ACUERDO CIRJA21-08 DE 2021
(junio 10)
Diario Oficial No. 51.708 de 17 de junio de 2021
CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
Por el cual se unifica, modifica y actualiza el reglamento de la Comisión Interinstitucional de la Rama Judicial, de las Comisiones Seccionales interinstitucionales y se dictan otras disposiciones.
LA COMISIÓN INTERINSTITUCIONAL DE LA RAMA JUDICIAL
en ejercicio de las facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por la Ley 270 de 1996, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el numeral 5o del artículo 97 de la Ley 270 de 1996, la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial puede dictar su propio reglamento y el de las comisiones seccionales interinstitucionales.
Que en virtud del artículo 97 de la Ley 270 de 1996, la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial consideró que era necesario hacer la unificación, modificación y actualización de su reglamento, con el propósito de optimizar su funcionamiento y generar un espacio de discusión y análisis sobre temas de interés general para la Rama Judicial, en procura de que la administración de justicia sea más eficiente y eficaz.
Que mediante el presente acuerdo se unifica, modifican y actualizan los acuerdos vigentes números 01 del 27 de marzo de 1996, 02 del 17 de mayo de 1996, 024 del 8 de julio de 1998, 03 del 7 de marzo de 2011, 02 del 14 de marzo de 2016, 01 del 7 de febrero de 2017 y 01 y 02 del 14 de marzo de 2019.
Por lo expuesto,
ACUERDA:
DE LA COMISIÓN INTERINSTITUCIONAL DE LA RAMA JUDICIAL.
ARTÍCULO 1o. Aprobar el presente acuerdo como Reglamento de la Comisión Interinstitucional de la Rama Judicial y de las Comisiones Seccionales interinstitucionales.
ARTÍCULO 2o. CARÁCTER COLEGIADO. La Comisión interinstitucional de la Rama Judicial es de carácter colegiado. Los pronunciamientos que en ejercicio de sus funciones legales adopte serán corporativos.
ARTÍCULO 3o. DE LAS SESIONES DE LA COMISIÓN. La reunión ordinaria de la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial se realizará el segundo lunes de cada mes, a las 2:30 de la tarde o cuando el presidente de la Comisión lo estime pertinente. Se reunirá extraordinariamente cuando se den las condiciones previstas en el inciso tercero del artículo 96 de la Ley Estatutaria de Administración de Justicia.
PARÁGRAFO 1o. Las sesiones se realizarán en las diferentes sedes de las Corporaciones de quienes integran la Comisión o en un lugar, dentro del territorio nacional, que por unanimidad aprueben los integrantes de la Comisión interinstitucional.
PARÁGRAFO 2o. La comisión interinstitucional o seccional de la Rama Judicial podrá sesionar de manera remota o virtual y su votación se realizará a través de los mecanismos establecidos por los miembros de la misma.
ARTÍCULO 4o. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. Las decisiones se adoptarán por la mayoría de los asistentes, siempre que a la sesión respectiva concurran no menos de cuatro (4) de los miembros que integran la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial.
ARTÍCULO 5o. PRESIDENCIA. Las sesiones de la Comisión serán presididas por el presidente (a) del Consejo Superior de la Judicatura.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL PRESIDENTE.
Son funciones del presidente:
1. Presidir las sesiones de la comisión.
2. Preparar el Orden del Día que se someterá a consideración de la comisión.
3. Convocar a reuniones extraordinarias, cuando se den las circunstancias previstas en la Ley Estatutaria de la Justicia (artículo 96 inciso tercero de la Ley Estatutaria).
4. Firmar los acuerdos, resoluciones, actas y los pronunciamientos que expida la Comisión.
5. Las demás que le asigne la ley.
ARTÍCULO 7o. VICEPRESIDENCIA. La Comisión elegirá un vicepresidente, quien reemplazará al presidente en su ausencia. Tendrá período de un año.
ARTÍCULO 8o. FUNCIONES DE LA COMISIÓN INTERINSTITUCIONAL DE LA RAMA JUDICIAL. La Comisión interinstitucional ejercerá las funciones asignadas en el artículo 97 de la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia.- Ley 270 de 1996.
ARTÍCULO 9o. SECRETARIO GENERAL AD-HOC DE LA COMISIÓN. La Comisión interinstitucional designará un secretario general ad-hoc para un período de un año, quien podrá ser reelegido, y deberá reunir calidades y requisitos para ser magistrado auxiliar de alta corte.
