ACUERDO 3 DE 2014
(marzo 18)
Diario Oficial No. 49.097 de 19 de marzo de 2014
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
FONDO DE DEFENSA TÉCNICA Y ESPECIALIZADA DE LOS MIEMBROS DE LA FUERZA PÚBLICA - FONDETEC
<NOTA DE VIGENCIA: Acuerdo derogado por el artículo 2 del Acuerdo 2 de 2020>
Por el cual se aprueba el Manual de Contratación del Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública (Fondetec).
EL COMITÉ DIRECTIVO DEL FONDO DE DEFENSA TÉCNICA Y ESPECIALIZADA DE LOS MIEMBROS DE LA FUERZA PÚBLICA (FONDETEC),
en ejercicio de las facultades conferidas por el numeral 6 del artículo 10 del Decreto número 124 de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 1o de la Ley 1698 de 2013, crea el Sistema de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública como un conjunto de políticas, estrategias, programas, medidas preventivas y herramientas jurídicas, técnicas, financieras y administrativas orientadas a garantizar a favor de los miembros de la Fuerza Pública que así lo soliciten, el derecho a la defensa y una adecuada representación en instancia disciplinaria e instancia penal ordinaria y especial en el orden nacional, internacional y de terceros estados por excepción, y con ello el acceso efectivo a la administración de justicia;
Que el artículo 4o de la citada ley, crea el Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública como una cuenta especial de la Nación - Ministerio de Defensa Nacional, responsable de financiar el Sistema de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública, siempre y cuando la falta o delito haya sido cometido en ejercicio de la misión constitucional asignada a la Fuerza Pública o con ocasión de ella;
Que el artículo 8o de la Ley 1698 de 2013, establece que el Fondo contará para su administración con un Comité Directivo y un Director o Gerente;
Que el artículo 12 de la Ley 1698 de 2013 establece que: “Los recursos del Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública (Fondetec) que ingresen al patrimonio autónomo serán administrados por la Fiduciaria La Previsora S. A., con quien el Ministerio de Defensa Nacional suscribirá el contrato de fiducia mercantil respectivo, para lo cual queda autorizado por la presente disposición”.
Para todos los efectos legales la representación de dicho patrimonio autónomo la llevará la sociedad fiduciaria.
Los recursos serán invertidos observando los criterios de seguridad, solidez y rentabilidad del Estatuto Orgánico del Presupuesto”;
Que a su vez el artículo 13 de la citada ley estipula que: “Para efectos presupuestales, los recursos se entenderán ejecutados una vez los mismos sean transferidos al respectivo patrimonio autónomo, el cual sujetará sus actos y contratos a las normas y reglas del derecho privado, observando, en todo caso, los principios contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política”;
Que el numeral 6 del artículo 10 del Decreto Reglamentario número 124 de 2014, estipula como función del Comité Directivo de Fondetec, aprobar el Manual de Contratación del Fondo;
Que en sesión del Comité Directivo del mes de marzo de 2014, la asesora encargada de las funciones de Directora de Fondetec expone el contenido del Manual de Contratación, principios y régimen que aplica a la actividad contractual del Fondo;
Que el Manual de Contratación de Fondetec, cuenta con la revisión y aprobación previa de la Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional, de los miembros del Comité Directivo y de la Fiduciaria Fiduprevisora S. A.;
Que una vez analizado el contenido del mismo, el Comité Directivo del Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública (Fondetec),
ACUERDA:
ARTÍCULO 1o. <Acuerdo derogado por el artículo 2 del Acuerdo 2 de 2020> Aprobar el Manual de Contratación del Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública (Fondetec), el cual se anexa y forma parte integral del presente acuerdo en dieciocho (18) folios.
ARTÍCULO 2o. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 18 de marzo de 2014.
El Ministro de Defensa Nacional, Presidente del Comité Directivo del Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los miembros de la Fuerza Pública (Fondetec),
JUAN CARLOS PINZÓN BUENO.
La Secretaria Técnica del Comité,
CLAUDIA XIMENA LOPEZ PAREJA.
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MANUAL DE CONTRATACIÓN PARA SER TENIDO EN CUENTA EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL IRREVOCABLE DE ADMINISTRACIÓN Y PAGOS NÚMERO 24 DE 2014, SUSCRITO ENTRE EL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Y LA SOCIEDAD FIDUCIARIA LA PREVISORA S. A., EN VIRTUD DEL ARTÍCULO 12 DE LA LEY 1698 DE 2013
FEBRERO DE 2014
TABLA DE CONTENIDO
1. Política de Contratación
2. Objeto
3. Definiciones
4. Alcance
5. Participantes
6. Normas aplicables
7. Principios rectores
8. Inhabilidades e incompatibilidades
9. Expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal
10. Proceso de Contratación
11. Competencias
12. Supervisión
13. Garantías
1. Política de contratación
La Política de Contratación establece el marco general bajo el cual Fiduciaria La Previsora S. A. Fiduprevisora S. A., debe gestionar los procesos contractuales con el fin de garantizar la efectividad en la adquisición de los bienes y servicios requeridos por el Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública (Fondetec), los cuales se destinarán al cumplimiento del Objeto de dicho Fondo conforme a lo establecido en el artículo 4o de la Ley 1698 de 2013 que consiste en financiar “el Sistema de Defensa Técnica y Especializada de los miembros de la Fuerza Pública, siempre y cuando la falta o delito haya sido cometido en ejercicio de la misión constitucional asignada a la Fuerza Pública o con ocasión de ella”.
