacitadas, adultos mayores, población LGBTI.
12. Comisión de la Verdad, Informe Final, Hallazgos y recomendaciones, página 803.