PARÁGRAFO. Su designación no causará erogación alguna con cargo al presupuesto
ARTÍCULO 10. FUNCIONES DEL SECRETARIO GENERAL. Son funciones del Secretario general de la Comisión:
1. Asistir a la Comisión en el ejercicio de sus funciones.
2. Elaborar, custodiar y conservar las actas aprobadas por la comisión, así como sus anexos y demás documentos oficiales.
3. Numerar y archivar los actos que expida la Comisión.
4. Remitir el Orden del Día a todos los integrantes de la comisión, y los documentos que deban ser tratados en la reunión, con tres (3) días hábiles de antelación a la celebración de la sesión respectiva. Cuando se refiera a documentos para emitir conceptos previos, se distribuirán con mínimo ocho (8) días hábiles de anticipación.
5. Servir de agente de comunicación y coordinación con los diferentes organismos administrativos de la Rama Judicial y las comisiones seccionales interinstitucionales.
6. Enviar los proyectos de acta a los miembros de la comisión para su consideración y aprobación, con dos (2) días hábiles de antelación a la celebración de la sesión respectiva.
7. Las demás que le atribuyan la ley o este reglamento, la comisión o el presidente de la misma.
ARTÍCULO 11. MOCIONES. En el desarrollo de una sesión o en la discusión de cualquier asunto es procedente la presentación de una moción en el siguiente sentido:
a) De Orden: para obtener que el debate se ciña a la materia prevista en el orden del día, o para el cumplimiento estricto de este.
b) De aprobación, sin previa deliberación: para lograr la votación de un asunto sin previo debate, por no requerirse.
e) De aplazamiento del asunto que se discute: para ser sometido a consideración en una sesión posterior.
d) De suficiente ilustración: para poner fin a la deliberación del asunto que es objeto de atención.
e) De alteración del Orden del día: para variar el orden en que serán tratados o discutidos los diferentes asuntos.
PARÁGRAFO. Presentada una moción la presidencia de inmediato la someterá a decisión de la comisión.
ARTÍCULO 12. ACTAS. De cada sesión el secretario general elaborará un acta en la cual quedarán consignados los nombres de los asistentes y de los ausentes, enunciará los temas tratados, precisando las decisiones adoptadas de manera sucinta, así como el detalle de las decisiones y, en cada caso, el resultado de la votación en favor o en contra. También una relación breve de las constancias, si las hay.
ARTÍCULO 13. CORRESPONDENCIA. La correspondencia dirigida a la comisión será tramitada por el secretario general, quien proyectará la respectiva respuesta, para la firma del presidente.
DE LAS COMISIONES SECCIONALES INTERINSTITUCIONALES.
ARTÍCULO 14. CARÁCTER COLEGIADO. Las comisiones seccionales interinstitucionales son colegiadas y sus actos son de carácter corporativo.
ARTÍCULO 15. El presidente de la comisión seccional será el presidente del Consejo Seccional de la Judicatura.
ARTÍCULO 16. VICEPRESIDENTE. Las comisiones elegirán un vicepresidente, quien reemplazará al presidente en su ausencia y su período será de un año.
ARTÍCULO 17. DEL QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. Las decisiones se adoptarán por la mayoría de los asistentes, siempre que a la sesión respectiva concurran no menos de cuatro (4) de los miembros que integran la comisión seccional interinstitucional.
ARTÍCULO 18. Las comisiones seccionales interinstitucionales se reunirán por lo menos una (1) vez al mes o cuando el presidente de la comisión lo estime pertinente.
ARTÍCULO 19. FUNCIONES DE LAS COMISIONES SECCIONALES INTERINSTITUCIONALES. Las comisiones seccionales tendrán las siguientes funciones:
1. Actuar como mecanismo de integración de la Rama Judicial.
2. Servir de coordinadoras de las funciones de la Comisión interinstitucional en el distrito respectivo.
3. Presentar informe de las sesiones desarrolladas, de manera sucinta con los temas debatidos de interés para la Rama Judicial, cuando la Comisión interinstitucional lo solicite.