La política de contratación promueve el mandato legal contenido en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, esto es, respetando los principios de la gestión administrativa contentivos en los artículos 209 y 267 de la Carta Política y comprende:
– Asegurar la eficiente y eficaz planeación y uso de las mejores prácticas en la gestión contractual para garantizar el suministro de bienes y servicios de manera responsable, sostenible y efectiva en función de calidad, costos, minimización del riesgo y oportunidad.
– Garantizar la transparencia en la contratación, expresada en la aplicación de la política contenida en el presente manual.
– Asegurar el desarrollo de sistemas de gestión, procesos, procedimientos, protocolos, y demás herramientas que garanticen la implementación de la presente política.
2. Objeto
El presente manual contiene las reglas generales que deben orientar la contratación de bienes y servicios que realice el fideicomiso producto del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Administración y Pagos número 24 de 2014, suscrito entre el Ministerio de Defensa Nacional y Fiduciaria La Previsora S. A., con el propósito de administrar, invertir y pagar los recursos del Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública (Fondetec).
3. Definiciones
Para los efectos del presente manual de contratación, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
-- Fondetec: Es el Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública, creado por el artículo 4o de la Ley 1698 de 2013.
-- Comité Directivo de Fondetec: Se trata del órgano de administración con el que contará Fondetec para su administración, conforme lo señalado en el artículo 9o de la Ley 1698 de 2013.
-- Director o Gerente: Se trata del Servidor Público del Ministerio de Defensa Nacional designado como Gerente o Director del Fondetec y quien cumplirá las funciones previstas en el artículo 11 del Decreto número 124 de 2014.
-- Fideicomitente: Es el Ministerio de Defensa Nacional que para efectos del presente Manual es el Director o Gerente Fondetec.
-- Fiduciaria: Es la sociedad Fiduciaria La Previsora S. A.
-- Patrimonio Autónomo: Es el vehículo fiduciario que se constituye mediante el presente documento, el cual se denominará PAP Mindefensa Nacional - Fondetec Patrimonio Autónomo Público Mindefensa-Fondetec.
-- Unidad de apoyo: Son las personas que eventualmente puedan ser vinculadas para apoyar las gestiones a cargo del Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los miembros de la Fuerza Pública Fondetec y/o patrimonio autónomo previa instrucción expresa por parte del Fideicomitente.
-- Recursos recibidos: Son los recursos de Fondetec y que se encuentran regulados en el artículo 10 de la Ley 1698 de 2013 que ingresarán al Patrimonio Autónomo y que serán entregados a La Fiduciaria.
-- Estudio de mercado: Documento que permite establecer el presupuesto oficial de la contratación. Comprende la realización de un análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado, que pueden ser consultados a través de mecanismos como:
a) Solicitud de cotizaciones;
b) Análisis de consumos y precios históricos.
Asimismo, involucra el análisis de las variables consideradas para calcular el presupuesto oficial o precio del contrato.
-- Funciones del Director o Gerente de Fondetec: Se encuentran señaladas taxativamente en el artículo 11 del Decreto número 124 de 2014, de la siguiente manera:
1. Ejercer la Ordenación del Gasto del Fondo.
2. Ejercer las funciones administrativas, financieras y legales a que haya lugar para el buen funcionamiento del Fondo.
3. Gestionar la consecución de recursos para el financiamiento del Fondo.
4. Dirigir los procesos contractuales, adjudicar, y ordenar al patrimonio autónomo la suscripción, liquidación de los contratos y demás actos que se deriven de la actividad contractual y que se realizan con cargo a los recursos del Fondo, y suscribir cuando sea el caso los contratos conforme la normatividad vigente en materia de contratación estatal.
5. Ser parte del Consejo de Administración del Patrimonio Autónomo.
6. Llevar la estadística general de los procesos atendidos por los abogados defensores y del Registro de Abogados vinculados al Sistema de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública.
7. Comunicar a las autoridades competentes las faltas cometidas por los Defensores vinculados al Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública (Fondetec).
8. Adoptar las medidas que permitan brindar instrucción y acompañamiento a los profesionales que atienden el servicio de la Defensoría Pública, en asuntos relacionados con derecho operacional, Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario.
9. Las demás que le asigne o delegue el Ministro de Defensa Nacional.
4. Alcance
El presente manual está dirigido a los funcionarios y/o contratistas de Fondetec y Fiduprevisora S. A., que participen en el proceso de contratación para el Fideicomiso, producto del Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Administración y Pagos número 24 de 2014, suscrito entre el Ministerio de Defensa Nacional y Fiduciaria La Previsora S. A., con el propósito de administrar, invertir y pagar los recursos del Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública (Fondetec), así como la Gerencia de Fondetec y el equipo del mismo.
5. Participantes
Fiduciaria La Previsora S. A.: quien en adelante se denominará Fiduprevisora S. A., sociedad de servicios financieros, transformada en Sociedad Anónima mediante Escritura Pública número 0462 del 24 de enero de 1994, de la Notaría 29 del Círculo Notarial de Bogotá, tal como consta en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia tiene un patrimonio autónomo constituido mediante el Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Administración y Pagos número 24 de 2014 con el Ministerio de Defensa Nacional.
Fondetec: Es el Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública creado mediante Ley 1698 de 2013, como una cuenta especial de la Nación -Ministerio de Defensa Nacional, que hará parte del Ministerio de Defensa Nacional -Unidad de Gestión General, sin personería jurídica, con independencia patrimonial, el cual funcionará bajo la dependencia, orientación y coordinación del Ministerio de Defensa Nacional.
6. Normas aplicables
De conformidad con el artículo 13 de la Ley 1698 de 2013 “Para efectos presupuestales, los recursos se entenderán ejecutados una vez los mismos sean transferidos al respectivo patrimonio autónomo, el cual sujetará sus actos y contratos a las normas y reglas del derecho privado, observando, en todo caso, los principios contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política”.
A partir de esta norma se señalan que las normas aplicables a la contratación que se realice por el Patrimonio Autónomo con destino al Fondetec, son:
-- Ley 1698 de 2013.
-- Decreto número 124 de 2014.
-- Normas civiles y comerciales.
-- Artículo 209 de la Constitución Política,
-- y el presente Manual de contratación.
7. Principios rectores
La contratación que se realice por parte del Patrimonio Autónomo constituido mediante el Contrato de Fiducia Mercantil Irrevocable de Administración y Pagos número 24 de 2014 celebrado entre el Ministerio de Defensa Nacional y Fiduprevisora S. A., debe adelantarse de conformidad con los principios contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política a continuación enunciados según el alcance conceptual para ellos fijados en la ley, los cuales son:
1. Transparencia: Busca garantizar la imparcialidad y la igualdad de oportunidades en los procesos de contratación, seleccionar objetivamente a los contratistas, e igualmente divulgar cuáles son las razones que sirven de motivación a las autoridades en sus decisiones contractuales y promover la moralidad administrativa.
2. Responsabilidad: Tiene como propósito fundamental que la gestión pública se desarrolle de manera diligente, recta y transparente, fijando responsabilidades en los servidores públicos y contratistas de la administración que participan en la actividad contractual.
Así, los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos de Fondetec y la Fiduciaria, del contratista y de terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato, respondiendo por sus actuaciones y omisiones antijurídicas, debiendo indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.
Por su parte, los contratistas responderán cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato. Igualmente, responderán por haber ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, por haber suministrado información falsa y asumirán la responsabilidad por ocurrencia de hechos a ellos imputables.
3. Buena Fe: Este principio se encuentra desarrollado en el artículo 83 de la Constitución Política de Colombia, reina e impera durante la etapa de selección del contratista, de celebración, ejecución y liquidación del contrato; la buena fe exige un comportamiento acorde con la obligación que asume cada una de las partes, y las obliga no solo a lo pactado expresamente entre ellas, sino a todo lo que corresponda según la naturaleza del acto.
4. Igualdad: Todos los procesos contractuales adelantados por Fondetec y la Fiduciaria deben observar la igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden de la actuación.
5. Selección Objetiva e Imparcialidad: Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a Fondetec y a la Fiduciaria y a los fines que ellas buscan, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en el documento de Condiciones de Participación, resulte ser la más ventajosa para Fondetec y la Fiduciaria, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos.
6. Debido Proceso: Todos los procesos contractuales realizados por Fondetec y la Fiduciaria, cualquiera sea la modalidad de contratación, atenderán a las normas vigentes en materia contractual, respetando la normatividad especialmente aplicable en cada caso y las políticas, lineamientos y procedimientos establecidos en este Manual de Contratación, el Código de Conducta Ética, el Código de Buen Gobierno Corporativo y aquellas normas relacionadas con la responsabilidad de los funcionarios de la entidad. (Código Disciplinario Único, Estatuto Anticorrupción).