4. Las demás que les señalen la ley.
ARTÍCULO 20. DE LOS SECRETARIOS DE LAS COMISIONES SECCIONALES INTERINSTITUCIONALES. Cada comisión seccional designará un secretario ad-hoc, para período de un año, quien deberá reunir calidades y requisitos para ser juez de circuito, y cumplirá, a nivel seccional, las mismas funciones señaladas para el secretario general de la Comisión interinstitucional.
DE LA CONFORMACIÓN DE LA TERNA PARA DIRECTOR EJECUTIVO DE ADMINISTRACIÓN JUDICIAL.
ARTÍCULO 21. DEL DIRECTOR EJECUTIVO DE ADMINISTRACIÓN JUDICIAL. En virtud del inciso segundo del artículo 98 de la Ley 270 de 1996, la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial, a través de convocatoria pública realizará el proceso para conformación de la terna de director ejecutivo de Administración Judicial, teniendo en cuenta los criterios de igualdad, celeridad, pluralismo, imparcialidad, así como los principios de transparencia y publicidad del proceso de selección.
PARÁGRAFO. La convocatoria pública para la conformación de la terna se regirá por las reglas que establezca previamente la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial.
DE LA ELECCIÓN DE REPRESENTANTES DE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS ANTE LAS COMISIÓN INTERINSTITUCIONAL NACIONAL Y SECCIONALES.
ARTÍCULO 22. Tendrán derecho a ser elegidos todos los funcionarios y empleados de la Rama Judicial, independientemente de la naturaleza del cargo que desempeñen, siempre que se encuentren en servicio activo, según lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 135 de la Ley 270 de 1996, no hayan sido sancionados disciplinariamente los cinco años anteriores a su inscripción y no estén incursos en las causales de retiro del servicio, de inhabilidades o de exclusión de la carrera judicial según los artículos 149, 150 y 173 de la Ley Estatutaria de Administración de Justicia.
PARÁGRAFO. El período de los representantes de los funcionarios y empleados de la Rama Judicial, ante la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial y ante seccionales interinstitucionales, será de dos (2) años, contados a partir de su posesión.
ARTÍCULO 23. La elección de los representantes de los funcionarios y empleados ante la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial y ante las seccionales interinstitucionales será directa, mediante convocatoria.
ARTÍCULO 24. EL SISTEMA DE ELECCIÓN SERÁ SIEMPRE POR MAYORÍA DE VOTOS. Quien obtuviere mayor número de votos a nivel nacional será el representante ante la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial y quien los obtuviere a nivel secciona! será el representante ante la comisión seccional interinstitucional.
ARTÍCULO 25. En el mes anterior a la fecha del vencimiento del período de los respectivos representantes, o dentro de los quince días siguientes a la fecha en que se produzca la vacante, o por cualquier otra circunstancia, la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial nacional o seccional, según sea el caso, efectuará la respectiva convocatoria para la elección.
ARTÍCULO 26. Los funcionarios y empleados interesados deberán inscribirse en la dirección de correo electrónico de la secretaría de la Comisión nacional o seccional interinstitucional respectiva, en el plazo señalado en la convocatoria.
ARTÍCULO 27o. La votación será presencial o virtual empleando herramientas tecnológicas implementadas para esos efectos.
PARÁGRAFO 1o. Cuando la votación sea presencial, los consejos seccionales de la judicatura y las subdirecciones regionales de apoyo a la gestión de la Fiscalía General de la Nación, en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y sus seccionales, garantizarán el acceso de los funcionarios y empleados a ejercer el derecho al voto y procurarán instalar mesas de votación en todas las sedes judiciales y en las de la Fiscalía General de la Nación.
PARÁGRAFO 2o. Cuando la votación sea virtual, la Comisión interinstitucional nacional o seccional implementará la herramienta tecnológica que considere. En todo caso, no podrá ser más de dos herramientas.
ARTÍCULO 28. DE LA ELECCIÓN NACIONAL O SECCIONAL. La verificación del cumplimiento de los requisitos de los candidatos, la realizará la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial o los Seccionales, respectivamente, y tendrán tres (3) días para publicar los admitidos, tres (3) días para reclamaciones de los inscritos y observaciones a la hoja de vida y tres (3) días para decidir.