7. Moralidad: Se garantizará que todas las actuaciones desarrolladas por la Fondetec y la Fiduciaria en el proceso de contratación, estarán inspiradas por los principios legales que dirigen y juzgan el comportamiento de la sociedad, debiendo los servidores de la misma actuar con rectitud, lealtad y honestidad. Como instrumento garante de la efectividad del principio, se suscribirán por parte de los servidores y colaboradores de la Entidad, así como por los contratistas, los compromisos éticos o pactos de integridad que se dispongan.
8. Publicidad: Todos los procesos y documentos de la contratación desarrollada por Fondetec y la Fiduciaria estarán a disposición pública, excepto aquellos que por su naturaleza estén amparados de reserva legal; los que se refieran a condiciones técnicas especiales que generen restricción de acceso y todos los demás procesos que no se adelanten por invitación pública de ofertas, de conformidad con lo dispuesto en el presente Manual de Contratación.
9. Celeridad: En los procesos contractuales adelantados por Fondetec y la Fiduciaria se deberán observar en un solo acto todos los trámites que, por su naturaleza, admitan impulsión simultánea y no sea obligatorio realizar en actos sucesivos, debiéndose impulsar oficiosamente la actividad contractual. Igualmente, se aplicará este principio en las solicitudes que deban realizar ante otros órganos y sobre los plazos indicados en las mismas.
10. Planeación: En virtud de ella, Fondetec y la Fiduciaria antes de iniciar el proceso contractual, realizarán los estudios tendientes a determinar la oportunidad y conveniencia del contrato, así como la adecuación a los fines de la entidad como contratante. Se deberán elaborar detalladamente los Estudios de Precio o Mercado y/o las Condiciones de Participación según corresponda, con el objeto de alcanzar los fines propuestos con la contratación a celebrar por la entidad.
11. Eficiencia: Este principio se encuentra ligado al principio de economía, en tanto busca que las entidades estatales obtengan un buen rendimiento dentro de la gestión contractual, se encuentra definido en la ley, como la maximización de resultados con la utilización mínima de los recursos humanos, materiales, técnicos, logísticos, monetarios.
Se refleja en el establecimiento de modalidades de selección objetiva que se encuentran regladas, incluyendo términos preclusivos y perentorios, fijando etapas de planeación para la formulación de requisitos y características pertinentes a la finalidad que cada entidad busca cumplir, permitiendo una selección oportuna y ágil.
12. Eficacia: Este principio corresponde a la obtención de los resultados de manera oportuna y con entera relación entre ellos y los objetivos y metas propuestos. Busca que las entidades estatales obtengan a través de la gestión contractual, la satisfacción real de las necesidades, deseos y demandas de los clientes, a fin de alcanzar los atributos de los productos propuestos para el cumplimiento de la misión.
13. Economía: Las normas de selección para la escogencia de contratistas, se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, impidiendo la interposición de trámites y/o cargas diferentes de los establecidos en el marco contractual y legal, dándole importancia a los requisitos de fondo y no de forma.
Permite a los oferentes subsanar los errores de forma en la presentación de sus propuestas.
En términos generales, se busca que la gestión contractual se adelante con austeridad de medios, tiempo y gastos en procura de optimizar el real cumplimiento de los cometidos estatales, así como evitar la toma de decisiones inhibitorias.
14. Equidad: Bajo este principio, la ley busca la realización de procesos que incrementen la participación de la comunidad frente a los beneficios recibidos por el total de la población. Supone un equilibrio en la gestión contractual, entre los aportes y esfuerzos realizados, los beneficios políticos, sociales y económicos obtenidos y la cobertura que a través de los servicios y/o bienes adquiridos, se obtiene para el beneficio común.
8. Inhabilidades e incompatibilidades
Conforme a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, a la contratación del Patrimonio Autónomo le es aplicable el Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades previsto en la Constitución Política y la ley para la contratación con Entidades Estatales. Sin perjuicio de lo establecido por otras normas constitucionales y legales, las inhabilidades e incompatibilidades para contratar con entidades estatales son principalmente las establecidas en los artículos 127 de la Constitución Política y en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y 1474 de 2011. Para la verificación de la ausencia de inhabilidades e incompatibilidades, el Patrimonio Autónomo consultará el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad (SIRI) de la Procuraduría General de la Nación y el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, sin perjuicio de acudir a otras fuentes de información.
9. Expedición de certificados de existencia de recursos
a) El fideicomitente deberá consultar la disponibilidad de recursos en el fideicomiso, antes de iniciar el proceso contractual;
b) La Fiduciaria deberá reservar recursos, expedir la certificación de existencia de recursos y anexarla a los documentos de solicitud del contrato derivado.
Todo de conformidad al parágrafo 1o del artículo 11 de la Ley 1698 de 2013.
10. Proceso de contratación
Todos los contratos que se suscriban en desarrollo de la gestión encomendada a la Fiduciaria deberán aplicar y cumplir lo dispuesto en el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (“Sarlaft”) de la Fiduciaria.
Por lo anterior, la fiduciaria entregará los formularios asociados a Sarlaft, los cuales harán parte de este manual.
Para tal fin el contratista deberá adjuntar la siguiente documentación:
a) Para Personas Naturales
IMPORTANTE: Antes de llenar el formulario, se deben tener en cuenta las siguientes observaciones:
-- Diligenciar TODOS los campos del formulario (numerales 1 al 9).
-- No dejar ningún espacio en blanco, si la información solicitada no aplica para su caso, escriba N/A.
-- No olvidar anexar TODOS los documentos requeridos según su caso, que están consignados en el pie de página del formulario.
Los Anexos al formulario de conocimiento al cliente-Anexo 1.
-- Copia declaración de renta (cuando aplique).
-- Copia de la tarjeta profesional (cuando aplique).
b) Para Personas Jurídicas
El anexo al formulario de conocimiento al cliente-Anexo 2.
-- Estados Financieros del último periodo gravable.
Para la elaboración del contrato se surtirán las siguientes etapas:
A. Etapa precontractual
a) El Fideicomitente, o la persona designada por este, elabora los estudios previos correspondientes a la solicitud de contratación, en el que se establece la necesidad, conveniencia y oportunidad de la celebración del contrato, que debe contener los siguientes elementos mínimos:
– Definir la necesidad que el fideicomitente pretende satisfacer con la contratación.
– La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, plazo, valor, forma de pago y obligaciones.
– Definir el análisis del riesgo en el evento de no suscribirse el contrato, así como el soporte que permita la tipificación, estimación, asignación y análisis de los riesgos de la contratación y la definición de la clase y alcance de las garantías que deben ser exigidas al contratista.
– Indicar el supervisor o interventor del contrato y será su responsabilidad estar atento al cumplimiento de términos del contrato y apoyar a los funcionarios que intervengan en el proceso.
El Fideicomitente fijará los lineamientos para adelantar los procesos de selección.
En este orden, se consignan los mecanismos de orden contractual que se aplicarán para efectos de que se lleve a cabo la contratación requerida a través del patrimonio autónomo.
Invitación a ofertar
Una vez cumplidos los requisitos previos y normas generales aplicables a toda contratación, Fondetec procederá a invitar oferentes del bien o servicio requerido para que presenten sus propuestas; con la solicitud de tres (3) ofertas y previa suscripción de la correspondiente garantía de seriedad de la oferta.
Aplica para los procesos de adquisición de Bienes y Servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización y de conformidad con la complejidad del objeto a contratar.
Contratación Directa
Es el procedimiento mediante el cual Fondetec a través del Patrimonio Autónomo puede seleccionar de manera directa al Contratista, que haya demostrado idoneidad y experiencia directamente relacionada con la contratación, en los casos taxativos definidos en este manual, sin que sea necesario obtener previamente varias ofertas:
a) Cuando no existan pluralidad de oferentes: Proveedor exclusivo de bien o servicio, por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de derechos de autor, o por ser, su proveedor exclusivo, situación que debe ser soportada;
b) Contratos Interadministrativos, convenios de cooperación, y contratos comerciales: Con entidades de cooperación nacionales o extranjeras, entidades o empresas estatales de cualquier orden, empresas públicas o privadas de carácter financiero de cualquier orden y naturaleza, nacionales o extranjeros;
c) Arrendamiento y adquisición de inmuebles;
d) Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que solo puedan encomendarse a determinada persona naturales o jurídicas, así como las relacionadas con actividades operativas, logísticas o asistenciales;
e) Financieros;
f) Contratos de mantenimiento e instalación.
Invitación Pública
Esta modalidad de selección es excepcional y se aplicará de forma restrictiva cuando se considere oportuno en casos de prohibición expresa por mandato legal.
Es el proceso mediante el cual se formula públicamente una convocatoria a través de la página web de la Fiducia o del Ministerio de Defensa Nacional – Fondetec para que los interesados presenten ofertas y con los diez (10) primeros proponentes que presenten ofrecimiento se realice el proceso, con el fin de seleccionar entre ellas la más favorable. En dado caso que al momento del cierre para presentación de propuestas solo se hubieran recibido menos de diez (10) ofrecimientos, la evaluación del proceso y su respectiva adjudicación solo se realizará con las ofertas recibidas.
En todas las modalidades de contratación antes referidas, el Fideicomitente efectuará las evaluaciones técnica y financiera de las propuestas en los diferentes procesos de selección a que haya lugar y a su vez, la Fiduciaria evaluará las condiciones jurídicas de las propuestas recibidas y el Fideicomitente (Gerente o Director del Fondetec) seleccionará el(los) contratista(s) con los cuales el Patrimonio Autónomo va a suscribir el respectivo contrato de conformidad con el resultado de los análisis realizados, tanto por el Fideicomitente como por la Fiduciaria.
El fideicomitente designará en la solicitud de contratación quién debe ejercer la interventoría o supervisión de la contratación derivada.