ARTÍCULO 29. DE LA ORGANIZACIÓN LOGÍSTICA. El comité electoral, encargado de coordinar el proceso para elegir al representante de los funcionarios y empleados ante la Comisión interinstitucional Nacional o seccional, está integrado por la Comisión interinstitucional, los presidentes de las comisiones interinstitucionales seccionales la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, las direcciones ejecutivas seccionales las subdirecciones regionales de apoyo a la gestión de la Fiscalía General de la Nación, según sea el caso, que se encargarán de lo siguiente:
- La Comisión interinstitucional de la Rama Judicial o seccionales elaborará los formatos necesarios para la realización del proceso electoral, como son: tarjetón con los candidatos inscritos y las actas de instalación de la votación, de escrutinio y de consolidación de resultados, que deberá ser suscrita por el presidente de la Comisión interinstitucional o del respectivo seccional, según sea el caso con los resultados totales correspondientes, en las fechas señaladas en el respectivo cronograma.
- Cuando la elección sea presencial para el representante nacional, las actas enunciadas anteriormente deberán ser suscritas por los presidentes de las comisiones interinstitucionales seccionales, respectivamente y serán enviadas a la Comisión interinstitucional en las fechas señaladas en el cronograma, para ser consolidadas.
Para efectos de la votación virtual se garantizará la divulgación de la herramienta tecnológica a través de la cual se realizará dicha votación.
- El presidente de la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial o los presidentes de las comisiones seccionales, deberán verificar la herramienta mediante la cual se hará la votación, con el comité electoral y el acompañamiento de los ingenieros de sistemas del Consejo Superior de la Judicatura y de las Direcciones Seccionales, según el caso.
- Cuando la votación sea presencial, los consejos seccionales de la judicatura, las subdirecciones regionales de apoyo a la gestión de las fiscalías en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y sus seccionales garantizarán el acceso de los funcionarios y empleados a ejercer el derecho al voto y procurarán instalar mesas de votación en todas las sedes judiciales incluidas las de la Fiscalía General de la Nación o seccional según sea el caso.
- No se permitirán mesas móviles, como tampoco más de dos (2) mecanismos tecnológicos para la respectiva votación, nacional o seccional, según sea el caso. Así mismo, se divulgará por todos los canales institucionales de la Rama Judicial, con anticipación, sobre el día de la votación respectiva, con la indicación del medio a través del cual se realizará.
- La Comisión interinstitucional y las comisiones interinstitucionales seccionales, designarán los jurados de votación quienes serán escogidos ocho (8) días antes de la jornada electoral en el respectivo distrito judicial. Los jurados serán quienes verificarán o estarán presentes en el escrutinio, una vez finalice la jornada de votación.
- Los candidatos podrán designar testigos de votación, los cuales deberán ser inscritos ante la secretaría de la Comisión interinstitucional Nacional o seccionales, según sea el caso, con no menos de ocho (8) días antes de la fecha señalada para la jornada electoral.
- El presidente de la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial o los presidentes de las comisiones interinstitucionales seccionales la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y sus seccionales las subdirecciones regionales de apoyo a la gestión de la Fiscalía General de la Nación, realizarán el censo electoral, según sea el caso, con los nombres e identificación de los servidores judiciales activos con corte de nómina de la Rama Judicial, un mes antes de la jornada electoral.
ARTÍCULO 30. COMUNICACIONES Y PUBLICIDAD. La comisión interinstitucional Nacional, las comisiones interinstitucionales seccionales de la Rama Judicial, con la colaboración de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, las direcciones ejecutivas seccionales, y las subdirecciones regionales de apoyo a la gestión de la Fiscalía General de la Nación, las oficinas de comunicación de las altas cortes, de la Fiscalía General de la Nación, las oficinas de informática de todas las seccionales y regionales y el Centro de Documentación Judicial (CENDOJ) difundirán y darán a conocer por la página web de la Rama Judicial y de la Fiscalía General de la Nación y por los medios que sean necesarios todo el proceso electoral.
- La asignación de los números de identificación de los candidatos en el tarjetón se asignará por sorteo en la fecha señalada en el cronograma determinado por la comisión interinstitucional nacional o seccional y se dará a conocer por los diferentes medios de comunicación institucionales internos establecidos para estos efectos.
- Una vez se asigne el número individual de identificación en el tarjetón a cada candidato, se dará inicio a la campaña, presentación y difusión de sus propuestas en todas las sedes judiciales, incluidas las de la Fiscalía General de la Nación.