El Fideicomitente enviará a la Fiduciaria la autorización para la elaboración del contrato, firmada por el respectivo ordenador del gasto.
La oferta
El futuro contratista deberá presentar a Fondetec los siguientes documentos y requisitos mínimos, así:
Proponente -Persona Jurídica
-- Valor de la propuesta, incluido el término de vigencia de la misma.
-- Régimen tributario.
-- Registro Único de Proponentes (RUP).
-- Registro Único Tributario (RUT – NIT).
-- Póliza de garantía de seriedad de la propuesta, si a ello hubiere lugar.
-- Recibo de pago – Prima Póliza de Seriedad, si a ello hubiera lugar.
-- Certificación de cumplimiento de las obligaciones fiscales y parafiscales del mes en que se suscribe el contrato, esta debe ser suscrita por el representante legal, Contador Público o Revisor Fiscal (si aplica).
-- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedición no superior a 90 días. En los casos de presentarse consorcios y uniones temporales estos deberán presentar Certificado de Existencia y Representación Legal de quienes lo conforman y el documento de constitución.
-- Fotocopia de cédula del representante legal.
-- Antecedentes disciplinarios y fiscales, tanto del representante legal como de la persona jurídica, expedición no mayor a 30 días.
-- Certificación Sarlaft, con sus respectivos anexos.
-- Certificado de cuenta bancaria para abonarle los recursos.
Proponente -Persona Natural
-- Valor de la propuesta, incluido el término de vigencia de la misma.
-- Régimen Tributario.
-- Registro Único Tributario (RUT – NIT).
-- Hoja de vida.
-- Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
-- Tarjeta profesional (cuando aplique).
-- Documentos académicos soporte hoja de vida (si es el caso).
-- Documentos experiencia soporte hoja de vida (si es el caso).
-- Fotocopia de Libreta Militar (menores de 50 años).
-- Certificado de afiliación y pago al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensiones, ARL y parafiscales.
-- Antecedentes disciplinarios y fiscales con una expedición no mayor a 30 días.
-- Certificación Sarlaft, con sus respectivos anexos.
-- Póliza de garantía de seriedad de la propuesta, si a ello hubiere lugar.
-- Recibo de pago – Prima Póliza de Seriedad, si a ello hubiera lugar.
-- Certificado de cuenta bancaria para abonarle los recursos.
B. Etapa Contractual
Las partes cumplirán las siguientes funciones:
a) Fondetec, solicitará mediante comunicación escrita la elaboración de los contratos, una vez se obtenga la aprobación por parte del Ordenador de Gasto, este documento deberá contener la identificación de la necesidad del bien o servicio a contratar, indicación del objeto del contrato, obligaciones contractuales, duración, garantías solicitadas, valor y formas de pago y supervisor o interventor, incluidas sus obligaciones;
b) La Fiduciaria atenderá las solicitudes de elaboración de contratos en el término de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud siempre que se cuente con todos los documentos anexos requeridos por la Fiduciaria. La Gerencia de Negocios de la Fiduciaria deberá informar a Fondetec, sobre esta situación, para efectos de computar el término correspondiente;
c) La Fiduciaria y Fondetec realizarán las recomendaciones pertinentes frente a las actualizaciones, modificaciones y mejores prácticas que se deben incorporar en el Manual de Contratación y demás manuales que se requieran para la buena ejecución del contrato;
d) La Fiduciaria, a través de la Gerencia de Negocios, efectuará las afiliaciones correspondientes a la Administradora de Riesgos Laborales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1562 de 2012 y el Decreto número 723 de 2013;
e) La Fiduciaria exigirá a los contratistas, la constitución de las pólizas, señaladas en las invitaciones correspondientes.
Los contratistas deberán anexar como mínimo los siguientes documentos:
Persona Natural
-- Valor de la propuesta, incluido el término de vigencia de la misma.
-- Régimen Tributario.
-- Registro Único Tributario (RUT – NIT).
-- Hoja de vida.
-- Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
-- Tarjeta profesional (cuando aplique).
-- Documentos académicos soporte hoja de vida (si es el caso).
-- Documentos experiencia soporte hoja de vida (si es el caso).
-- Fotocopia de Libreta Militar (menores de 50 años).
-- Certificado de afiliación y pago al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensiones, ARL y parafiscales.
-- Antecedentes disciplinarios y fiscales con una expedición no mayor a 30 días.
-- Certificación Sarlaft, con sus respectivos anexos.
-- Póliza de garantía de seriedad de la propuesta, si a ello hubiere lugar.
-- Recibo de pago – Prima Póliza de Seriedad, si a ello hubiera lugar.
-- Certificado de cuenta bancaria para abonarle los recursos.
Persona Jurídica
-- Valor de la propuesta, incluido el término de vigencia de la misma.
-- Régimen Tributario.
-- Registro Único de Proponentes (RUP).
-- Registro Único Tributario (RUT – NIT).
-- Póliza de Garantía de seriedad de la propuesta, si a ello hubiere lugar.
-- Recibo de pago – Prima Póliza de Seriedad, si a ello hubiera lugar.
-- Certificación de cumplimiento de las obligaciones fiscales y parafiscales del mes en que se suscribe el contrato, esta debe ser suscrita por el representante legal, Contador Público o Revisor Fiscal (si aplica).
-- Certificado de Existencia y Representación Legal, expedición no superior a 90 días. En los casos de presentarse consorcios y uniones temporales estos deberán presentar Certificado de Existencia y representación legal de quienes lo conforman y el documento de constitución.
-- Fotocopia de cédula del representante legal.
-- Antecedentes disciplinarios y fiscales, tanto del representante legal como de la persona jurídica, expedición no mayor a 30 días.
-- Certificación Sarlaft, con sus respectivos anexos.
-- Certificado de cuenta bancaria para abonarle los recursos.
Se garantizará que todos los contratos que suscriba como administrador del Patrimonio Autónomo, se realicen de conformidad con el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (“Sarlaft”) de la Fiduciaria.
La suscripción del contrato se efectuará en las oficinas de La Fiduciaria, el contratista deberá radicar en las mismas oficinas las garantías exigidas.
C. Elaboración de otrosíes
El supervisor del contrato con autorización del ordenador del gasto informará a la fiduciaria en un término prudencial la necesidad de prorrogar, adicionar o modificar algún contrato derivado.
Para la elaboración de los otrosís Fondetec debe remitir los siguientes documentos:
-- Instrucción del fideicomitente que incluya la solicitud expresa (lo que se quiere) y los puntos específicos a modificar y como se deben modificar (como se quiere).
-- La certificación expedida por la Unidad de Vinculados. Cada vez que se solicite un trámite sobre un contrato que tenga vigente la certificación, se deberá aportar copia de la misma para verificar su vigencia. Cuando los otrosís empiecen a tramitarse a través del sistema Orión, la certificación deberá aparecer digitalizada dentro de cada trámite.
-- Certificado de Existencia y representación legal del contratista expedido por la Cámara de Comercio, cuando existan variaciones en su conformación o representación legal. En caso de no existir variación en el representante legal, deberán informarlo en el memorando de solicitud para dejar claro en esa oportunidad que no se debe solicitar el Certificado.
-- Fotocopia de la cédula del representante legal y/o del contratista (Si es Persona Natural).
-- Certificados expedidos por la Procuraduría General de la Nación y Contraloría General de la República, para Personas Naturales-Personas Jurídicas, y de los representantes legales de la entidad contratista.
-- Pago de aportes parafiscales del último mes o del mes en que se suscribe el contrato, dependiendo de si el contrato inicia los primeros 5 días o no o, en su defecto, certificado a este respecto y de cumplimiento expedido por el supervisor del contrato.
-- RUT (si se adicionan recursos).
-- Certificado de existencia de recursos, si aplica.
La Gerencia de Negocios de la Fiducia digitalizará los anteriores documentos en el aplicativo Orión, junto con el memorando de solicitud de elaboración y la certificación de existencia de recursos en el fideicomiso, realizará el otrosí al contrato correspondiente y solicitará la modificación de las pólizas con ocasión del contrato principal, en forma proporcional al plazo y el valor, según corresponda.
La suscripción del otrosí a los contratos se efectuará en las oficinas de la Fiduciaria, el contratista deberá radicar en las mismas oficinas las garantías modificadas exigidas.
Corresponderá al supervisor del contrato, a la Fiduciaria o Fondetec cuando sea del caso informar de manera oportuna al Ordenador de Gasto la necesidad de elaborar documentos de otrosís en los siguientes escenarios:
-- Modificaciones a la minuta.
-- Prórroga.
-- Adición de recursos.
-- Suspensión – reanudación.
-- Cesión.
-- Terminación anticipada por mutuo acuerdo.
D. Liquidación de los contratos
Efectuado el último pago del contrato, la Fiduciaria elaborará el acta de liquidación a suscribir por las partes, con base en los datos suministrados por el Supervisor del contrato.
El acta de liquidación que elaborará la Fiduciaria, dentro de los tres (3) días siguientes al recibo de la respectiva solicitud por parte de Fondetec, deberá contener la siguiente información:
-- Nombre del contratista.
-- Número de contrato.
-- Fecha de suscripción.
-- CC., o NIT.
-- Representante legal y CC.
-- Objeto.
-- Plazo fechas de inicio y terminación.
-- Acta de inicio, fechas de inicio y terminación, si aplica.
-- Supervisor.
-- Valor del contrato.
-- Forma de pago.
-- Garantías, compañía aseguradora, póliza No, amparos cubiertos, porcentajes cubiertos, valor, fecha de expedición, fecha de aprobación.
-- Adición y/o modificación y/prórroga.
-- Relación de pagos.
-- Valor total del contrato.
-- Valor ejecutado.