- Los candidatos dispondrán de un espacio en las páginas web de la Rama Judicial, de sus seccionales y de la Fiscalía General de la Nación y sus regionales para publicar su hoja de vida y sus propuestas, este procedimiento estará, coordinado por el CENDOJ, las oficinas de comunicaciones de la Rama Judicial y las oficinas de informática de la Dirección Ejecutiva Nacional y seccionales según sea el caso.
- Los candidatos contarán con el espacio para realizar su presentación personal y sus propuestas con transmisión en directo vía streaming por las páginas web de la Rama Judicial en conectividad con los seccionales de todo el país, y de la Fiscalía General de la Nación y sus regionales, coordinado por el CENDOJ, las oficinas de comunicación de la Rama Judicial, de la Fiscalía General de la Nación y las oficinas de informática de cada seccional.
ARTÍCULO 31. PROTOCOLO DE LA JORNADA ELECTORAL. Los jurados de votación deberán tener en cuenta las siguientes reglas:
- En el caso que sea presencial verificar que las mesas de votación estén ubicadas en un lugar visible, fijo y de fácil acceso para los electores y/o que la herramienta tecnológica exhiba los estándares de seguridad y confiabilidad para el ejercicio electoral.
- Diligenciar el acta de instalación de inicio de la votación y de su cierre.
- El tarjetón contará con dos opciones para registrar el voto: la primera para señalar el número del candidato de su preferencia y la segunda para el voto en blanco, lo cual deberá ser verificado por el jurado de votación.
- Cuando la votación sea virtual a través de un software establecido por la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial, el servidor judicial ingresará con su número de cédula, lo cual permitirá enviarle a su correo electrónico registrado institucionalmente una clave de acceso al voto.
- Cuando la votación sea presencial, el funcionario o empleado deberá exhibir su cédula de ciudadanía, para verificación en el listado de votantes.
- Cuando se cierre la votación, que será a las cuatro (4) de la tarde y se utilice herramienta tecnológica se debe coordinar con la secretaría nacional o seccional de la Comisión interinstitucional, según sea el caso, para verificar la votación electrónica al igual que cuando sea presencial. El escrutinio de la votación debe ser realizado públicamente en el lugar de la mesa de votación o donde está instalado el sistema tecnológico
- Finalizada la jornada electoral se realizará el conteo de los votos como resultado del registro electrónico por cada uno de los candidatos. Esta acta podrá suscribirse manual, electrónica o digitalmente.
- Cuando la votación sea presencial, el conteo de la votación se registrará el total de los votos escrutados de cada uno de los candidatos en el acta de escrutinio, con indicación de los votos en blanco, nulos y los no marcados.
ARTÍCULO 32. Cuando se trate de la elección del representante nacional de manera presencial, terminado el proceso de escrutinio, las comisiones seccionales interinstitucionales enviarán a la presidencia de la Comisión interinstitucional Nacional de la Rama Judicial las actas en las que consten los resultados de la elección de los respectivos representantes, con los soportes respectivos. Cuando la elección sea a través de herramienta tecnológica el consolidado de la votación será realizado por la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial.
Una vez consolidados los resultados de votación, la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial declarará elegido al representante nacional, en la siguiente sesión en pleno.
ARTÍCULO 33. Cuando se trate de la elección del representante de funcionarios y empleados seccionales, será el presidente de la comisión seccional interinstitucional quien firmará el acta final de escrutinios y en la siguiente sesión en pleno declarará al elegido y le dará posesión.
Las comisiones interinstitucionales seccionales, presentarán un informe suscito sobre el proceso electoral en su respectivo distrito.
ARTÍCULO 34. Los representantes elegidos entrarán a ejercer sus funciones una vez se posesionen ante el presidente de la Comisión interinstitucional de la Rama Judicial o de la Seccional, según sea el caso.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 35. Derogar los acuerdos números 01 del 27 de marzo de 1996, 02 del 17 de mayo de 1996, 024 del 8 de julio de 1998, 03 de 7 de marzo de 2011, 02 de 14 de marzo de 2016, 01 del 7 de febrero de 2017 y 01 y 02 de 14 de marzo de 2019 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
ARTÍCULO 36. El presente reglamento rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá, D. C., a 10 de junio de 2021.
La Presidenta,
Gloria Stella López Jaramillo.