-- Saldo del contrato.
-- Observaciones.
La Gerencia de Negocios de la Fiduciaria suministrará lo siguiente:
-- Objeto del contrato.
-- Plazo del contrato.
-- Fecha de iniciación.
-- Valor del contrato.
-- Valor de los ajustes, si aplica.
-- Valor ejecutado.
-- Detalle de los pagos efectuados al contratista.
-- Descuentos pendientes.
-- Ajustes, revisiones o reconocimientos a favor del contratista.
-- Saldos a favor del contratista.
-- Saldos a favor de la entidad.
Para la elaboración del acta el supervisor remitirá los siguientes documentos:
-- Certificación del supervisor del contrato sobre el cumplimiento de este, aclarándose el valor total pago, el saldo y a quien se debe pagar o si se debe liberar. (Con sus Anexos).
-- Certificación de pagos de seguridad social y parafiscal firmada por Representante Legal o Revisor Fiscal.
-- Cédula de ciudadanía del representante legal (Persona Jurídica), si existe cambio de representante.
-- Cámara de Comercio actualizada (Persona Jurídica).
11. Competencia
Corresponde aprobar y suscribir contratos con cargo al patrimonio del fideicomiso, las personas que actúen en los siguientes cargos:
Representante Legal
El representante legal de Fiduprevisora S. A., o quien haga sus veces.
Apoderados
Las personas que actúen mediante poder expreso conferido por el representante legal de Fiduprevisora S. A.
12. Supervisión
El ordenador del gasto (fideicomitente), designará el supervisor o interventor del contrato, desde la solicitud de contratación, esta designación deberá ser comunicada por escrito, a quien desarrollará sus funciones conforme a lo dispuesto en la ley.
En los casos de ausencia de supervisor del contrato, ya sea por ausencia temporal o absoluta, el ordenador del gasto designará por escrito a un nuevo supervisor.
En caso de que la designación haya operado por virtud de contrato, la misma deberá tramitarse mediante la modificación respectiva al contrato.
El supervisor deberá verificar la correcta ejecución del contrato, mencionada la verificación deberá efectuarse en forma periódica o única, de conformidad con la naturaleza del bien o servicio a adquirir, mediante el diligenciamiento de los formatos establecidos para tal fin.
El supervisor seguirá los parámetros señalados en el Estatuto General Anticorrupción, Ley 1474 de 2011.
Dentro de las obligaciones a cargo del Supervisor están las de:
-- Efectuar el control y seguimiento en la ejecución y liquidación del contrato.
-- Verificar que el contratista cumpla con sus obligaciones contractuales.
-- Dar aviso a Fondetec – Fiduprevisora sobre los requerimientos que haya realizado o que deba realizar para que el contratista dé cumplimiento a los compromisos contractuales.
-- Atender las solicitudes del contratista y darles al interior de la Fiduciaria el trámite que corresponda.
-- Informar a Fondetec – Fiduprevisora acerca del incumplimiento de las obligaciones del contratista, con el fin de definir las acciones a seguir, tales como la de hacer efectivas las pólizas constituidas y la cláusula penal, pueda imponer las multas, en caso de que estas se hayan pactado, etc.
-- Proyectar y suscribir las actas de iniciación, recibo de los bienes y servicios, y liquidación del contrato.
-- Expedir los certificados de recibo a satisfacción de los bienes y servicios cumplidos.
-- Recomendar y tramitar con la suficiente anticipación la suscripción de contratos adicionales, prórrogas o modificatorios, previa justificación de los motivos en que se fundamenta.
-- Estar pendiente del vencimiento del contrato.
-- Revisar las facturas y/o el soporte correspondiente que presente el contratista, autorizando su pago colocando con su visto bueno, o negando los mismos, según sea el caso.
El supervisor no está facultado para autorizar modificaciones de especificaciones, de condiciones contractuales, prórrogas o mayores plazos, adiciones, suspensiones, mayores cantidades, todo lo cual corresponde definirlo a los ordenadores de gasto o los representantes legales, previo estudio y concepto que emita el supervisor. La formalización se hará siempre por escrito mediante la suscripción de contratos modificatorios o adicionales.
13. Garantías
Pólizas
Se aplicará en todos las contrataciones, salvo cuando se trate de la contratación de personas naturales o jurídicas residentes en el exterior; o cuando las condiciones de la prestación del servicio, las características del bien o servicio, o las calidades del contratista así lo exijan.
Las pólizas que se constituyan deberán ser aprobadas por la Fiduprevisora S. A.
Cláusula Penal Pecuniaria
Corresponde a una estimación anticipada de los perjuicios que se causen al fideicomiso en caso de incumplimiento por parte del contratista.
Multas
Sanción pecuniaria expresada en un monto de dinero que debe pagarse en caso de incumplimiento total o parcial por parte del contratista de una cualquiera de las obligaciones legales o contractuales adquiridas en el contrato.